Microsoft Teams

Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là một ứng dụng giao tiếp, tạo ra một hệ sinh thái dành cho việc họp và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp. Công cụ này của Microsoft dành cho những doanh nghiệp lớn và nhỏ, cho phép các công ty tiến hành những cuộc họp trực tuyến với tất cả các tính năng cần thiết để tạo ra một môi trường có lợi cho năng suất. Microsoft Teams có thể được truy cập miễn phí bằng tài khoản cá nhân hoặc thông qua đăng ký trả phí trong Microsoft Office 365 Business.

Cách sử dụng Microsoft Teams

Một người cần có một tài khoản Microsoft trực tuyến để đăng nhập vào môi trường làm việc của Teams. Sử dụng phần mềm, một người có thể tổ chức cuộc họp lên đến 300 người hoặc có thể mời thêm 299 người tham gia. Một số tính năng chính bao gồm tin nhắn dựa trên văn bản, chia sẻ file, họp trực tuyến, bộ nhớ đám mây 2GB và bộ nhớ 10GB để chia sẻ với nhóm.

Một số ứng dụng khác của Microsoft được tích hợp vào Teams và nó đang nhanh chóng trở thành nền tảng hỗ trợ cộng tác trực tuyến, họp và thậm chí là học trực tuyến trong trường học. Tích hợp với Microsoft Office cho phép tạo ra một môi trường làm việc liền mạch cho các cuộc họp và công việc năng suất, với tính năng chia sẻ và phản hồi trên màn hình theo thời gian thực. Người ta có thể thực hiện các cuộc gọi trực tiếp, cũng như các cuộc gọi nhóm.

Bạn có thể sử dụng Microsoft Teams trên máy tính, điện thoại hoặc thông qua ứng dụng web. Tham khảo các hướng dẫn chi tiết của Quantrimang để biết cách sử dụng ứng dụng trên các thiết bị khác nhau:

• Cách sử dụng Microsoft Teams online
• Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams trên điện thoại
• Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams trên máy tính

Các tính năng đáng chú ý của Microsoft Teams

Dễ dàng thực hiện các cuộc gọi công việc và hội nghị video là một trong những tính năng quan trọng nhất của Microsoft Teams. Việc lên lịch họp, mời người tham dự, chia sẻ file và dữ liệu, tiến hành họp nhóm và trò chuyện với cá nhân hoặc nhóm được thực hiện thật đơn giản. Không giống như nhiều ứng dụng gọi video khác, với MS Teams, bạn cũng có thể gửi tin nhắn thoại hoặc thư thoại trong trường hợp không có người trả lời trong cuộc gọi.

Tích hợp liền mạch với Microsoft Office cũng là một điểm cộng lớn cho Microsoft Teams, vì quy trình công việc có thể được khép kín thông qua khả năng cộng tác thời gian thực trên chính ứng dụng. Ứng dụng có khả năng tùy chỉnh cao và cho phép người dùng tích hợp một số ứng dụng và chương trình mạng xã hội, giúp dễ dàng truy cập các chức năng khác nhau từ một ứng dụng duy nhất.

Microsoft Teams hoạt động như một môi trường làm việc - gần giống như một văn phòng vật lý - nơi mọi thứ đều có sẵn để tạo ra hiệu quả cao. Người dùng cũng có thể sử dụng tính năng chia sẻ màn hình để tương tác trong thời gian thực và mô phỏng môi trường làm việc ngoại tuyến.

Giao diện MS Teams có 3 tab mặc định cho mọi kênh: Conversation, Files và Wiki. Bạn cũng có thể thêm nhiều tab hơn, bao gồm Excel, OneNote, PDF, Youtube, Trello, v.v... Các tab này nhằm nâng cao năng suất nhưng số lượng tab càng nhiều thì việc điều hướng qua giao diện kênh càng trở nên cồng kềnh. Tuy nhiên, đây là một tính năng tuyệt vời cần có, khác với các chương trình họp trực tuyến khác.

Microsoft Teams cung cấp một trung tâm thực sự để làm việc nhóm. Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI và Delve đều được tích hợp sẵn trong Microsoft Teams, để mọi người có tất cả thông tin và công cụ họ cần trong tầm tay. Được hỗ trợ bởi Microsoft Graph, các dịch vụ thông minh được hiển thị khắp không gian làm việc để giúp xác định mức độ liên quan, khám phá và chia sẻ thông tin. Microsoft Teams cũng được xây dựng trên Office 365 Groups.

