Microsoft Teams

Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams là một ứng dụng giao tiếp, tạo ra một hệ sinh thái dành cho việc họp và trao đổi thông tin trong doanh nghiệp. Công cụ này của Microsoft dành cho những doanh nghiệp lớn và nhỏ, cho phép các công ty tiến hành những cuộc họp trực tuyến với tất cả các tính năng cần thiết để tạo ra một môi trường có lợi cho năng suất. Microsoft Teams có thể được truy cập miễn phí bằng tài khoản cá nhân hoặc thông qua đăng ký trả phí trong Microsoft Office 365 Business.

Cách sử dụng Microsoft Teams

Một người cần có một tài khoản Microsoft trực tuyến để đăng nhập vào môi trường làm việc của Teams. Sử dụng phần mềm, một người có thể tổ chức cuộc họp lên đến 300 người hoặc có thể mời thêm 299 người tham gia. Một số tính năng chính bao gồm tin nhắn dựa trên văn bản, chia sẻ file, họp trực tuyến, bộ nhớ đám mây 2GB và bộ nhớ 10GB để chia sẻ với nhóm.

Một số ứng dụng khác của Microsoft được tích hợp vào Teams và nó đang nhanh chóng trở thành nền tảng hỗ trợ cộng tác trực tuyến, họp và thậm chí là học trực tuyến trong trường học. Tích hợp với Microsoft Office cho phép tạo ra một môi trường làm việc liền mạch cho các cuộc họp và công việc năng suất, với tính năng chia sẻ và phản hồi trên màn hình theo thời gian thực. Người ta có thể thực hiện các cuộc gọi trực tiếp, cũng như các cuộc gọi nhóm.

Bạn có thể sử dụng Microsoft Teams trên máy tính, điện thoại hoặc thông qua ứng dụng web. Tham khảo các hướng dẫn chi tiết của Quantrimang để biết cách sử dụng ứng dụng trên các thiết bị khác nhau:

• Cách sử dụng Microsoft Teams online
• Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams trên điện thoại
• Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams trên máy tính

Các tính năng đáng chú ý của Microsoft Teams

Dễ dàng thực hiện các cuộc gọi công việc và hội nghị video là một trong những tính năng quan trọng nhất của Microsoft Teams. Việc lên lịch họp, mời người tham dự, chia sẻ file và dữ liệu, tiến hành họp nhóm và trò chuyện với cá nhân hoặc nhóm được thực hiện thật đơn giản. Không giống như nhiều ứng dụng gọi video khác, với MS Teams, bạn cũng có thể gửi tin nhắn thoại hoặc thư thoại trong trường hợp không có người trả lời trong cuộc gọi.

Tích hợp liền mạch với Microsoft Office cũng là một điểm cộng lớn cho Microsoft Teams, vì quy trình công việc có thể được khép kín thông qua khả năng cộng tác thời gian thực trên chính ứng dụng. Ứng dụng có khả năng tùy chỉnh cao và cho phép người dùng tích hợp một số ứng dụng và chương trình mạng xã hội, giúp dễ dàng truy cập các chức năng khác nhau từ một ứng dụng duy nhất.

Microsoft Teams hoạt động như một môi trường làm việc - gần giống như một văn phòng vật lý - nơi mọi thứ đều có sẵn để tạo ra hiệu quả cao. Người dùng cũng có thể sử dụng tính năng chia sẻ màn hình để tương tác trong thời gian thực và mô phỏng môi trường làm việc ngoại tuyến.

Giao diện MS Teams có 3 tab mặc định cho mọi kênh: Conversation, Files và Wiki. Bạn cũng có thể thêm nhiều tab hơn, bao gồm Excel, OneNote, PDF, Youtube, Trello, v.v... Các tab này nhằm nâng cao năng suất nhưng số lượng tab càng nhiều thì việc điều hướng qua giao diện kênh càng trở nên cồng kềnh. Tuy nhiên, đây là một tính năng tuyệt vời cần có, khác với các chương trình họp trực tuyến khác.

