Office 365 là gì? Tính năng và lợi ích chính của Office 365

Office 365 là gì?

Ra mắt vào năm 2001, Office 365 là phiên bản mô hình đăng ký dựa trên đám mây của bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Office 365 chứa các ứng dụng cốt lõi giống như các phiên bản Office truyền thống, bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote và tùy thuộc vào gói đã mua, cũng có thể bao gồm các ứng dụng và dịch vụ khác như Publisher, Planner, OneDrive, Exchange, SharePoint, Access, Skype, Yammer và Microsoft Teams.

Có một số gói khác nhau khi cấp phép Office 365, bao gồm các phiên bản dành cho mục đích sử dụng cá nhân, hộ gia đình nhiều người dùng, sinh viên, doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận và tổ chức giáo dục.

Ngoài ra còn có các phiên bản Office trực tuyến và chỉ dành cho thiết bị di động, được gọi là Office Online, qua đó người dùng có thể truy cập miễn phí vào các phiên bản giới hạn tính năng của ứng dụng Office.

Office 365 khác với các phiên bản Office trước như thế nào?

Office 365 là một dịch vụ dựa trên đăng ký, có nghĩa là thay vì mua một bản sao của bộ ứng dụng với chi phí trả trước một lần, người dùng sẽ trả phí đăng ký hàng tháng để truy cập dịch vụ ở cấp độ họ chọn.

Với mô hình dựa trên đăng ký của Office 365, người dùng luôn có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất, vì nền tảng được cập nhật ở phía Microsoft, trong khi người dùng tại chỗ, vĩnh viễn sẽ phải mua một bản sao của phiên bản mới nhất để có thể sử dụng các tính năng mới.

Office 365 cũng được xây dựng như một ứng dụng ưu tiên đám mây, mặc dù các phiên bản dành cho desktop của ứng dụng có sẵn với một số gói nhất định, nhưng nó được thiết kế để sử dụng trực tuyến. Tất cả các ứng dụng, dịch vụ và dữ liệu được tạo bởi Office 365 đều được lưu trữ trên server của Microsoft.

Người dùng không cần cài đặt phần mềm hoặc duy trì bất kỳ phần cứng nào để chạy nó. Office 365 cũng đi kèm với tính năng lưu trữ email và không gian lưu trữ đám mây, vì vậy người dùng có thể lưu trữ file của họ trực tuyến và có quyền truy cập vào chúng ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào họ cần, từ bất kỳ thiết bị nào kết nối với Internet.

Dựa trên đám mây, Office 365 cũng đi kèm với một loạt các tính năng không có sẵn trong các phiên bản vĩnh viễn trước đó.

Ai sử dụng Office 365 for Business và tại sao?

Microsoft Office đã cung cấp cho người dùng máy tính các công cụ năng suất trong gần ba thập kỷ; ngày nay, hơn một tỷ người sử dụng các sản phẩm Office trên toàn thế giới. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, Office còn cung cấp nhiều thứ khác ngoài chức năng xử lý văn bản và chỉnh sửa bảng tính.

Mặc dù các ứng dụng cốt lõi nổi tiếng của nó vẫn trang bị cho các doanh nghiệp những công cụ cơ bản mà họ cần để thực hiện các tác vụ hàng ngày, như quản lý dữ liệu, tạo tài liệu và trao đổi thông tin, Office đã phát triển thành một bộ công cụ thông minh rộng lớn, cho phép các tổ chức hoạt động hiệu quả và năng suất hơn. Và với nhiều tùy chọn kế hoạch phù hợp có sẵn, các công ty thuộc mọi quy mô và hoàn cảnh đều có thể truy cập vào những công cụ này ngay lập tức.

Các dịch vụ như Outlook có thể cung cấp một nền tảng mạnh mẽ, trông chuyên nghiệp mà qua đó các doanh nghiệp có thể xây dựng sự công nhận thương hiệu và tiếp thị dịch vụ của họ. Những tính năng lập lịch mở rộng của Outlook cũng có thể giúp các tổ chức cộng tác và quản lý thời gian của mình tốt hơn.

Với Office 365, tất cả các ứng dụng và dịch vụ đều được kết nối với nhau và với web rộng hơn, tạo điều kiện làm việc theo nhóm, tiết kiệm thời gian cho nhân viên và cho phép họ làm việc cùng nhau tốt hơn, thông qua các công cụ như trò chuyện nhóm, họp trực tuyến, cộng tác, chia sẻ file và nhóm email. Việc bao gồm lưu trữ đám mây và ứng dụng di động trong bộ Office 365 cũng cho phép các tổ chức làm việc mọi lúc, mọi nơi với quyền truy cập bảo mật vào nội dung, cuộc trò chuyện, tác vụ và lịch biểu từ mọi thiết bị.

