Cách thiết lập lịch kỹ thuật số giúp bạn sắp xếp công việc

Lịch kỹ thuật số có thể là một cách tuyệt vời để sắp xếp công việc và cuộc sống cá nhân, nhưng thông thường, chúng cũng dễ bị phức tạp hóa. Sau nhiều năm tinh chỉnh hệ thống và thử nghiệm nhiều phương pháp khác nhau, cuối cùng mọi người cũng đã tìm ra cách tận dụng những công cụ này để mang lại lợi thế cho mình.

6. Có lịch cá nhân và lịch công việc riêng biệt

Mọi người đều thích giữ cho hệ thống của mình được xác định rõ ràng. Ngay khi để các ranh giới giao thoa với nhau, bạn sẽ nhanh chóng bị quá tải. Không gian kỹ thuật số là một phần quan trọng của việc này, đặc biệt là khi nói đến lịch.

Cách dễ nhất để bạn giữ cho thiết lập lịch kỹ thuật số của mình được ngăn nắp là có lịch cá nhân và lịch công việc riêng biệt. Nếu lưu lịch cá nhân trên điện thoại thông minh; hãy thử sử dụng Apple Calendar. Đây là một ứng dụng được yêu thích và đồng bộ tốt với các ứng dụng khác.

Trong khi đó, trên máy tính, hãy sử dụng Google Calendar. Một số người chủ yếu sử dụng công cụ này cho công việc tự do và để theo dõi các cuộc họp. Để làm việc hiệu quả hơn nữa, hãy thử áp dụng một số mẹo Google Calendar để tăng năng suất.

5. Đồng bộ các sự kiện quan trọng với lịch

Công việc hành chính luôn là điều khiến bạn dễ mất tập trung hơn bất cứ điều gì khác. Nhiều người ghét cảm giác phải liên tục điều chỉnh hệ thống và thêm sự kiện theo cách thủ công, điều này khiến họ từ bỏ việc sử dụng lịch kỹ thuật số trong một thời gian dài. Tuy nhiên, giờ đây, việc tự động hóa hầu hết quy trình này dễ dàng hơn bao giờ hết.

Bên cạnh các ứng dụng lịch được hỗ trợ bởi AI như Motion, những đề xuất của Siri giúp việc đồng bộ sự kiện trong Apple Calendar trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Siri đồng bộ với hầu hết các ứng dụng để tìm và tự động thêm các mục quan trọng vào lịch. Bạn cũng có thể xem các sự kiện tiềm năng để thêm từ hộp thư đến của mình.

Google Calendar cũng có thể đồng bộ sự kiện từ Gmail. Thỉnh thoảng hãy tận dụng tối đa tính năng này. Bạn cũng có thể ngăn Gmail tạo các sự kiện Google Calendar không mong muốn nếu cần.

4. Thay đổi chế độ xem lịch cho phù hợp với sở thích

Mặc dù nên thực hiện một vài thay đổi lớn đối với thiết lập lịch kỹ thuật số của mình để luôn ngăn nắp, nhưng một số khác biệt lớn nhất lại đến từ những điều chỉnh nhỏ. Ví dụ, việc thay đổi chế độ xem lịch cho phù hợp với sở thích là một cách đơn giản để sắp xếp cuộc sống hàng ngày tốt hơn.

Trong Google Calendar, nhiều người thích xem toàn bộ tuần của mình. Nếu sử dụng ứng dụng trên màn hình rộng, chế độ xem này cho phép bạn hiểu rõ hơn các nhiệm vụ của mình và cũng không cảm thấy quá tải. Điều này cũng giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả hơn cho ngày hôm sau.

Trong khi đó, trên điện thoại thông minh, hãy sử dụng chế độ xem hàng ngày. Nhiều người không thích xem toàn bộ tuần trên màn hình nhỏ vì nó mang lại cảm giác quá lộn xộn. Để đảm bảo mình luôn biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo, bạn cũng cần thiết lập một tiện ích để có thể xem sự kiện tiếp theo của mình.

3. Chỉ áp dụng kỹ thuật Time-Blocking cho những nhiệm vụ lớn nhất

Kỹ thuật Time-Blocking không hiệu quả khi lập kế hoạch cho cả ngày. Tuy nhiên, việc có một số hướng dẫn là điều khôn ngoan. Dù luôn có danh sách việc cần làm, thì việc áp dụng kỹ thuật Time-Blocking cho những nhiệm vụ lớn nhất cũng có thể hữu ích.

Chiến thuật này đặc biệt hiệu quả cho các nhiệm vụ lặp lại. Ví dụ, bạn ngồi xuống vào cùng một thời điểm mỗi ngày để làm việc chuyên sâu. Lên lịch cho các nhiệm vụ mà nếu không bạn có thể quên mất, chẳng hạn như các nhiệm vụ thuyết trình, cũng rất hữu ích.

Mọi người sử dụng hình thức Time-Blocking nhẹ nhàng này cho công việc chuyên môn nhiều hơn là các dự án cá nhân.

2. Giảm thiểu số lượng lịch được tạo

Dù bạn có nhiều ứng dụng lịch, thì cũng hãy cố gắng loại bỏ càng nhiều thứ lộn xộn càng tốt. Hãy thử giảm thiểu số lượng lịch bạn tạo. Mặc dù có thể lưu trữ sinh nhật, ngày lễ và các chủ đề mình tạo, nhưng chắc hẳn bạn không muốn nhìn thấy tất cả cùng một lúc.

Thay vì đánh dấu tất cả, hãy chỉ đánh dấu vào ô bên cạnh những lịch bạn hiện đang quan tâm. Nếu sau này muốn xem lịch khác, bạn có thể đánh dấu nhanh vào ô này rồi bỏ chọn sau khi đã thu thập đủ thông tin cần thiết.

1. Tùy chỉnh sự kiện đang xem

Ngoài việc tùy chỉnh lịch, bạn cũng có thể chọn những sự kiện mình muốn xem. Ngay khi có sự kiện nào đó không còn liên quan nữa, hãy xóa chúng - cả trong quá khứ và tương lai - khỏi lịch để không còn bị làm phiền.

Nếu muốn giữ lại những sự kiện đó để tham khảo, bạn có thể đánh dấu chúng tối hơn trong Google Calendar để phân biệt rõ ràng với những sự kiện khác. Ngoài ra, hãy bỏ chọn ô Show Declined Events để chúng không làm lộn xộn không gian làm việc.

Lịch kỹ thuật số là một cách hiệu quả để sắp xếp công việc, nhưng việc xây dựng một hệ thống đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng về cách sử dụng chúng. Hãy chủ động các tài khoản khác nhau cho lịch cá nhân và lịch công việc của mình, cùng với việc sử dụng những tính năng tự động như đồng bộ sự kiện.