Những mẹo hữu ích để làm chủ Slack

Slack là một phòng họp ảo cho tất cả mọi người. Nó thực hiện một công việc thực sự ấn tượng. Đó là đưa các đội lại gần với nhau theo một cách tự nhiên và liền mạch nhất. Nhưng bạn không thể để Slack làm tất cả mọi công việc cho bạn. Bạn sẽ cần phải làm một điều gì đó để giữ cho Slack đi đúng hướng và không bị bỏ quên.

Để giúp bạn đạt được sự cân bằng giữa việc hoạt động trên Slack và việc cập nhật công việc thực tế của mình, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những mẹo hữu ích nhất để làm chủ Slack.

Lưu ý: Bạn sẽ tìm thấy các cài đặt Slack quan trọng nhất ở hai nơi: Preferences và Profile & Account > Account. Bạn có thể truy cập chúng thông qua menu popup ẩn đằng sau tên của bạn trong thanh sidebar.

Thiết lập Slack cho quy trình làm việc nhanh hơn

Với rất nhiều cuộc trò chuyện nhóm và cuộc trò chuyện riêng tư đang diễn ra, Slack có thể làm bạn khá mất tập trung. Bạn cần Slack được dọn dẹp sạch sẽ và có một luồng công việc thông minh hơn để kiểm soát mọi thứ.

Hãy bắt đầu với những điều sau:

Ẩn tất cả các kênh và danh bạ

Chuyển đến phần Preferences > Advanced Options > Channel List và từ menu đó, chọn Hide any channels, v.v… và sẽ không có thông báo về hoạt động mà bạn chưa đọc, trừ khi chúng được gắn dấu sao. Điều này giúp ngăn các kênh/danh bạ không hoạt động chiếm không gian quý giá trong thanh sidebar và làm người dùng trở nên mất tập trung. Đừng lo, bạn sẽ vẫn thấy chúng được highlight khi có bất kỳ tin nhắn nào gửi đến bạn.

Chỉ các kênh và địa chỉ liên hệ cực kỳ quan trọng, được yêu thích bằng cách gắn dấu sao, xuất hiện bên cạnh tên của từng kênh khi bạn di chuột qua nó. Điều này đặt chúng trong một danh sách riêng biệt ngay trên đầu trong thanh sidebar để truy cập nhanh. Hướng dẫn để truy cập tất cả các kênh và danh bạ một cách nhanh chóng sẽ có trong phần tiếp theo.

Tắt thông báo email

Bạn không cần những thông báo này, nhưng bạn sẽ vẫn nhận được thông báo trong ứng dụng Slack hoặc trên trang web Slack khi bạn mở nó. Thông báo qua email sẽ chỉ làm lộn xộn hộp thư đến của bạn và khiến bạn phát điên lên. Để loại bỏ chúng, hãy chuyển đến Account > Notifications > Additional Settings, nhấp vào nút Expand bên cạnh Email Preferences và trong phần Email Notifications, chọn Never.

Nếu bạn cho rằng thông báo qua email là cần thiết và không muốn tắt chúng, hãy xem xét thiết lập bộ lọc để thu thập tất cả chúng trong một thư mục riêng biệt và giữ chúng nằm ngoài hộp thư đến của bạn.

Chọn không nhận email cập nhật, bằng cách bỏ chọn Send me emails with Slack news and tips trong phần Email News & Updates. Bạn sẽ tiếp tục nhận được email quản trị để đặt lại mật khẩu và bạn có thể cập nhật tin tức Slack thông qua More Items > What’s New. Bạn sẽ tìm thấy biểu tượng More Items ở trên cùng bên phải trong Slack (tìm biểu tượng ba dấu chấm theo chiều dọc).

Tinh chỉnh cài đặt để chỉ nhận các thông báo quan trọng

Chuyển đến Preferences > Notifications > Notification Settings và chọn Only Direct Messages & Highlight Words. Bạn nên làm như vậy, trừ khi bạn đã thay đổi các thiết lập mặc định trong quá khứ. Bây giờ, cuộn xuống phần Highlight Words. Đây là nơi bạn có thể yêu cầu Slack thông báo cho bạn, khi ai đó đưa ra một từ hoặc cụm từ cụ thể.

