6 công cụ lên lịch họp tốt nhất

Tìm thời gian họp phù hợp với mọi người có thể thực sự là một việc đau đầu. Các công cụ lên lịch họp này giúp bạn dễ dàng tìm được những khoảng thời gian chung hoặc chia sẻ thời gian rảnh của mình một cách nhanh chóng.

1. Doodle

Doodle cung cấp các tùy chọn miễn phí và đăng ký để đơn giản hóa việc lên lịch họp, khiến nó trở thành một trong những tùy chọn tốt nhất cho mục đích sử dụng cá nhân và chuyên nghiệp. Công cụ này nổi bật với các tính năng tiện lợi và dễ sử dụng bao gồm:

• Tự động phát hiện múi giờ.
• Đồng bộ với lịch Google, Office 365 và Apple iCloud.
• Gửi thời gian họp được đề xuất để bỏ phiếu.
• Tự động hiển thị thời gian họp tốt nhất dựa trên thời gian rảnh của mọi người.

Để tạo cuộc thăm dò ý kiến ​​Doodle miễn phí, hãy làm theo các bước sau:

• Truy cập trang web của Doodle hoặc tải ứng dụng dành cho iOS hoặc Android.
• Chọn Create a Doodle.
• Nhập thông tin sự kiện (chẳng hạn như tiêu đề, địa điểm, v.v...) và đề xuất thời gian họp.
• Chọn Create and Share.

Nếu tạo tài khoản, bạn có thể đăng ký Doodle Subscription với một trong ba gói thanh toán: Free, Pro và Team. Với Doodle, bạn có thể sắp xếp hợp lý quy trình lên lịch và dễ dàng xác định thời gian họp phù hợp.

2. Google Calendar

Google Calendar nổi trội là ứng dụng lên lịch hàng đầu nhờ giao diện dễ sử dụng và các tính năng tùy chỉnh. Google Calendar, một thành phần của bộ công cụ rộng hơn, tích hợp dễ dàng với các ứng dụng Google khác như Gmail, cung cấp tính linh hoạt về khả năng mở rộng. Ứng dụng này cho phép bạn tạo lịch nhóm, theo dõi tình trạng rảnh rỗi của mọi người, giám sát trạng thái vắng mặt và điều phối thời hạn hiệu quả.

Để lên lịch họp, bạn cần tạo Group Calendar rên trang web hoặc trong ứng dụng. Sau đây là các bước để bắt đầu:

• Khởi chạy Google Calendar trên máy tính xách tay, thiết bị Android hoặc iOS.
• Chọn Other Calendars và Create New Calendar.
• Nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh tên lịch và chọn Settings and Sharing.
• Chọn tùy chọn chia sẻ để chia sẻ lịch.

Đối với một ứng dụng họp đa năng, dễ sử dụng, Google Calendar là một lựa chọn tuyệt vời. Nếu có nhiều cuộc họp sắp tới, hãy cân nhắc các mẹo bổ sung sau để sắp xếp Google Calendar của bạn.

3. Calendly

Calendly là một tùy chọn tuyệt vời khác với các tùy chọn đăng ký miễn phí và cao cấp. Khi bạn thiết lập lịch trình, Calendly sẽ hỏi sở thích về khoảng thời gian của bạn, sau đó sử dụng chúng để xác định tính khả dụng. Người nhận sẽ chọn thời gian họp qua email và sau khi xác nhận, thời gian họp sẽ tự động được thêm vào lịch của bạn.

Các tính năng nổi bật khác của Calendly bao gồm:

• Tích hợp với Google, Outlook, Microsoft Office và iCloud.
• Thời gian giữa các cuộc họp để phù hợp với giờ làm thêm.
• Tự động điều chỉnh chênh lệch múi giờ để xác định tính khả dụng.
• Lên lịch họp trực tiếp.
• Theo dõi tỷ lệ vắng mặt của mỗi cuộc họp.

Calendly cung cấp giải pháp lập lịch linh hoạt với các tính năng được thiết kế để hợp lý hóa quy trình và tăng năng suất.

4. StrawPoll

StrawPoll là công cụ không cần đăng ký để tạo nhiều cuộc thăm dò ý kiến, nhưng người tạo ra nó đặc biệt tự hào về khả năng lên lịch họp nhanh chóng và hiệu quả. StrawPoll được đánh giá cao là công cụ lên lịch họp trực tuyến nhanh chóng, đặc biệt là khi lên lịch với nhiều người.