Microsoft Teams đầu tư sâu vào các cách để mọi người tùy chỉnh không gian làm việc của mình, với khả năng mở rộng phong phú và những API mở có sẵn ở mức độ khả dụng cao.

Ví dụ, Tabs cung cấp quyền truy cập nhanh vào các tài liệu thường dùng và những dịch vụ đám mây. Microsoft Teams cũng có cũng mô hình trình kết nối - Connector- giống như Exchange, cung cấp thông báo và cập nhật từ các dịch vụ của bên thứ ba như Twitter hoặc GitHub. Hơn nữa, Microsoft Teams còn bao gồm hỗ trợ đầy đủ cho Microsoft Bot Framework để đưa các dịch vụ thông minh của bên thứ nhất và thứ ba vào môi trường nhóm của bạn.

Cuối cùng, Microsoft Teams cung cấp khả năng tuân thủ và bảo mật nâng cao mà khách hàng Office 365 mong đợi. Dữ liệu được mã hóa khi chuyển tiếp và ở trạng thái nghỉ. Giống như tất cả các dịch vụ thương mại của Microsoft, Microsoft Teams có một mô hình hoạt động minh bạch và không truy cập vào dữ liệu khách hàng. Microsoft Teams sẽ hỗ trợ các tiêu chuẩn tuân thủ chính bao gồm EU Model Clauses, ISO 27001, SOC 2, HIPAA, v.v... Và, như bạn mong đợi, Microsoft Teams được sử dụng trong mạng lưới trung tâm dữ liệu toàn cầu quy mô lớn, được cung cấp tự động trong Office 365 và quản lý tập trung, giống như bất kỳ dịch vụ Office 365 nào khác.

Có thể chạy Microsoft Teams ở đâu?

Vì Microsoft Teams chạy trên nhiều hệ điều hành, nên nó cho phép bạn luôn kết nối với mọi người thông qua nhiều thiết bị khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tải xuống và cài đặt chương trình trên Microsoft Windows OS, Android, iPad, iPod Touch, iPhone, v.v... Do đó, cho dù bạn đang sử dụng laptop, máy Mac hay điện thoại thông minh, bạn cũng sẽ có thể tham gia hoặc thiết lập các cuộc họp, nhắn tin cho đồng nghiệp và sử dụng tất cả các tính năng khác có sẵn trong ứng dụng.

Ngoài ra, chương trình nhận được các bản cập nhật thường xuyên, bao gồm nhiều tính năng và chức năng mới. Trong thời gian gần đây, công ty đã giới thiệu một số tính năng mới, bao gồm cả nút ghi âm cuộc gọi. Trong trường hợp gặp bất kỳ vấn đề nào, bạn có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng qua nhiều kênh, bao gồm trò chuyện trực tiếp, email, v.v...

Microsoft Teams có thể gặp vấn đề ở đâu?

Cũng giống như nhiều sản phẩm khác của Microsoft, bao gồm Microsoft Office, giao diện và việc điều hướng của MS Teams hơi rườm rà. Người dùng cần phải đi qua nhiều lớp để đến được file mong muốn hoặc thông tin được lưu trữ. Đây không phải là một giao diện trực quan giúp điều hướng và tìm kiếm dễ dàng nhưng buộc phải làm quen nếu muốn sử dụng công cụ này.

Microsoft Teams chỉ cho phép người dùng kết nối với tài khoản Microsoft, điều này không xảy ra đối với một số đối thủ cạnh tranh như Zoom. Vì vậy, có thêm một rào cản gia nhập, khiến mọi người cảnh giác khi sử dụng phần mềm. Điều này cũng gây khó khăn cho việc tổ chức các cuộc họp với khách hàng bên ngoài, vì có quá nhiều yêu cầu cần nhập và bản thân quá trình đăng ký cũng không dễ dàng.

Nhiều tính năng nâng cao hơn như cuộc gọi theo lịch trình, tích hợp trong ứng dụng độc đáo với những ứng dụng MS Office và các tính năng bảo mật toàn diện, tất cả đều bị thiếu trong phiên bản Microsoft Teams miễn phí. Microsoft Teams cần bạn tạo các nhóm riêng biệt - và mặc dù không có giới hạn về số lượng nhóm bạn có thể tạo, nhưng đây là một lớp được bổ sung mà nhiều người có thể khó điều hướng qua.