Lọc danh sách kênh của bạn

Hãy xem danh sách các kênh mà bạn tham gia. Có bao nhiêu kênh bạn thực sự quan tâm/hoạt động và có bao nhiêu kênh đang làm nguồn cấp dữ liệu của bạn trở nên lộn xộn? Loại bỏ các kênh trong loại thứ hai ngay lập tức. Đó là một trong nhiều nguyên nhân khiến bạn mất tập trung. Tùy chọn Leave khỏi một kênh được ẩn sau biểu tượng bánh răng, ở bên trái của hộp tìm kiếm.

Tắt tiếng cho các kênh làm bạn mất tập trung

Bạn có muốn sử dụng một số kênh nhất định và bỏ qua chúng trong thời gian còn lại không? Điều đó là có thể nếu bạn tắt tiếng cho các kênh đó. Bạn sẽ ngừng nhận thông báo cho chúng nhưng bạn vẫn có thể bật chúng lên để đọc hoặc thêm các cuộc hội thoại vào trong đó. Tốt hơn là loại bỏ đường dẫn người dùng đã tham gia kênh và phần thông báo ở bên trái trên các kênh. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Mute trong cùng một menu với tùy chọn Leave ở trên.

Buộc Slack dừng việc yêu cầu bạn chuyển trạng thái

Bạn có biết rằng có một hộp thoại gây phiền nhiễu xuất hiện yêu cầu bạn chuyển trạng thái thành “active” mỗi khi bạn mở Slack không? Bạn có thể tắt tính năng này bằng cách chọn Don’t ask me again, please trong hộp thoại đó. Bạn cũng có thể làm điều tương tự từ Preferences > Advanced Options, rồi tìm trong Other Options để tìm tùy chọn Ask if I want to toggle my away status… và bỏ chọn nó.

Ghim các tin nhắn

Để tránh thông tin hữu ích bị mất trong cuộc trò chuyện trên kênh, hãy giữ các tin nhắn quan trọng nhất được ghim vào kênh, thông qua menu ngữ cảnh của chúng. Điều này giúp chúng có thể dễ dàng truy cập từ phần Channel Details, được ẩn đằng sau biểu tượng ở bên trái hộp tìm kiếm.

Dùng các phím tắt trong Slack

Không có quy trình làm việc kỹ thuật số nào có thể hoàn thiện nếu không có phím tắt, đúng không? Slack có một số phím tắt tuyệt vời mà một khi đã sử dụng, bạn sẽ ước mình có thể biết đến chúng sớm hơn. Vui lòng tham khảo bài viết: Những phím tắt Slack này sẽ cứu đời bạn để biết thêm chi tiết.

Làm chủ các lệnh tìm kiếm và lệnh Slash

Biết cách làm chủ hộp tìm kiếm và trường nhập tin nhắn trong Slack có thể thúc đẩy rất nhiều cho công việc của bạn.

Với Slack, bạn có thể tìm một cuộc hội thoại nhanh hơn với công cụ sửa đổi tìm kiếm. Dưới đây là ba trong số những lệnh hữu ích nhất:

from:[username]
to:[channel or username]
in:[channel or username]

Loại trừ kết quả tìm kiếm khỏi các kênh cụ thể

Nếu bạn muốn ngăn Slack hiển thị kết quả từ một số kênh nhất định, chẳng hạn như những kênh mà bạn không sử dụng thường xuyên, bạn có thể làm điều đó trong Preferences > Search. Trong hộp thoại được cung cấp ở đó, nhập tên kênh và chọn nó từ danh sách xuất hiện. Điều này sẽ loại trừ kênh đó khỏi kết quả tìm kiếm.

Hãy kiểm soát Slack với các lệnh slash (/). Chúng cho phép bạn truy cập các chức năng Slack khác nhau từ trường nhập trong bất kỳ kênh nào.

Ví dụ, bạn có thể sử dụng /dm @username để gửi thư trực tiếp đến một người nào đó. Sử dụng /away để chuyển trạng thái của bạn. Với từ khóa /giphy, bạn có thể yêu cầu Slack tìm một GIF thích hợp.

Bạn có bị phân tâm bởi một loạt các GIF khi bạn đang đọc một số thông điệp quan trọng không? Ẩn tất cả các ảnh GIF đó (hoặc các hình ảnh nội tuyến khác) bằng lệnh /collapse.

Sử dụng Slack hiệu quả hơn

Giữ các tab thông thường trên @mentions. Bất cứ khi nào bạn muốn xem lại các thư được gửi đến bạn, hãy chuyển đến phần Mentions & Reactions bằng cách nhấp vào biểu tượng @ ở bên phải hộp tìm kiếm.