Với StrawPoll, bạn có thể:

• Đặt ngày kết thúc và chỉ định người có thể sửa đổi phiếu bầu sau khi cuộc thăm dò ý kiến ​​được gửi đi, nếu cần.
• Nhanh chóng chọn nhiều khung thời gian chỉ bằng một cú nhấp chuột, tiết kiệm thời gian trong quá trình lên lịch.
• Truy cập các video demo để xem trang web hoạt động như thế nào và trải nghiệm bỏ phiếu trực tiếp trước khi tạo cuộc thăm dò ý kiến ​​của riêng bạn. Ví dụ, bạn có thể xem bản demo về nhân viên StrawPoll chọn ngày tổ chức tiệc.
• Xem kết quả cuối cùng trong một bảng rõ ràng và dễ đọc.

Để bắt đầu, chỉ cần chọn Create a Poll ​​trong StrawPoll và thêm thông tin chi tiết về cuộc họp; cuộc thăm dò ý kiến ​​sau đó sẽ hoàn tất. Trong cài đặt nâng cao, bạn cũng có thể đặt cuộc thăm dò ý kiến ​​ở chế độ riêng tư bằng liên kết trực tiếp, cho phép trả lời "nếu cần" và ẩn những người tham gia khỏi nhau.

5. Rally

Rally cung cấp một nền tảng tuyệt vời để sử dụng trên điện thoại, với tư cách là người tạo và người nhận. Công cụ lập lịch miễn phí, mã nguồn mở, không có quảng cáo này không yêu cầu đăng ký và có thể chạy trên máy chủ để bảo mật.

Để bắt đầu, chỉ cần nhập thông tin chi tiết về cuộc họp như tên, địa điểm, mô tả và ngày. Thêm các khoảng thời gian (lý tưởng cho chế độ xem theo tuần) hoặc giữ nguyên cả ngày (lý tưởng cho chế độ xem theo tháng), cung cấp tên và email để nhận thông tin chi tiết về đăng nhập của admin, sau đó chia sẻ liên kết với những người khác. Rally cũng cho phép người tạo cuộc thăm dò ý kiến ​​cập nhật thông tin chi tiết hoặc tùy chọn nếu cần, cho phép bỏ phiếu lại mà không cần liên kết mới.

Là người nhận, bạn sẽ thấy 3 tùy chọn phản hồi cho thời gian họp: Yes (màu xanh lá cây), If Need Be (màu vàng) và No (màu xám). Sau khi mọi người đã phản hồi, kết quả sẽ xuất hiện trong một bảng đơn giản. Người tham gia cũng có thể để lại bình luận và thêm tên của họ để xác định, không cần đăng ký. Để xem kết quả, bạn có thể xuất tất cả dữ liệu dưới dạng file CSV. Điều này giúp phân tích phản hồi trong bảng tính dễ dàng hơn.

6. ZCal

Sứ mệnh của ZCal dường như là loại bỏ Calendly khỏi hoạt động kinh doanh vì nó cung cấp các tính năng quan trọng nhất của Calendly miễn phí. Nhà sản xuất cũng đã nói rõ rằng nó sẽ luôn miễn phí 100% mãi mãi và không có quảng cáo.

ZCal hoạt động với cả lịch Google và Microsoft. Khi tạo lời mời ZCal, bạn có thể thêm tên, vị trí (hoặc liên kết họp trực tuyến), mô tả, ảnh bìa, v.v...

Các tính năng bổ sung của ZCal bao gồm:

• Khả năng tạo các loại cuộc họp khác nhau, lên lịch 1-1, nhóm, thăm dò ý kiến ​​cuộc họp, v.v...
• Cá nhân hóa nếu bạn đăng ký và tạo profile. Điều này bao gồm tạo tiểu sử và thêm liên kết đến tài khoản LinkedIn và Twitter của bạn.
• Bạn có thể ghi lại video chào mừng trên ZCal để khuyến khích những người tham gia tham gia cuộc họp.

Khi chọn nền tảng, hãy cân nhắc sở thích của người nhận - một số người có thể tránh các cuộc thăm dò ý kiến ​​yêu cầu đăng ký, trong khi những người khác có thể đánh giá cao các tính năng linh hoạt. Lưu ý điều này, bạn sẽ thấy các công cụ lập lịch trình này giúp việc tổ chức các cuộc họp của bạn dễ dàng hơn nhiều.