8 mẹo để sử dụng Slack tốt hơn

Nhiều người đã sử dụng Slack kể từ khi ứng dụng này chính thức ra mắt. Nó là phương thức giao tiếp chính mà họ và đồng đội sử dụng trong gần như toàn bộ sự nghiệp.

Slack có vẻ dễ dàng (mở kênh và gửi tin nhắn), nhưng cần rất nhiều yếu tố để biến nó thành một trải nghiệm thú vị cho tất cả mọi người. Sau đây là những mẹo nhỏ hữu ích về quy tắc ứng xử trên Slack giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ!

Đừng spam tin nhắn ngắn!

Đây là lời khuyên về quy tắc ứng xử hàng đầu cho mọi ứng dụng nhắn tin, không chỉ riêng Slack. Gửi một tin nhắn hoàn chỉnh sẽ tốt hơn nhiều so với một loạt tin nhắn ngắn.

Bạn không bao giờ nên gửi những tin nhắn Slack như thế này (còn được gọi là "tin nhắn Shatner", ám chỉ cách William Shatner nói chuyện ngắn gọn):

Chào!

Bạn khỏe không?

Tôi có một câu hỏi dành cho bạn

Về cuộc họp sau

sau đó

Chúng ta có cần chuẩn bị gì không?

?

Cảm ơn!

Gửi nhiều tin nhắn liên tiếp sẽ tạo ra hàng loạt thông báo cho người kia. Điều này không chỉ cực kỳ gây mất tập trung mà còn khiến họ không biết khi nào bạn sẽ gõ xong và họ nên trả lời. Hầu như không có tin nhắn nào quá khẩn cấp đến mức cần phải gõ theo kiểu này.

Tốt hơn hết là bạn nên tổng hợp suy nghĩ của mình và gửi một tin nhắn hoàn chỉnh.

Sử dụng chuỗi tin nhắn

Tin nhắn trong các kênh Slack có thể di chuyển nhanh chóng. Chuỗi tin nhắn là một cách quan trọng để giữ cho các cuộc thảo luận được khép kín đối với những người cần tham gia, đồng thời giúp kênh dễ đọc hơn đối với những người khác. Nếu không có chuỗi tin nhắn, khi một kênh đang thảo luận về chủ đề nào đó, sẽ rất khó để ai đó tham gia và hỏi về chủ đề khác.

Nhấp vào nút Reply in thread để bắt đầu một chuỗi tin nhắn mới, nếu chưa thực hiện. Khi có tin nhắn trong chuỗi tin nhắn liên quan đến toàn bộ kênh, hãy chọn hộp Also send to [channel name], và tin nhắn đó sẽ xuất hiện trong khung trò chuyện chính. Nếu quên làm điều này, bạn luôn có thể chọn Send reply to this channel từ menu ba chấm sau.

Tận dụng các phản ứng

Phản ứng Slack cho phép bạn đặt bất kỳ biểu tượng cảm xúc nào bên dưới tin nhắn, điều này cực kỳ tiện lợi. Vào Preferences > Messages & media và bật Show one-click reactions on messages để thiết lập ba phản ứng nhanh (phản ứng bạn sử dụng nhiều nhất hoặc bất kỳ phản ứng nào bạn chọn). Nhấp vào biểu tượng Find another reaction để chọn một phản ứng khác khi cần.

Phản ứng rất tuyệt vời vì chúng cho phép bạn trả lời tin nhắn mà không cần gửi ping. Như đã thảo luận, sẽ rất mất tập trung nếu nhận được thông báo chỉ có nội dung "Cảm ơn!". Thay vào đó, bạn có thể phản ứng bằng biểu tượng cảm xúc trái tim để thể hiện sự cảm kích của mình.

Phản ứng có thể đóng vai trò như một thông báo đã đọc, xác nhận một thông báo hoặc tin nhắn quan trọng khác (thật khó chịu khi không biết liệu có ai buồn đọc tin nhắn của bạn hay không). Bạn có thể sử dụng chúng để yêu cầu mọi người phản hồi nhanh chóng, chẳng hạn như họ thích thiết kế A hay B, mà không phải nhận lại hàng tá tin nhắn. Chúng cũng có thể thể hiện cảm xúc của bạn về một đề xuất, rằng bạn đang xem xét một thứ gì đó, v.v...