Microsoft Teams cung cấp một trung tâm thực sự để làm việc nhóm. Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Power BI và Delve đều được tích hợp sẵn trong Microsoft Teams, để mọi người có tất cả thông tin và công cụ họ cần trong tầm tay. Được hỗ trợ bởi Microsoft Graph, các dịch vụ thông minh được hiển thị khắp không gian làm việc để giúp xác định mức độ liên quan, khám phá và chia sẻ thông tin. Microsoft Teams cũng được xây dựng trên Office 365 Groups.

Microsoft Teams đầu tư sâu vào các cách để mọi người tùy chỉnh không gian làm việc của mình, với khả năng mở rộng phong phú và những API mở có sẵn ở mức độ khả dụng cao.

Ví dụ, Tabs cung cấp quyền truy cập nhanh vào các tài liệu thường dùng và những dịch vụ đám mây. Microsoft Teams cũng có cũng mô hình trình kết nối - Connector- giống như Exchange, cung cấp thông báo và cập nhật từ các dịch vụ của bên thứ ba như Twitter hoặc GitHub. Hơn nữa, Microsoft Teams còn bao gồm hỗ trợ đầy đủ cho Microsoft Bot Framework để đưa các dịch vụ thông minh của bên thứ nhất và thứ ba vào môi trường nhóm của bạn.

Cuối cùng, Microsoft Teams cung cấp khả năng tuân thủ và bảo mật nâng cao mà khách hàng Office 365 mong đợi. Dữ liệu được mã hóa khi chuyển tiếp và ở trạng thái nghỉ. Giống như tất cả các dịch vụ thương mại của Microsoft, Microsoft Teams có một mô hình hoạt động minh bạch và không truy cập vào dữ liệu khách hàng. Microsoft Teams sẽ hỗ trợ các tiêu chuẩn tuân thủ chính bao gồm EU Model Clauses, ISO 27001, SOC 2, HIPAA, v.v... Và, như bạn mong đợi, Microsoft Teams được sử dụng trong mạng lưới trung tâm dữ liệu toàn cầu quy mô lớn, được cung cấp tự động trong Office 365 và quản lý tập trung, giống như bất kỳ dịch vụ Office 365 nào khác.

8 tính năng AI hàng đầu trong Microsoft Teams giúp tăng cường hiệu quả làm việc nhóm

Microsoft Teams được tích hợp nhiều tính năng AI, được thiết kế để tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và đơn giản hóa quá trình làm việc nhóm. Từ việc tự động ghi chú cuộc họp đến cải thiện quản lý công việc, các công cụ này đang thay đổi cách thức các nhóm cộng tác với nhau. Dưới đây là tổng quan nhanh về những tính năng nổi bật dựa trên nền tảng AI:

• Ghi chép cuộc họp & Tự động tạo ghi chú: Tự động chuyển đổi nội dung cuộc họp thành văn bản với độ chính xác khoảng 80% và ghi lại các điểm chính.
• Phân công công việc thông minh: Tự động phát hiện các đầu việc cần thực hiện và tạo nhiệm vụ tương ứng.
• Dịch thuật trực tiếp: Cung cấp phụ đề dịch theo thời gian thực với hỗ trợ lên đến 10 ngôn ngữ.
• Gợi ý phản hồi nhanh: Các phản hồi do AI hỗ trợ giúp đẩy nhanh quá trình trao đổi thông tin.
• Tìm kiếm file nâng cao: Tìm kiếm file thông minh hơn, có khả năng hiểu ngữ cảnh.
• Trợ lý ảo (Bot): Tự động hóa các tác vụ như lên lịch họp và thiết lập lời nhắc.
• Số liệu hiệu suất nhóm: Phân tích bằng AI để theo dõi mức độ cộng tác và hiệu quả làm việc.
• Công cụ cải thiện chất lượng âm thanh & video: Sử dụng AI để khử tiếng ồn và nâng cao chất lượng hình ảnh video.
• Công cụ theo dõi tâm trạng & mức độ gắn kết: Phân tích cảm xúc để nắm bắt tình trạng tinh thần của các thành viên trong nhóm.
• Quản lý lịch thông minh: AI hỗ trợ sắp xếp lịch họp và giải quyết các xung đột về thời gian.