Tin nhắn có gắn dấu sao chứa các tác vụ được chỉ định cho bạn

Với rất nhiều cuộc thảo luận đang diễn ra trong Slack, rất dễ mất dấu các thư bạn cần theo dõi. Giải pháp là di chuột qua thư cần làm việc và nhấp vào biểu tượng dấu sao bên cạnh nó. Thao tác này sẽ đặt các thư trong phần Starred Items mà bạn có thể mở bằng cách nhấp vào biểu tượng ngôi sao ở bên phải của hộp tìm kiếm. Bằng cách này, Slack có thể tăng gấp đôi danh sách việc cần làm của bạn và bạn sẽ không đánh mất các nhiệm vụ quan trọng mà nhóm phân công cho bạn.

Để mở rộng điều này, hãy truy cập kênh Slack yêu thích của bạn ngay bây giờ và nhấp vào nút @mentions. Bạn sẽ thấy URL đã thêm /mentions/ vào cuối. Đánh dấu trang này và đặt nó vào thanh công cụ của trình duyệt. Sau đó, bạn sẽ luôn thấy @mentions của mình khi bạn đến Slack.

Yêu cầu Slackbot gửi lời nhắc

Trợ lý cá nhân của bạn, @slackbot, có thể đưa ra các lời nhắc để giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ. Để đặt lời nhắc cho bất kỳ thư nào, hãy nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm/biểu tượng menu ngữ cảnh ở phía bên phải của thư và chọn khung thời gian trong phần Remind me about this.

Thay vào đó, bạn có thể thiết lập lời nhắc bằng cú pháp này:

/remind [who] [what] [when]

Ví dụ, lời nhắc có thể trông giống như sau:

/remind me that I have a meeting with Ryan at 5.10 pm today (Nhắc tôi có cuộc họp với Ryan lúc 5 giờ 30 tối hôm nay).

Bạn cũng có thể đặt lời nhắc cho các thành viên trong nhóm và các kênh bằng cách thay thế [who] trong cú pháp ở trên bằng @username hoặc #channel tương ứng.

Viết ghi chú cho chính bạn

Bất kỳ nội dung nào bạn nhập vào khu vực thư mà bạn chia sẻ với @slackbot sẽ chỉ hiển thị với bạn. Điều này làm cho việc sử dụng khu vực đó như là một scratchpad trở nên hoàn hảo. Sử dụng nó để lưu các liên kết, đoạn văn bản hoặc bất kỳ thứ gì khác mà bạn muốn lưu giữ thật tiện dụng. Bạn thậm chí có thể sử dụng nó để kiểm tra các lệnh, trước khi nhập chúng vào một kênh khác hoặc thử nghiệm với lệnh /giphy mà không phải rời khỏi kênh.

Nhắc lại thông báo khi bạn đang làm việc

Nếu bạn đã mở Slack để giải quyết một việc gì đó cụ thể và không thể dừng lại để trò chuyện với người khác, hãy nhấp vào biểu tượng chuông nhỏ bên cạnh tên của bạn trong thanh sidebar ngay lập tức. Điều này kích hoạt chế độ Do Not Disturb, và Slack sẽ không làm phiền bạn với các thông báo. Khi bạn đã hoàn tất công việc của mình, hãy nhấp lại vào biểu tượng chuông để quay lại chế độ nhận thông báo.

Trích dẫn tin nhắn để cung cấp văn cảnh

Cuộc trò chuyện có thể bao trùm rất nhiều vấn đề chỉ trong vài phút. Điều này có nghĩa là điều mà bạn đã nói, chỉ mười phút trước, có thể đã được “chôn sâu” mãi mãi. Nếu bạn muốn thu hút sự chú ý của một thành viên trong nhóm vào nhận xét đó hoặc hỏi ý kiến ​​của họ về chúng, hãy trích dẫn lại tin nhắn đó để thu hút sự chú ý vào nó.

Để trích dẫn lại bất kỳ tin nhắn nào, hãy nhấp chuột phải vào dấu thời gian của nó và sao chép liên kết của nó từ menu ngữ cảnh, rồi dán vào tin nhắn mới. Tất nhiên, hãy sử dụng điều này một cách hạn chế để các kênh không bị lấp đầy với các tin nhắn được trích dẫn, thay vì các tin nhắn trực tuyến.

