11 mẹo hay nhất để bắt đầu với Microsoft Loop

Microsoft Loop cuối cùng cũng có sẵn trong bản xem trước công khai trong tháng này. Loop là giải pháp cơ sở dữ liệu và cộng tác thời đại mới của Microsoft với trình chỉnh sửa kéo và thả hiện đại và trực quan, tương tự như Notion.

Loop nhằm mục đích làm cho việc cộng tác trở nên hiệu quả hơn bằng cách phối hợp tất cả các nhiệm vụ, tài liệu và nhóm. Quan trọng nhất Loop là một ứng dụng dựa trên web. Ngoài ra, ứng dụng di động Loop có sẵn cho Android trong khi Loop cho iOS vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm beta. Dưới đây là tổng hợp các mẹo giúp bạn bắt đầu với Microsoft Loop.

Microsoft Loop là gì?

Microsoft Loop tập hợp các ghi chú, nhiệm vụ, dự án và tài liệu của bạn lại với nhau. Bạn có thể tạo không gian làm việc, thêm trang và chia sẻ chúng với các thành viên trong nhóm để cộng tác liền mạch. Phần tốt nhất là bạn không cần phải chuyển đổi giữa những ứng dụng khác nhau để kiểm tra các tác vụ, nội dung và cập nhật dự án.

Nếu đã từng sử dụng các phần mềm như Notion và Coda trước đây, bạn sẽ thấy việc sử dụng Microsoft Loop rất dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn là người hâm mộ Evernote, Trello và Asana, thì việc làm quen với Loop có thể mất một chút thời gian.

11 mẹo hay nhất để bắt đầu với Microsoft Loop

1. Tạo không gian làm việc và quản lý trang

Việc tổ chức nội dung hơi khác một chút trên Microsoft Loop vì nó có xu hướng tập trung vào quá trình đồng sáng tạo và cộng tác. Trước tiên, bạn cần tạo một không gian làm việc và thêm các trang vào đó. Bạn cũng có thể thêm các trang con vào một trang chính để quản lý tốt hơn.

Bước 1: Truy cập trang chủ Microsoft Loop và đăng nhập bằng chi tiết tài khoản Microsoft của bạn.

Bước 2: Nhấp vào biểu tượng + ở góc trên bên phải.

Bước 3: Bạn có thể thêm ảnh bìa, biểu tượng cảm xúc và tiêu đề. Nhấn Create.

Bước 4: Chuyển đến không gian làm việc của bạn và chọn + từ thanh bên trái để thêm trang mới. Bạn có thể thêm biểu tượng và trang bìa cho mỗi trang để phân biệt tốt hơn.

Bước 5: Nhấp chuột phải vào menu ba chấm ngang bên cạnh một trang và chọn New subpage để thêm trang con.

Ví dụ, nếu bạn tạo lộ trình công ty cho năm 2023, bạn có thể đặt tên trang mới là 2023 và thêm các tháng làm trang con.

2. Khám phá các tùy chọn chỉnh sửa văn bản

Microsoft Loop không đi kèm với thanh công cụ tiêu chuẩn như OneNote hoặc Word. Nó được ẩn trong lệnh /. Bạn có thể nhập / và thêm tiêu đề, bảng, checklist, danh sách dấu đầu dòng, danh sách số và dấu phân cách.

Nếu bạn muốn có nhiều tùy chọn hơn, hãy chọn văn bản hoặc đoạn văn và nhấp chuột phải vào nó. Bạn có thể thêm các hiệu ứng in đậm, in nghiêng, gạch chân và thay đổi văn bản cũng như màu nền.

3. Kiểm tra các template Microsoft Loop

Bạn không cần tạo trang từ đầu trong Microsoft Loop. Bạn có thể khám phá một số template có sẵn để bắt đầu nhanh chóng. Microsoft cung cấp 10 template để lựa chọn. Bạn thậm chí có thể xóa nội dung template và giữ thông tin liên quan trên trang, chẳng hạn như bảng và đầu đề. So với các template Notion, lựa chọn hiện tại trong Microsoft Loop khá hạn chế.

4. Ghi lại ý tưởng

Microsoft Loop đi kèm với phần Ideas chuyên dụng để nhanh chóng ghi lại các ý tưởng. Bạn có thể mở menu Ideas và thêm các trang cũng như trang con vào đó. Sau này, bạn luôn có thể di chuyển các trang từ Ideas sang không gian làm việc trong Loop.