Với bảo mật dữ liệu là một chủ đề nóng cho các tổ chức trong tất cả các ngành, nhiều doanh nghiệp chọn Office 365 vì những biện pháp bảo mật nhiều lớp, giám sát dữ liệu chủ động, bảo vệ quyền riêng tư và thỏa thuận mức dịch vụ 99,9% thời gian hoạt động.

Nó có thể giúp doanh nghiệp phát triển như thế nào?

Các công cụ năng suất tuyệt vời giúp mọi người trong tổ chức làm việc, giao tiếp hiệu quả hơn và hoàn thành số lượng việc lớn hơn. Bộ Office 365 giúp thực hiện các tác vụ thiết yếu như tìm kiếm thông tin, chia sẻ kiến ​​thức, giao tiếp với đồng nghiệp, xử lý dữ liệu, lập kế hoạch và tổ chức nhanh chóng và đơn giản hơn, giảm thời gian dành cho các tác vụ hành chính và giúp cho doanh nghiệp có thêm thời gian để tạo, đổi mới và thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.

Các ứng dụng gần đây đã được thêm vào Office 365 cung cấp cho người dùng doanh nghiệp nhiều công cụ thiết yếu hơn để giúp họ phát triển, bao gồm:

• Microsoft Connections, một công cụ tiếp thị qua email cơ bản và nền tảng tương tác với khách hàng
• Microsoft Listings, một công cụ giúp các tổ chức quản lý thông tin doanh nghiệp của họ trên những nền tảng như Facebook, Google, Bing và Yelp
• Microsoft Invoicing, một ứng dụng để tạo và gửi hóa đơn chuyên nghiệp cho khách hàng và chấp nhận thanh toán khi đang di chuyển
• Outlook Customer Manager, một add-on quản lý khách hàng thông minh, đơn giản dành cho các doanh nghiệp chưa cần hệ thống CRM toàn diện
• Microsoft Bookings, cho phép người dùng quản lý các cuộc hẹn và lịch trình của khách hàng
• MileIQ, một nền tảng ghi số dặm bay tự động phân loại và gửi các chuyến công tác
• Business Center, một điểm truy cập trung tâm cho tất cả các ứng dụng Office 365 dành cho doanh nghiệp, qua đó người dùng có thể theo dõi những chỉ số như hóa đơn chưa thanh toán, đăng ký email và đặt chỗ

Sử dụng bộ năng suất được host trên đám mây cũng có thể có tác động tích cực đến lợi nhuận của công ty. Không chỉ các dịch vụ dựa trên đăng ký thường tiết kiệm chi phí và linh hoạt hơn nếu hoàn cảnh kinh doanh thay đổi, Office 365 không yêu cầu bất kỳ khoản đầu tư phần cứng nào. Tất cả cơ sở hạ tầng đều được Microsoft xử lý, giảm nhu cầu về chuyên môn CNTT để quản lý nội bộ bộ ứng dụng và có khả năng giảm chi tiêu cho những dịch vụ CNTT nội bộ.

Sự khác biệt giữa Office 365 for Business và G Suite là gì?

Trong khi Microsoft từ lâu đã thống trị thị trường phần mềm năng suất, thế giới kinh doanh nói chung vẫn do Office thống trị. Nếu ai đó muốn gửi cho bạn một tài liệu hoặc bảng tính, bạn có thể đoán chắc rằng nó sẽ ở định dạng Word hoặc Excel.

Tuy nhiên, sự lan rộng của điện toán đám mây đã phần nào san bằng sân chơi khi nói đến phần mềm kinh doanh, cho phép các tổ chức thuộc mọi quy mô truy cập vào những sản phẩm và dịch vụ mà trước đây đòi hỏi chi phí phần cứng và phần mềm trả phí quá lớn. Giờ đây, các công cụ kinh doanh kỹ thuật số dễ tiếp cận hơn và những doanh nghiệp hiện đại đang dần hướng tới một phương thức làm việc mới. Sự thay đổi này đã làm nảy sinh một số đối thủ tiềm năng với ngôi vương mà Microsoft đang nắm giữ.

Các lựa chọn thay thế truyền thống cho Office như Corel WordPerfect và LibreOffice vẫn chưa thực hiện được bước chuyển sang những bộ công cụ dựa trên đám mây, khiến G Suite của Google là giải pháp thay thế thực sự duy nhất cho Office 365. Giống như Office 365, G Suite có một phiên bản miễn phí phổ biến bao gồm các phiên bản hỗ trợ quảng cáo của những ứng dụng như Google Docs, Google Sheets và Google Slides, cùng với sự cho phép của bộ nhớ đám mây và lưu trữ email miễn phí.