Những tính năng này giúp các nhóm tiết kiệm thời gian, giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng. Dù là quản lý công việc, tăng cường giao tiếp hay cải thiện hiệu quả cuộc họp, Microsoft Teams đang dần chuyển mình thành một nền tảng năng suất dựa trên sức mạnh của AI.

1. Ghi chép cuộc họp và Tự động tạo ghi chú

Microsoft Teams sử dụng AI để chuyển đổi lời nói trực tiếp thành văn bản có thể tìm kiếm được với độ chính xác khoảng 80%. Hệ thống ghi lại các cuộc hội thoại theo thời gian thực, bao gồm cả việc xác định người nói và gắn dấu thời gian (timestamp).

Dịch vụ chuyển đổi giọng nói thành văn bản hỗ trợ 41 ngôn ngữ, bao gồm các biến thể tiếng Anh khác nhau (như tiếng Anh Mỹ, Anh, Canada, Ấn Độ và Úc), trở thành công cụ hữu ích cho các nhóm làm việc toàn cầu.

2. Phân công nhiệm vụ thông minh

Microsoft Teams không chỉ hỗ trợ ghi chú cuộc họp mà còn ứng dụng AI để đơn giản hóa việc quản lý nhiệm vụ. Chẳng hạn, với Copilot for Sales, Teams có thể quét các cuộc hội thoại trong kênh để xác định những đầu việc cần thực hiện, sau đó tự động tạo nhiệm vụ trong Planner để các thành viên trong nhóm triển khai.

AI trong Teams còn giúp tối ưu hóa việc lên lịch họp bằng cách phân tích thời gian rảnh và tùy chọn của những người tham gia. Điều này giúp giảm bớt các bước trao đổi qua lại, từ đó theo dõi dự án và thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo một cách hiệu quả hơn.

3. Tính năng dịch trực tiếp

Microsoft Teams đã bổ sung tính năng dịch trực tiếp vào danh mục các công cụ hỗ trợ bởi AI, bên cạnh những tính năng như tự động ghi chép nội dung cuộc họp và phân công nhiệm vụ thông minh. Tính năng này hỗ trợ các nhóm làm việc toàn cầu giao tiếp hiệu quả hơn thông qua việc cung cấp phụ đề dịch theo thời gian thực trong các cuộc họp.

Để đạt kết quả tốt hơn nữa, bạn có thể tùy chỉnh hệ thống AI bằng các thuật ngữ chuyên môn và những cụm từ thường dùng trong tổ chức của mình.

4. Gợi ý phản hồi nhanh

Microsoft Teams tích hợp tính năng phản hồi nhanh dựa trên AI, cung cấp các tùy chọn trả lời phù hợp với ngữ cảnh ngay phía trên khung soạn thảo tin nhắn. Công cụ này tận dụng các tính năng AI sẵn có của Teams để đẩy nhanh tốc độ giao tiếp hàng ngày.

5. Tìm kiếm file nâng cao

Microsoft Teams sử dụng AI để đơn giản hóa cách các nhóm tìm kiếm và truy cập thông tin. Bằng cách phân tích cả nội dung lẫn hành vi người dùng, Teams giúp việc tìm kiếm file trở nên nhanh chóng và trực quan hơn.

Giao diện tìm kiếm được cập nhật bao gồm 4 tab chính – All, Messages, People và Files – giúp việc điều hướng trở nên đơn giản và rõ ràng. Nhờ công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên, AI có thể hiểu được ý định của người dùng, từ đó mang lại kết quả chính xác hơn.

6. Trợ lý Bot trên Teams

Các trợ lý bot trên Teams đưa quy trình tự động hóa công việc lên một tầm cao mới; không chỉ dừng lại ở việc chuyển đổi giọng nói thành văn bản bằng AI hay tự động hóa các tác vụ đơn thuần, chúng còn giúp nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc.

