Cách ghi lại và chia sẻ cuộc họp Microsoft Teams với người dùng bên ngoài

Microsoft Teams cung cấp cho người dùng khả năng ghi lại các cuộc họp. Tính năng ghi lại cuộc họp có thể hữu ích cho các buổi đào tạo hoặc hội thảo trên web mà bạn muốn sử dụng lại trong tương lai. Khi cuộc họp được ghi trong Microsoft Teams, nó sẽ tự động được upload lên Microsoft Stream, ứng dụng trình phát video mặc định trong Microsoft 365.

Tải Microsoft Teams

Rất dễ dàng chia sẻ video đã upload lên Microsoft Stream với các thành viên trong tổ chức của bạn, nhưng hiện không có cách nào để chia sẻ video trong Microsoft Stream với người dùng bên ngoài. Vậy bạn nên làm gì nếu cần chia sẻ cuộc họp Teams đã ghi với một người nào đó bên ngoài tổ chức? Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện việc này.

Cách ghi lại cuộc họp Microsoft Teams

1. Bắt đầu phiên họp Teams của bạn như bình thường. Tốt nhất là sử dụng ứng dụng Teams đầy đủ thay vì phiên bản Teams dựa trên trình duyệt.

2. Khi tất cả mọi người đều có mặt trong phiên họp và bạn đã sẵn sàng bắt đầu, hãy cảnh báo mọi người tham dự rằng bạn sẽ bắt đầu ghi âm.

3. Để bắt đầu ghi, hãy chuyển đến các tính năng điều khiển cuộc họp và chọn nút More options (dấu 3 chấm), sau đó chọn Start recording. Một biểu ngữ sẽ xuất hiện trên tất cả các màn hình, thông báo cho mọi người trong cuộc họp rằng quá trình ghi đã bắt đầu.

4. Để dừng ghi, hãy chuyển đến chỗ các nút điều khiển và chọn More options > Stop recording.

5. Phiên đã ghi sẽ được tự động xử lý và lưu vào Microsoft Stream. Liên kết tới bản ghi cũng sẽ tự động xuất hiện trong cửa sổ trò chuyện và trong Microsoft Stream cho bất kỳ người dùng nào được mời tham gia cuộc họp, cho dù họ có tham dự hay không.

• Cách chia sẻ video trong cuộc họp Microsoft Teams

Cách chia sẻ cuộc họp Microsoft Teams với người dùng bên ngoài

Cách dễ nhất để chia sẻ bản ghi cuộc họp Microsoft Teams với người dùng bên ngoài là gì? Bài viết khuyên bạn nên tải xuống bản ghi từ Microsoft Stream, upload nó lên OneDrive hoặc SharePoint, rồi chia sẻ từ đó. Cả OneDrive và SharePoint đều cho phép chia sẻ liên kết với người dùng bên ngoài, biến chúng thành những nơi hoàn hảo để lưu trữ video.

Các bước cụ thể được thực hiện như sau:

Sau khi cuộc họp Microsoft Teams được ghi lại, bạn sẽ tự động nhận được email từ Microsoft Stream thông báo cho bạn rằng video hiện có trong thư viện Stream của bạn.

Điều hướng đến Microsoft Stream qua MicrosoftStream.com hoặc từ Office.com.

Nhấp vào tab My Content và chọn Videos từ danh sách drop-down để tìm bản ghi cuộc họp.

Bạn sẽ thấy bản ghi cuộc họp ở đầu danh sách video. Nhấp vào tên của video để điều hướng đến trang chủ video nơi bạn có thể tải xuống.

Trên trang chủ video, hãy chọn dấu ba chấm bên cạnh nút Like và chọn Download từ danh sách drop-down. Thao tác này sẽ bắt đầu tải xuống toàn bộ video, có thể mất vài phút tùy thuộc vào tốc độ Internet của bạn.

Sau khi video được tải xuống, hãy điều hướng đến thư viện OneDrive hoặc SharePoint mà bạn muốn lưu trữ video. Bài viết này sẽ sử dụng OneDrive làm vị trí lưu trữ mẫu.

Upload bản ghi cuộc họp lên bất kỳ thư mục hoặc thư viện nào phù hợp của tổ chức. Bài viết đang sử dụng một thư mục mới cho Training Videos, nơi có thể lưu trữ các bản ghi phiên đào tạo trong tương lai. Nhấp vào nút Upload trên thanh trên cùng và chọn Files từ danh sách drop-down. Bạn sẽ tìm thấy bản ghi cuộc họp trong phần tải xuống của mình nếu upload lên thành công.

Sau khi video được upload lên, hãy nhấp vào nút Share bên cạnh tên video.

Link settings cung cấp cho bạn 4 tùy chọn để chia sẻ video.

• Anyone with the link: Bất kỳ ai có quyền truy cập vào liên kết sẽ có quyền truy cập vào video.
• People in [tổ chức của bạn]: Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có quyền truy cập vào liên kết sẽ có quyền truy cập vào video.
• People with existing access: Bất kỳ ai đã có quyền truy cập vào vị trí lưu trữ của video sẽ có quyền truy cập vào video
• Specific People: Chỉ những người cụ thể mà bạn cung cấp địa chỉ email mới có quyền truy cập vào video.

Cài đặt được sử dụng sẽ tùy thuộc vào mức độ bảo mật bạn cần cho việc ghi lại cuộc họp. Đối với các bản ghi đào tạo đơn giản, bạn có thể cho phép bất kỳ ai có liên kết truy cập vào video để người dùng bên ngoài có thể chia sẻ liên kết với người khác.

Nếu bản ghi cuộc họp chứa dữ liệu nhạy cảm, bạn có thể muốn giới hạn quyền truy cập cho những người cụ thể.

Bạn cũng có thể đặt ngày hết hạn hoặc mật khẩu để truy cập video. Hầu hết các tổ chức có chính sách để các liên kết tự động hết hạn sau 60 ngày. Kiểm tra với quản trị viên Microsoft 365 của bạn để xem những chính sách nào được áp dụng cho tổ chức.

Sau khi bạn chọn cài đặt liên kết của mình, hãy nhấp vào Apply. Một liên kết có thể chia sẻ sẽ tự động được tạo. Bạn có tùy chọn nhập địa chỉ email để gửi liên kết đến hoặc sao chép liên kết và chia sẻ theo cách thủ công.

Microsoft tiếp tục bổ sung các tính năng cho Microsoft Teams và Microsoft 365 với mục đích giúp việc chia sẻ nội dung dễ dàng hơn ở cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Bài viết sẽ bổ sung thông tin khi có cách làm mới đơn giản hơn!

Chúc bạn thực hiện thành công!