5. Sử dụng dark theme trong Microsoft Loop

Loop đi kèm với khả năng kích hoạt dark theme để giảm mỏi mắt.

Bước 1: Nhấp vào menu ba chấm ngang ở góc trên cùng bên phải và mở Settings.

Bước 2: Chọn Dark theme.

6. Thêm nhận xét và chia sẻ phản ứng

Bạn có thể thêm nhận xét và chia sẻ phản ứng (reaction) đối với bất kỳ nội dung nào trên trang. Điều đó ngăn việc tạo một trang riêng biệt hoặc liên kết với nhau, trong khi vẫn giữ tất cả các phản ứng và nhận xét có liên quan trong một trang.

Bước 1: Chọn bất kỳ nội dung nào trên một trang và nhấp vào biểu tượng nhận xét (bong bóng trò chuyện) nhỏ.

Bước 2: Chọn bình luận và nhập câu trả lời của bạn. Bạn cũng có thể thêm phản ứng trên trang.

Bước 3: Hơn nữa, thành viên nhóm có thể mở rộng nhận xét và thêm câu trả lời cho nhận xét đó để tạo cuộc trò chuyện theo chuỗi.

7. Tạo Loop Component

Loop Component là một add-on tiện dụng khác của Microsoft. Bạn có thể tạo một Loop Component và chia sẻ cùng một nội dung trên các trang khác. Khi bạn chỉnh sửa các thành phần đó, Loop sẽ thực hiện các thay đổi đối với tất cả nội dung. Bạn cũng có thể chia sẻ các Loop Component trên ứng dụng Microsoft 365.

Bước 1: Mở trang Loop và nhấn Share ở góc trên cùng bên phải. Nhấp vào Loop Component. Ứng dụng tạo ra một liên kết để chia sẻ.

Bước 2: Dán liên kết trên Microsoft Teams hoặc trang Loop khác.

Bước 3: Nếu muốn chia sẻ nội dung cụ thể, hãy chọn và nhấp chuột phải vào nội dung đó.

Bước 4: Chọn Create Loop component và sao chép liên kết.

Microsoft có kế hoạch hỗ trợ các Loop Component trên Teams, Word, OneNote và các ứng dụng Microsoft 365 khác trong tương lai.

8. Kiểm tra lịch sử phiên bản

Bạn luôn có thể kiểm tra lịch sử phiên bản của một trang và hoàn nguyên các thay đổi hoặc khôi phục trang cũ. Bạn có thể nhấp vào menu ba chấm ở trên cùng và chọn Version History.

9. Thêm bảng và thay đổi loại cột

Các bảng nhận được một cuộc đại tu lớn trong Loop. Bạn có thể thêm bảng bằng lệnh / và thay đổi loại cột theo sở thích của mình. Chỉ cần mở rộng menu cột và thay đổi loại cột thành văn bản, số, ngày, người, biểu quyết hoặc nhãn.

Bạn cũng có thể thêm một số cơ sở dữ liệu sẵn sàng sử dụng, chẳng hạn như danh sách nhiệm vụ, bảng biểu quyết hoặc trình theo dõi tiến trình.

10. Chia sẻ không gian làm việc hoặc trang Microsoft Loop

Bạn có thể chia sẻ toàn bộ không gian làm việc của Loop hoặc một trang cụ thể (và các trang con).

Bước 1: Mở bất kỳ trang nào trong Microsoft Loop và nhấp vào Share.

Bước 2: Nhấn vào Workspace và mời tối đa 50 thành viên.

Bước 3: Bạn cũng có thể chia sẻ liên kết trang và thiết lập quyền chỉnh sửa.

Loop cho phép bạn thêm mật khẩu và ngày hết hạn để ngăn truy cập trái phép vào một trang.

11. Tạo shortcut ứng dụng Microsoft Loop

Mặc dù Microsoft Loop chỉ khả dụng trên web nhưng bạn có thể cài đặt một shortcut ứng dụng trên PC hoặc máy Mac của mình. Bạn nên tìm biểu tượng shortcut ứng dụng trong thanh địa chỉ và nhấp vào biểu tượng đó. Chọn Install và truy cập Loop chỉ bằng một cú nhấp chuột từ Taskbar hoặc Mac Dock.