4 lý do ứng dụng theo dõi thời gian thực sự vô bổ

Các ứng dụng theo dõi thời gian thường được quảng cáo như những công cụ năng suất thiết yếu giúp bạn tận dụng tối đa từng phút. Chúng hứa hẹn hiệu quả, cấu trúc và quản lý thời gian tốt hơn, giúp bạn dễ dàng hiểu được lý do tại sao nhiều người tìm đến chúng để tối ưu hóa ngày làm việc của họ.

Tuy nhiên, những ứng dụng này đôi khi có thể có tác dụng ngược lại.

1. Nghịch lý năng suất

Các ứng dụng theo dõi thời gian được thiết kế để giúp bạn hợp lý hóa ngày làm việc của mình, nhưng lời hứa tối ưu hóa của chúng có thể biến thành một vòng lặp ngốn thời gian cấu hình và bảo trì vô tận. Chính những công cụ được thiết kế để giúp bạn làm việc thông minh hơn có thể tiêu tốn nhiều thời gian và sự chú ý hơn là những gì chúng tiết kiệm được.

Toggl Track và các công cụ theo dõi thời gian tương tự hóa ra lại không phải là giải pháp năng suất như chúng thường được quảng cáo. Những gì bắt đầu như một nỗ lực để tối ưu hóa ngày làm việc của bạn có thể nhanh chóng trở thành một vòng xoáy ngốn thời gian cấu hình và chuyển đổi ngữ cảnh vô tận.

2. Việc thiết lập tốn nhiều thời gian

Bắt đầu sử dụng các ứng dụng theo dõi thời gian có vẻ đơn giản, nhưng quá trình thiết lập ban đầu có thể tốn thời gian một cách đáng kinh ngạc.

Nhiều người dùng Toggl Track chắc hẳn cũng biết rằng một trong những tính năng chính của ứng dụng này là đặt bộ hẹn giờ trước khi bắt đầu một nhiệm vụ thông thường trong ngày, nhưng bạn rất dễ quên việc này, đặc biệt khi bạn chuyển nhiệm vụ.

Việc phân loại thủ công, chi tiết các nhiệm vụ và dự án như thế này không bao giờ có kết quả tốt. Có thể mất tới 20 phút cho một chi tiết nhỏ nếu bạn muốn làm cho nó "hoàn hảo". Thật trớ trêu khi dành hàng giờ để cấu hình một ứng dụng được thiết kế để tiết kiệm thời gian.

Thay vì sa lầy vào việc tối ưu hóa thiết lập vô tận, đôi khi một giải pháp đơn giản hơn, tương tự có thể hiệu quả hơn, như một danh sách việc cần làm trên giấy hoặc ghi chú dán.

3. Việc tuân thủ trở thành một nhiệm vụ mệt mỏi

Các ứng dụng theo dõi thời gian thường yêu cầu phải tuân thủ liên tục, về cơ bản là giao nhiệm vụ cho bạn sau nửa đêm và gộp chúng thành một đội quân phát triển theo cấp số nhân cần giải quyết trong suốt một ngày vốn đã bận rộn.

Điều này khiến bạn lo lắng và có thể bắt đầu làm bạn mất tập trung khỏi công việc thực tế mà mình cần phải hoàn thành.

Toggl yêu cầu bạn phải liên tục nhận thức được thời gian của mình và áp lực phải hoàn thành chính xác dẫn đến việc phải liên tục ghi nhật ký và chỉnh sửa trong ứng dụng. Quên theo dõi một nhiệm vụ có nghĩa là phải dành thêm thời gian để điều chỉnh các mục nhập khác sau đó.

Gánh nặng tinh thần khi theo dõi từng phút có thể phản tác dụng. Trong những trường hợp này, việc giải quyết từng phần trong danh sách việc cần làm có xu hướng hiệu quả hơn là theo dõi tỉ mỉ thời gian hoàn thành chúng.

4. Cảnh báo có thể phản tác dụng

Một trong những nhược điểm lớn nhất khi sử dụng các ứng dụng như Toggl Track là sự gián đoạn mà chúng gây ra. Đối với những người muốn đắm chìm trong việc sáng tạo, thì đây là một sự ảnh hưởng đến năng suất rất lớn.

Việc liên tục nhận được thông báo và cửa sổ pop-up từ các ứng dụng này có thể gây hại nhiều hơn là có lợi. Đặc biệt là đối với những người sáng tạo dựa vào các cửa sổ tập trung không bị gián đoạn. Nhu cầu chuyển đổi giữa ứng dụng và nhiệm vụ của bạn dẫn đến tình trạng mệt mỏi khi chuyển đổi ngữ cảnh, điều này có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất của bạn.

Cuối cùng thì việc tin tưởng bản thân để duy trì năng suất có thể hiệu quả hơn là liên tục theo dõi thời gian bằng một ứng dụng như Toggl. Tuy nhiên, mọi thứ phụ thuộc vào sở thích cá nhân.

Mặc dù các ứng dụng theo dõi thời gian chắc chắn có thể hữu ích với một số người, nhưng chúng không phù hợp với tất cả. Đối với những người dễ bị sa lầy vào các chi tiết, những công cụ tiện lợi này có thể biến một pha tự hủy. Biết những gì bạn không thích là một yếu tố quan trọng trong việc tìm ra những gì bạn thích.