Những bot này đảm nhận các công việc thường nhật và cung cấp sự hỗ trợ tức thì, giúp những hoạt động hàng ngày diễn ra trôi chảy hơn, đồng thời giải phóng thời gian để nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

7. Chỉ số hiệu suất nhóm

Các công cụ phân tích dựa trên AI của Microsoft Teams cung cấp thông tin chi tiết về sự cộng tác và hiệu suất, giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt nhằm cải thiện năng suất cũng như mức độ gắn kết của đội ngũ.

Tính năng Intelligent Recap trong Teams Premium tạo ra bước đột phá trong cách các tổ chức đánh giá hiệu quả làm việc của nhóm. Tính năng này phân tích các cuộc họp, hoạt động giao tiếp và cộng tác để đưa ra những thông tin hữu ích, có thể áp dụng ngay vào thực tế. 

8. Quản lý lịch thông minh

Microsoft Teams sử dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) để tối ưu hóa việc quản lý lịch bằng cách phân tích thời gian rảnh, các tùy chọn ưu tiên và lịch sử họp. Hệ thống này tự động xử lý các xung đột về thời gian và sắp xếp các cuộc họp vào những thời điểm thuận tiện nhất mà không cần sự can thiệp thủ công.

Có thể chạy Microsoft Teams ở đâu?

Vì Microsoft Teams chạy trên nhiều hệ điều hành, nên nó cho phép bạn luôn kết nối với mọi người thông qua nhiều thiết bị khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tải xuống và cài đặt chương trình trên Microsoft Windows OS, Android, iPad, iPod Touch, iPhone, v.v... Do đó, cho dù bạn đang sử dụng laptop, máy Mac hay điện thoại thông minh, bạn cũng sẽ có thể tham gia hoặc thiết lập các cuộc họp, nhắn tin cho đồng nghiệp và sử dụng tất cả các tính năng khác có sẵn trong ứng dụng.

Ngoài ra, chương trình nhận được các bản cập nhật thường xuyên, bao gồm nhiều tính năng và chức năng mới. Trong thời gian gần đây, công ty đã giới thiệu một số tính năng mới, bao gồm cả nút ghi âm cuộc gọi. Trong trường hợp gặp bất kỳ vấn đề nào, bạn có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng qua nhiều kênh, bao gồm trò chuyện trực tiếp, email, v.v...

Microsoft Teams có thể gặp vấn đề ở đâu?

Cũng giống như nhiều sản phẩm khác của Microsoft, bao gồm Microsoft Office, giao diện và việc điều hướng của MS Teams hơi rườm rà. Người dùng cần phải đi qua nhiều lớp để đến được file mong muốn hoặc thông tin được lưu trữ. Đây không phải là một giao diện trực quan giúp điều hướng và tìm kiếm dễ dàng nhưng buộc phải làm quen nếu muốn sử dụng công cụ này.

Microsoft Teams chỉ cho phép người dùng kết nối với tài khoản Microsoft, điều này không xảy ra đối với một số đối thủ cạnh tranh như Zoom. Vì vậy, có thêm một rào cản gia nhập, khiến mọi người cảnh giác khi sử dụng phần mềm. Điều này cũng gây khó khăn cho việc tổ chức các cuộc họp với khách hàng bên ngoài, vì có quá nhiều yêu cầu cần nhập và bản thân quá trình đăng ký cũng không dễ dàng.

Nhiều tính năng nâng cao hơn như cuộc gọi theo lịch trình, tích hợp trong ứng dụng độc đáo với những ứng dụng MS Office và các tính năng bảo mật toàn diện, tất cả đều bị thiếu trong phiên bản Microsoft Teams miễn phí. Microsoft Teams cần bạn tạo các nhóm riêng biệt - và mặc dù không có giới hạn về số lượng nhóm bạn có thể tạo, nhưng đây là một lớp được bổ sung mà nhiều người có thể khó điều hướng qua.

Có những gói trả phí nào?

MS Teams cơ bản là miễn phí và người dùng chỉ cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft hoặc Outlook. Sau đó, bạn có thể tiến hành cuộc họp cho tối đa 300 người (hầu hết mọi người không có yêu cầu lớn hơn). Các gói khác bao gồm Office 365 Business Essentials, Office Business Premium và Office 365 E3 (doanh nghiệp), các gói hàng năm cung cấp những tính năng nâng cao như tích hợp tốt hơn, lịch cuộc gọi, thêm dung lượng lưu trữ, tiện ích ghi âm, v.v...