Tuy nhiên, bộ phần mềm này cũng có phiên bản đăng ký, hướng đến các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. G Suite có nhiều chức năng tương tự như Office 365, như địa chỉ email doanh nghiệp, mã hóa email và nhắn tin bảo mật, kiểm soát bảo mật, cuộc gọi điện video và thoại cũng như hỗ trợ mở rộng.

Có 3 mức đăng ký với G Suite, từ $5 đến $25 cho mỗi người dùng, mỗi tháng; cấu trúc đơn giản hơn cấu trúc cấp phép 7 lớp của Office 365, nhưng tương tự về giá cả. Sự khác biệt lớn ở đây là khi bạn đăng ký các gói cấp doanh nghiệp của Microsoft, chúng phải được trả trước theo năm. Người dùng nên kiểm tra kỹ từng gói của Office 365, vì một số gói nhất định không đi kèm với những thứ mà người ta có thể cho rằng sẽ được bao gồm, như tài khoản email và chức năng lịch.

Nói chung, khi tính đến ứng dụng, email và dung lượng lưu trữ file, đăng ký cấp đầu vào của Office 365 rộng hơn so với đăng ký của G Suite và hai đăng ký này khá ngang bằng khi bạn nâng lên các gói cấp trung bình.

Một số khác biệt chính, khi nói đến các ứng dụng được bao gồm trong những bộ công cụ này, nằm ở các lĩnh vực kinh doanh liên tục. Các ứng dụng của Microsoft có nhiều tính năng hơn của Google và hầu hết các gói Office 365 đều đi kèm với những phiên bản dành cho desktop của các ứng dụng đi kèm, trong khi G Suite chỉ dành cho đám mây.

Office 365 khác với Microsoft 365 như thế nào?

Bạn có thể đã nghe nói về Microsoft 365, được Microsoft giới thiệu vào giữa năm 2017. Mặc dù có tên tương tự, Microsoft 365 không thể bị nhầm lẫn với Microsoft Dynamics 365 hoặc Office 365.

Office 365 là một bộ ứng dụng năng suất dựa trên đám mây, trong khi Microsoft 365 là một gói dịch vụ bao gồm Office 365, cùng với các công cụ kinh doanh khác. Người dùng có thể đăng ký Office 365 mà không cần đăng ký Microsoft 365 - nhưng tất cả người dùng Microsoft 365 cũng sẽ có quyền truy cập vào Office 365.

Microsoft 365 được phát triển để cung cấp cho các doanh nghiệp quyền truy cập vào tất cả những công cụ cơ bản mà họ cần để chạy cơ sở hạ tầng CNTT cơ bản, bảo vệ doanh nghiệp và hoàn thành công việc. Cùng với Office 365, Microsoft 365 bao gồm Windows 10 Enterprise và Enterprise Mobility + Security (EMS), nghĩa là người đăng ký có quyền truy cập vào các tính năng như email và lịch, lưu trữ file, kiểm soát bảo vệ dữ liệu, bảo vệ khỏi mối đe dọa mạng, kiểm soát quản trị và triển khai, đảm bảo 99,9% thời gian hoạt động (uptime).

Tất cả các dịch vụ có trong Microsoft 365 đều có sẵn riêng biệt, mặc dù nhiều doanh nghiệp có thể thấy thuận tiện và tiết kiệm chi phí hơn khi chọn gói Microsoft 365, đặc biệt nếu họ không phải là khách hàng doanh nghiệp hiện tại của Microsoft.

Office 365 for Business bao gồm những ứng dụng và dịch vụ nào?

Những gì được bao gồm trong Office 365 for Business phụ thuộc vào cấp độ đăng ký mà người dùng chọn, nhưng các ứng dụng và dịch vụ cốt lõi có sẵn thông qua Office 365 bao gồm:

• Word
• Excel
• PowerPoint
• Outlook
• OneNote
• Publisher
• Exchange
• SharePoint
• Skype for Business
• Microsoft Teams
• OneDrive for Business

Một số ứng dụng Office 365 cũng có phiên bản di động để giúp doanh nghiệp làm được nhiều việc hơn khi đang di chuyển, bao gồm Word, Excel, PowerPoint, OneDrive for Business, Skype for Business, Yammer và OneNote. Đăng ký Office 365 cũng bao gồm 1TB dung lượng lưu trữ đám mây OneDrive for Business cho mỗi người dùng.