Có những gói trả phí nào?

MS Teams cơ bản là miễn phí và người dùng chỉ cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft hoặc Outlook. Sau đó, bạn có thể tiến hành cuộc họp cho tối đa 300 người (hầu hết mọi người không có yêu cầu lớn hơn). Các gói khác bao gồm Office 365 Business Essentials, Office Business Premium và Office 365 E3 (doanh nghiệp), các gói hàng năm cung cấp những tính năng nâng cao như tích hợp tốt hơn, lịch cuộc gọi, thêm dung lượng lưu trữ, tiện ích ghi âm, v.v...

Các lựa chọn thay thế cho MS Teams là gì?

Microsoft Teams có một số đối thủ cạnh tranh trực tiếp như Slack, Zoom, Skype, Webex, Sharepoint, Google Classroom, v.v... Zoom và Microsoft Teams cạnh tranh nhau với vai trò công cụ họp trực tuyến, với ngày càng nhiều người làm việc từ xa dựa vào các chương trình này để họp và cộng tác. Zoom làm tốt hơn trong việc lên lịch họp và không yêu cầu người dùng bên ngoài phải có tài khoản Zoom cụ thể mà họ cần đăng nhập. Vì vậy, các cuộc họp với khách hàng trở nên dễ dàng thông qua việc nhấp vào một liên kết và khởi động các ứng dụng trình duyệt cho Zoom.

Trong khi đó, Teams vượt trội với khả năng tích hợp các ứng dụng và chức năng khác, vì vậy nó không chỉ là một ứng dụng họp trực tuyến mà còn là một môi trường làm việc hoàn chỉnh.

So với Google Classroom, Microsoft Teams chủ yếu thua về yếu tố trợ năng - vì Google được tích hợp rất tốt vào hầu hết các máy Android hoặc máy tính để bàn và cơ hội mọi người sử dụng Google làm tài khoản email chính cũng cao hơn so với Microsoft. Trên MS Teams, việc hoán đổi giữa các nhóm và cộng tác bằng cách sử dụng tính năng tích hợp trong ứng dụng trở nên dễ dàng thực hiện, điều mà Google Classroom còn thiếu. Tuy nhiên, về giao diện và việc điều hướng, Google Classroom có ​​lợi thế hơn MS Teams.

Các đối thủ khác như Slack, Skype (cũng là một sản phẩm của Microsoft) và Webex có các tính năng tương đương với MS Teams, nhưng chức năng mạnh mẽ và rõ ràng của MS Teams khi họp trực tuyến khiến nó giành chiến thắng trước các đối thủ khác.

Microsoft Teams có phải là một lựa chọn tốt không?

Với Microsoft Teams, bạn được đảm bảo về khả năng giao tiếp và cộng tác liền mạch, dễ dàng và không có lỗi. Ngoài ra, ứng dụng còn có giao diện đơn giản, giúp mọi thứ trở nên dễ dàng hơn cho người dùng. Trong số tất cả các lợi ích mà chương trình mang lại, khả năng giao tiếp hiệu quả là yếu tố quan trọng nhất.

Trong thời điểm này, chương trình đã trở thành một phần mềm cần thiết cho những người muốn kết nối, giao tiếp và cộng tác từ xa. Với chương trình này, việc chia sẻ ý tưởng, làm việc trong không gian tập trung và kết nối khi di chuyển trở nên dễ dàng hơn.

Ưu điểm lớn nhất là Microsoft Teams hỗ trợ nhắn tin trực tiếp và cho phép người dùng tương tác riêng tư. Do đó, nếu bạn muốn chia sẻ file hoặc ý tưởng chỉ với một đồng nghiệp, bạn có thể làm như vậy trong một cửa sổ trò chuyện riêng.

Kết luận

MS Teams thực sự là một nền tảng cộng tác trực tuyến hiện đại, giúp bạn dễ dàng làm việc từ xa mà vẫn đạt năng suất cao. Chương trình cung cấp một môi trường làm việc hoàn chỉnh có lợi cho việc cộng tác trong thời gian thực, tích hợp các ứng dụng khác để đạt hiệu quả cao hơn và năng suất cao hơn khi làm việc với các thành viên khác trong nhóm. Mặc dù việc điều hướng có vẻ nặng và cồng kềnh, với một số lớp cần thiết để đạt được chỉ định mong muốn, Microsoft Teams vẫn là một trong những chương trình tốt nhất cho công việc từ xa.