Các lựa chọn thay thế cho MS Teams là gì?

Microsoft Teams có một số đối thủ cạnh tranh trực tiếp như Slack, Zoom, Skype, Webex, Sharepoint, Google Classroom, v.v... Zoom và Microsoft Teams cạnh tranh nhau với vai trò công cụ họp trực tuyến, với ngày càng nhiều người làm việc từ xa dựa vào các chương trình này để họp và cộng tác. Zoom làm tốt hơn trong việc lên lịch họp và không yêu cầu người dùng bên ngoài phải có tài khoản Zoom cụ thể mà họ cần đăng nhập. Vì vậy, các cuộc họp với khách hàng trở nên dễ dàng thông qua việc nhấp vào một liên kết và khởi động các ứng dụng trình duyệt cho Zoom.

Trong khi đó, Teams vượt trội với khả năng tích hợp các ứng dụng và chức năng khác, vì vậy nó không chỉ là một ứng dụng họp trực tuyến mà còn là một môi trường làm việc hoàn chỉnh.

So với Google Classroom, Microsoft Teams chủ yếu thua về yếu tố trợ năng - vì Google được tích hợp rất tốt vào hầu hết các máy Android hoặc máy tính để bàn và cơ hội mọi người sử dụng Google làm tài khoản email chính cũng cao hơn so với Microsoft. Trên MS Teams, việc hoán đổi giữa các nhóm và cộng tác bằng cách sử dụng tính năng tích hợp trong ứng dụng trở nên dễ dàng thực hiện, điều mà Google Classroom còn thiếu. Tuy nhiên, về giao diện và việc điều hướng, Google Classroom có ​​lợi thế hơn MS Teams.

Các đối thủ khác như Slack, Skype (cũng là một sản phẩm của Microsoft) và Webex có các tính năng tương đương với MS Teams, nhưng chức năng mạnh mẽ và rõ ràng của MS Teams khi họp trực tuyến khiến nó giành chiến thắng trước các đối thủ khác.

Microsoft Teams có phải là một lựa chọn tốt không?

Với Microsoft Teams, bạn được đảm bảo về khả năng giao tiếp và cộng tác liền mạch, dễ dàng và không có lỗi. Ngoài ra, ứng dụng còn có giao diện đơn giản, giúp mọi thứ trở nên dễ dàng hơn cho người dùng. Trong số tất cả các lợi ích mà chương trình mang lại, khả năng giao tiếp hiệu quả là yếu tố quan trọng nhất.

Trong thời điểm này, chương trình đã trở thành một phần mềm cần thiết cho những người muốn kết nối, giao tiếp và cộng tác từ xa. Với chương trình này, việc chia sẻ ý tưởng, làm việc trong không gian tập trung và kết nối khi di chuyển trở nên dễ dàng hơn.

Ưu điểm lớn nhất là Microsoft Teams hỗ trợ nhắn tin trực tiếp và cho phép người dùng tương tác riêng tư. Do đó, nếu bạn muốn chia sẻ file hoặc ý tưởng chỉ với một đồng nghiệp, bạn có thể làm như vậy trong một cửa sổ trò chuyện riêng.

Kết luận

MS Teams thực sự là một nền tảng cộng tác trực tuyến hiện đại, giúp bạn dễ dàng làm việc từ xa mà vẫn đạt năng suất cao. Chương trình cung cấp một môi trường làm việc hoàn chỉnh có lợi cho việc cộng tác trong thời gian thực, tích hợp các ứng dụng khác để đạt hiệu quả cao hơn và năng suất cao hơn khi làm việc với các thành viên khác trong nhóm. Mặc dù việc điều hướng có vẻ nặng và cồng kềnh, với một số lớp cần thiết để đạt được chỉ định mong muốn, Microsoft Teams vẫn là một trong những chương trình tốt nhất cho công việc từ xa.