Làm cho cuộc hội thoại rõ ràng hơn bằng cách định dạng

Đặt văn bản trong một cặp dấu gạch dưới _text_ hay trong một cặp dấu hoa thị *text* hoặc sử dụng một cặp dấu <text> để nhấn mạnh. Để thêm văn bản trên một dòng mới, nhấn Shift + Enter. Nếu bạn muốn thêm một blockquote, hãy bắt đầu với dấu >.

Để bảo vệ tài khoản Slack của bạn bằng xác thực hai yếu tố, hãy chuyển đến Account > Settings để thiết lập. Nhấp vào Expand bên cạnh Two-Factor Authentication và làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quy trình thiết lập. Trong phần đó, bạn cũng sẽ tìm thấy liên kết để đăng xuất bạn khỏi tất cả các phiên khác. Sử dụng liên kết đó bằng cách đăng nhập vào tài khoản Slack của bạn trên web, trong trường hợp bạn đã làm mất thiết bị của mình.

Thêm các tích hợp và bot

Khi bạn thêm sức mạnh của các bot và tích hợp cho Slack, có vẻ như Slack có thể làm bất cứ điều gì cho bạn và nhóm của bạn.

Bây giờ, hãy xem bạn có những lợi ích gì khi sử dụng Slack nhé:

• Đưa file từ Google Drive và Dropbox vào Slack.
• Lãng phí ít thời gian hơn khi thiết lập cuộc họp với Tatsu.io.
• Để lại tin nhắn “vắng mặt” với Out of Office bot for Slack.
• Chia sẻ cảm xúc của bạn với các thành viên trong nhóm bằng Oskar.hanno.co.
• Hiển thị thời gian trên các múi giờ khác nhau với TimeLord.

Để định cấu hình tích hợp, nhấp vào tên của bạn trong thanh sidebar Slack và sau đó nhấp vào Apps & Integrations từ menu xuất hiện. Thao tác này sẽ đưa bạn đến thư mục ứng dụng, từ đó bạn có thể cài đặt ứng dụng hoặc bot. Tất nhiên, bạn có thể không có các đặc quyền cần thiết cho quá trình thiết lập này. Nếu bạn cảm thấy rằng toàn bộ nhóm sẽ được hưởng lợi từ một ứng dụng nào đó, hãy yêu cầu admin nhóm của bạn xem xét cài đặt ứng dụng đó.

Làm tăng tinh thần đồng đội

Ban đầu, bạn có thể khó theo kịp với Slack nhưng đừng để điều đó ngăn cản bạn. Mọi thứ trở nên thú vị hơn nhiều khi bạn giải quyết công việc hiệu quả và quản lý chúng dễ dàng.

Mở rộng phạm vi tiếp cận Slack của bạn

Tại thời điểm này, bạn nên khám phá nhiều kênh hơn về các chủ đề mà bạn yêu thích. Tiếp cận với các thành viên trong nhóm để xây dựng mối quan hệ tốt hơn với họ. Làm cho các thành viên trong nhóm mới cảm thấy như đang ở nhà. Nếu bạn nghĩ rằng một thành viên trong nhóm xứng đáng được khen ngợi đặc biệt, hãy đừng ngại ngần và làm điều đó.

Nếu bạn là một người hướng nội, đừng từ bỏ việc tạo ra các ý tưởng nói chuyện hoặc tham gia một cuộc trò chuyện nào đó, cho dù bạn không có gì cụ thể để nói cả. Thay vào đó, hãy làm những gì bạn cho là tốt nhất, như tìm hiểu mọi người trên cơ sở cá nhân. Khi bạn thực hiện việc này, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn trong các cuộc trò chuyện nhóm, ngay cả khi bạn không phải là một thành viên tích cực trong nhóm.

Bắt đầu một cuộc trò chuyện

Đôi khi các kênh Slack trở nên quá yên tĩnh. Có lẽ đó chỉ là một ngày tồi tệ trong công việc nói chung hoặc có thể mọi người đang bận tâm với điều gì đó cá nhân. Có những ngày mọi người trong nhóm có thể cần một chút động viên, và bạn có thể là người bắt đầu khởi xướng những cuộc trò chuyện như vậy.

Bắt đầu một cuộc thảo luận về một chủ đề mà bạn biết nhóm của bạn sẽ hứng thú. Yêu cầu thông tin phản hồi hoặc giúp đỡ về một điều gì đó. Đưa ra một ý tưởng về những gì bạn cho là một đội có thể làm tốt hơn một cá nhân. Chia sẻ một bài báo. Bạn luôn có thể tạo ảnh GIF ở cuối chẳng hạn. Tất nhiên, bạn không cần phải đợi đến những ngày năng suất lao động kém để thực hiện bất kỳ điều nào trong số này. Hãy thực hiện chúng bất cứ khi nào bạn thấy cần thiết.

