Outlook là gì? Cách sử dụng Outlook cho người mới

Outlook là một trong những email phổ biến hiện nay được nhiều người sử dụng cùng với Gmail,... Ngoài tính năng gửi email thông thường thì Outlook còn sở hữu nhiều tính năng khác như lịch, trình quản lý liên hệ, ghi chú, nhật ký,... Vậy cách sử dụng Outlook cho người mới bắt đầu như nào?

Outlook là gì?

Outlook là dịch vụ email thuộc bộ ứng dụng văn phòng đến từ Microsoft với các chức năng quản lý email, lên lịch, ghi chú, chia sẻ email và lịch với người khác,... Với Outlook, người dùng không chỉ được hỗ trợ trong việc quản lý email mà còn dễ dàng đồng bộ lịch công việc hàng ngày.

Tính năng của Outlook là gì?

Các tính năng cơ bản của Outlook bao gồm gửi nhận email, tìm kiếm email, đồng bộ lịch,...

• Chia sẻ lịch. Người dùng có thể chia sẻ lịch với người khác.
• Tag người trong email: Nếu người dùng nhập @ và tên người dùng khác, Outlook sẽ thêm người đó vào danh sách email để cập tới người dùng đó.
• Lên kế hoạch gửi email: Người dùng có thể viết email trước và chọn thời gian gửi đi.
• Quick Parts: Chức năng này cho phép người dùng sao chép nội dung của một email và chèn vào các tin nhắn sau này. Tính năng này hữu ích khi phải gửi các email tương tự cho nhiều người dùng khác nhau.
• Lời nhắc đính kèm tập tin: Nếu người dùng đề cập đến tệp đính kèm trong email nhưng quên thêm, Outlook sẽ hỏi họ xem họ có muốn thêm tệp đính kèm trước khi gửi không.
• Dọn dẹp cuộc trò chuyện: Xóa tin nhắn đã đọc chỉ để lại những tin nhắn chưa đọc.
• Cập nhật lịch tự động
• Ghi chú : Tạo ghi chú ngắn hoặc quản lý các mục và tệp lớn hơn trong Nhật ký.

Hướng dẫn sử dụng Outlook cho người mới

Thêm tài khoản mới

Bạn mở giao diện Outlook rồi nhấn vào mục File > Add Account để thực hiện thêm tài khoản mới. Lúc này chúng ta nhập địa chỉ email rồi nhấn Connect để kết nối. Sau đó bạn điền mật khẩu để đăng nhập là được.

Gửi, phản hồi email trên Outlook

Trong giao diện trên Outlook bạn nhấn vào nút New Email hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl-N để tạo email mới.

Lúc này hiển thị giao diện để bạn nhập địa chỉ email muốn gửi và nội dung cho email. Sau đó nhấn vào nút Send để gửi email trên Outlook là được. Trong quá trình soạn thư bạn có thể nhấn Attach file và chọn file bạn muốn đính kèm.

Để phản hồi lại email trên Outlook, bạn chỉ cần nhấn vào email đó rồi chọn Reply là được.

Thiết lập trả lời email tự động trên Outlook

Bước 1:

Để thiết lập trả lời email tự động, chúng ta nhấn vào mục File rồi chọn tiếp Automatic Replies.

Bước 2:

Khi đó hiển thị giao diện để thiết lập nội dung trả lời mail tự động. Bạn tích chọn vào mục Send automatic replies rồi tích chọn thời gian muốn gửi email tự động theo ý mình. Bên dưới là giao diện đề điền nội dung email phản hồi lại tự động.

Khi đã thiết lập xong thì bạn nhấn OK để lưu lại là được.

Tìm kiếm email trên Outlook

Để tìm kiếm email trong Outlook thì trước hết bạn nhập tên, chủ đề hoặc cụm từ có trong email mà mình muốn tìm kiếm. Sau đó, sử dụng thêm các tùy chỉnh bên dưới để lọc kết quả tìm kiếm email Outlook được nhanh hơn như All Mailboxes, Current Mailbox, Current Folder, Subfolder, hay All Outlook Items.

Dọn dẹp thư mục Inbox trên Outlook

Khi bạn nhận quá nhiều email thì cần dọn dẹp thư mục Inbox với những email không còn nhu cầu giữ lại. Bạn nhấn vào email mà mình muốn xóa rồi nhấn biểu tượng thùng rác rồi chọn Clean up Conversation.

Quản lý email trên Outlook

Khi bạn nhấn chuột phải vào 1 email sẽ thấy các tag lựa chọn gắn cho email này. Nhấn chuột phải vào email rồi chọn Categorize rồi chọn tag và màu muốn gắn cho email này. Chúng ta có đổi tên cho thẻ tag để hỗ trợ cho việc đọc email của mình.

Để tạo thư mục quản lý email, tại tài khoản email của bạn chúng ta nhấn chuột phải rồi chọn New Folder. Tiếp đến bạn đổi tên cho email này và có thể di chuyển tất cả những email mình muốn vào thư mục đó.

Danh bạ và lên lịch làm việc trên Outlook

Thêm danh bạ

Để thêm liên hệ mới vào Outlook bạn mở email người đó rồi nhấn chuột phải vào email, chọn Add to Outlook Contacts.

Nếu thêm liên hệ mới mà họ chưa từng gửi mail thì bạn nhấn vào biểu tượng hình người rồi chọn New Contact để thêm.

Tạo nhóm liên hệ trên Outlook

Đầu tiên chúng ta nhấn vào biểu tượng hình người rồi cũng nhấn vào New Contact chọn New Contact Group trong danh sách hiển thị. Sau đó chúng ta điền tên cho nhóm liên hệ rồi thêm liên hệ của từng người trong nhóm này.

Lên lịch công việc trong Outlook

Trong giao diện Outlook chọn biểu tượng Tasks ở thanh menu bên trái rồi chọn New Task. Tiếp đến điền đầy đủ nội dung công việc và nhấn Save & Close lưu lại.

Tạp cuộc hẹn trong lịch Outlook

Sử dụng lịch trên Outlook

Nhấn vào biểu tượng lịch ở cạnh trái giao diện. Tiếp đến nhấn vào ngày muốn tạo cuộc hẹn và nhấn New Meeting để thêm cuộc hẹn. Người dùng điền đầy đủ thông tin cho cuộc hẹn.

Chia sẻ lịch trên Outlook

Tại giao diện lịch trên Outlook, bạn nhấn vào mục Calendar > Share Calendar.

Sau đó hiển thị giao diện mới để bạn nhấn Add thêm người muốn chia sẻ lịch. Khi click vào từng người trong danh sách thì bạn điều chỉnh thêm quyền của họ khi nhận được lịch chia sẻ từ bạn.

Nếu chúng ta nhận được lịch chia sẻ từ người khác thì cần nhấn Accept để đồng ý và xem nội dung lịch chia sẻ là gì trong mục Shared Calendars.