Đừng hỏi chỉ để hỏi!

Tiếp theo từ điểm đầu tiên: Khi có câu hỏi, bạn nên hỏi trực tiếp. Gửi "Tôi có thể hỏi bạn một câu hỏi về bảng tính không?" nghĩa là họ phải nói "có" và yêu cầu bạn cung cấp thêm thông tin. Điều này gây lãng phí thời gian, dẫn đến nhiều thông báo hơn và khiến người nhận phải suy nghĩ về vấn đề cho đến khi nó được giải quyết.

Nên cố gắng giao tiếp bất đồng bộ trên Slack càng nhiều càng tốt, đặc biệt nếu nhóm của bạn làm việc ở nhiều múi giờ khác nhau. Nếu các bạn làm việc ở những thời điểm rất khác nhau, một câu hỏi đơn giản có thể mất nhiều ngày để giải quyết nếu bạn không hỏi rõ ràng ngay từ đầu. Và ngay cả khi các bạn làm việc cùng lúc, "Này" cũng là một tin nhắn vô nghĩa.

Đặt trạng thái của bạn để cập nhật cho mọi người

Slack cho phép bạn đặt trạng thái tùy chỉnh hiển thị bên cạnh tên của mình trong khoảng thời gian bạn chỉ định. Đây là một cách tuyệt vời để truyền đạt thông tin cho nhóm của bạn mà không cần phải liên hệ với nhiều người riêng lẻ.

Mặc dù trạng thái của bạn không cần phản ánh những thay đổi được cập nhật từng phút, nhưng bạn nên sử dụng nó để thông báo cho đồng nghiệp nếu bạn thường xuyên không có mặt.

Dùng @ để đề cập một cách tiết chế

Sử dụng @ để đề cập sẽ thu hút sự chú ý của người nào đó và đánh dấu kênh tương ứng. Mặc dù đề cập ở mức độ vừa phải là tốt, nhưng bạn không nên lạm dụng chúng. Bạn không cần phải dùng @ để đề cập đến ai đó chỉ vì họ xuất hiện trong một cuộc trò chuyện; và bạn làm điều đó để đảm bảo họ nhìn thấy tin nhắn.

Thảo luận trên các kênh công khai càng nhiều càng tốt

Slack phát huy hiệu quả tốt nhất khi là một nền tảng cộng tác. Khi có thể, bạn nên gửi tin nhắn trên các kênh công khai để mọi người đều có thể hưởng lợi từ chúng. Tin nhắn trực tiếp (DM) có vị trí riêng, nhưng tốt nhất nên sử dụng kênh công khai làm mặc định.

Trong các cuộc thảo luận công khai, bạn có thể dễ dàng kết nối những người mới bằng @, thay vì phải tạo một DM nhóm mới và giải thích lại cho người mới. Bạn có thể liên kết đến các tin nhắn để dễ dàng theo dõi thông tin quan trọng và những người khác có thể tìm thấy cuộc thảo luận sau đó bằng cách tìm kiếm nó.

Các quy tắc ứng xử khác trên Slack

Một vài quy tắc ứng xử nhỏ khác của Slack là luôn tìm kiếm trên Slack trước khi đặt câu hỏi. Công cụ tìm kiếm rất mạnh mẽ, cho phép bạn lọc theo ngày, kênh, người và nhiều thứ khác nữa. Bạn nên kiểm tra để đảm bảo mình không hỏi cùng một câu hỏi đến lần thứ ba trong tuần.

Ngoài ra, hãy tránh gửi tin nhắn trùng lặp. Ví dụ, nếu bạn hỏi ai đó một câu hỏi trong tin nhắn trực tiếp và họ không trả lời ngay lập tức, thì đừng hỏi lại câu hỏi đó trên kênh công khai. Điều này sẽ lãng phí thời gian của người đó vì họ có thể thấy tin nhắn trực tiếp của bạn trước tin nhắn công khai và sẽ mất thời gian trả lời khi người khác đã trả lời rồi. Thay vào đó, hãy hỏi công khai và đề cập đến @ hoặc gửi liên kết đến tin nhắn qua DM nếu cần. Điều này giúp tập trung mọi thông tin trao đổi về chủ đề đó vào một nơi.