Giữ môi trường tích cực

Vậy nếu Slack là một văn phòng ảo thì sao? Những người trong nhóm của bạn vẫn là người thực, có nghĩa là rất nhiều nghi thức ngoại tuyến cũng áp dụng cho Slack. Do đó, hãy luôn thân thiện và lịch sự. Và hãy nhớ rằng nên làm việc trước khi nghĩ tới chuyện chơi.

Suy nghĩ kỹ trước khi bạn sử dụng lệnh thông báo. Lệnh @channel gửi đến tất cả thành viên thông báo bằng email, bất kể họ có đăng nhập hay không và liệu họ có đang hoạt động hay không. Tương tự như vậy, lệnh @group thông báo cho tất cả các thành viên của một nhóm và @everyone thông báo cho tất cả các thành viên trong nhóm của bạn (và bạn chỉ có thể sử dụng nó trong kênh mặc định, #general).

Những gì bạn đang viết có đủ quan trọng để thu hút sự chú ý của toàn bộ nhóm trong một số múi giờ không? Hãy suy nghĩ về điều đó trước khi bạn gửi một tin nhắn vào kênh hoặc nhóm. @here có thể là một lựa chọn tốt hơn cho hầu hết các tình huống. Nó chỉ thông báo cho những thành viên hiện đang hoạt động trên Slack.

Khi bạn sử dụng lệnh @channel, bạn sẽ nhận được cảnh báo về số lượng người bạn sắp thông báo, nhưng nếu admin trong nhóm của bạn đã vô hiệu hóa nó, bạn có thể tự bật thông báo cho riêng mình.

Làm cho Slack trở thành một nơi thú vị để trò chuyện

Nếu bạn hoạt động khá tích cực trên Slack (hoặc dự định sẽ trở nên tích cực hơn sau khi đọc bài viết này), đã đến lúc để cảm thấy thoải mái và cá nhân hóa Slack một chút.

Trước tiên, thay đổi theme cho sidebar trong Preferences > Sidebar Theme. Hãy tìm thứ gì đó thật dễ chịu và sẽ không làm bạn thấy đau mắt nếu bạn phải dành nhiều thời gian để xem nó.

Thêm các emoji (biểu tượng cảm xúc) và loading message. Nhấp vào tên của bạn trong thanh sidebar và chọn Customize Slack từ menu xuất hiện. Thao tác này sẽ đưa bạn đến phần Customize Your Team, nơi bạn có thể thêm các emoji và loading message bạn chọn. Điều này sẽ rất thú vị đấy.

Mua sắm, tìm một bộ phim hay, chơi bi-a. Bạn nghĩ Slack chỉ để làm việc ư? Hãy nghĩ lại đi! Slack có thể là ngôi nhà ảo mới của bạn, từ đó bạn có thể đọc nguồn cấp dữ liệu RSS, đặt taxi, tìm kiếm cơ sở dữ liệu IMDB và thậm chí có thể tham gia các thử thách về thể chất. Tất cả những gì bạn cần là một loạt các tích hợp tuyệt vời cho Slack để bắt đầu.

Bạn đã sẵn sàng làm chủ Slack chưa?

Email tiếp tục ngày càng trở nên quan trọng trong công việc, nhưng Slack đã thành công trong việc giảm sự phụ thuộc của mọi người vào email, thông qua việc cộng tác.

Nếu bạn chưa biết về Slack, sao bạn không dùng thử nó một lần nhỉ? Nếu bạn đã sử dụng Slack, bây giờ bạn đã biết một số cách tốt nhất để khiến nó hiệu quả hơn với công việc của bạn.

Bạn có sử dụng Slack thường xuyên không? Điều gì sẽ làm cho Slack trở nên tốt hơn hay thú vị hơn đối với bạn? Nếu bạn có những mẹo hữu ích nào khác, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới nhé!

Xem thêm:

• Các tiện ích gói của Slackware
• Microsoft Teams - ứng dụng chat cạnh tranh với Slack đã có bản miễn phí
• Phát hiện lỗ hổng nghiêm trọng ở Framework Electron, Skype, Slack, Twitch và hàng loạt app bị ảnh hưởng