5 công cụ và thủ thuật dành cho Google Calendar

Quản Trị Mạng - Rất nhiều người trong chúng ta có thể gặp rắc rối nếu không có lịch làm việc. Đây là nơi chúng ta lên lịch cho các cuộc hẹn, ghi nhớ một cuộc gặp gỡ và đặt thời gian cho một dự án. Thiếu các công cụ thích hợp, quản lý một lịch làm việc sẽ khiến bạn đau đầu.

Trong khi ứng dụng Calendar của Google có rất nhiều tính năng nổi tiếng nhằm “giảm tải” cho việc lên kế hoạch – tích hợp với các lịch làm việc khác, khả năng truy cập di động và chia sẻ lịch – vẫn còn rất nhiều công cụ tiện ích khác cũng như thủ thuật hay bạn có thể chưa biết tới. Hãy theo dõi để biết được cách các tính năng này có thể giúp bạn giảm thời gian lên lịch đồng thời tăng năng suất làm việc.

1. Học phím tắt

Phím tắt có thể là “cứu cánh” tiết kiệm thời gian nếu bạn sử dụng đúng. Cũng giống với phím tắt của Gmail, Google Calendar cũng có phím tắt riêng được thiết kế nhằm giúp bạn chuyển nhanh qua các lịch họp, hiển thị các cuộc hẹn và quản lý sự kiện.

Để xem toàn bộ danh sách của phím tắt, mở Google Calendar và nhấn lệnh Command-/ hoặc kiểm tra trên trang web của Google. Dưới đây là 6 phím tắt thường được sử dụng nhất:

Tạo một sự kiện: Nhấn C

Chuyển để hiển thị lịch của ngày hôm nay: Nhấn T

Hiển thị lịch theo thế độ ngày (Day View): Nhấn 1 hoặc D

Hiển thị lịch theo thế độ tuần (Week View): Nhấn 2 hoặc W

Hiển thị lịch theo thế độ tháng (Month View): Nhấn 3 hoặc M

Mở cài đặt lịch: Nhấn

Nhấn Command-/ để xem một danh sách các shortcut có thể sử dụng trong Google Calendar.

2. Tự động từ chối hẹn gặp

Nếu sắp có chuyến đi du lịch hoặc biết chắc rằng mình có một cuộc hẹn ưu tiên hàng đầu, chắc chắn bạn sẽ thấy thích công cụ Automatically Declining Events trong Google Calendar Labs. Để bật tính năng này, kích vào icon hình bánh răng ở trên cùng bên phải của màn hình và chọn Labs. Tìm Automatically Declining Events trong danh sách và kích vào nút Enable ngay bên cạnh đó. Sau đó, kích vào Save ở cuối trang.

Tính năng này cho phép chặn thời gian trong lịch khi biết được chắc chắn bạn sẽ bận. Khi ai đó gửi một lời mời về sự kiện trong khoảng thời gian này, Google Calendar sẽ tự động từ chối nó.

3. Dễ dàng lên lại lịch cho các sự kiện

Lên lịch cho một cuộc hẹn hoặc sự kiện trong cùng lúc có thể khiến mọi người khó chịu. Một tính năng tiện ích trong Google Calendar có khả năng khiến quá trình này trở lên dễ dàng hơn là Smart Rescheduler. Đây là công cụ có thể giúp bạn lên lịch lại một sự kiện bằng cách phân tích lịch của mọi người, đánh giá mâu thuẫn, giành phòng họp và cung cấp thời gian hẹn tốt nhất.

Để sử dụng tính năng này, kích vào icon hình bánh răng ở trên cùng bên phải của màn hình và chọn Labs. Kích tiếp vào Enable nằm ngay bên cạnh Smart Recheduler, rồi kích Save ở cuối trang. Một khi đã kích hoạt Smart Rescheduler, chọn một sự kiện bạn muốn lên lịch lại và kích vào Find a new time. Sau đó, bạn sẽ thấy một danh sách thời gian có thể cho cuộc hẹn và phòng họp thay thế ngay cạnh đó.

Người dùng có thể lọc kết quả bằng cách đánh dấu những người tham dự, thay đổi thời gian họp, loại bỏ một số mâu thuẫn hoặc xác định thời gian sớm nhất và muộn nhất. Kết quả sẽ cập nhật và thể hiện các yêu cầu mới của bạn.

4. Thêm đính kèm cho sự kiện

Bạn cần chia sẻ một tài liệu với những người tham dự cuộc họp? Truy cập vào mục Labs của tài khoản Google calendar bằng cách chọn Labs từ icon hình bánh răng ở trên cùng bên phải của trang. Cuộn chuột xuống Event Attachments và kích vào Enable để kích hoạt nó. Sau đó, kích vào Save để lưu lại.

Thẻ Event attachments là một tính năng thử nghiệm cho phép bạn đính kèm một dữ liệu Google, bảng tính Excel hoặc bài thuyết trình vào sự kiện. Hoặc, bạn cũng có thể đăng tải một file từ máy tính. Hãy nhớ rằng nếu đang chia sẻ một dữ liệu Google, bạn cần phải phân quyền truy cập để mở nó trước khi chia sẻ.

Một khi kích hoạt thẻ Event Attachments, một đường link Add Attachment sẽ xuất hiện dưới mục miêu tả của sự kiện. Kích vào đó để tìm duyệt tới file Goole Docs hoặc đăng tải một file từ máy tính.

5. Thêm sự kiện vào Google Calendar qua SMS

Thêm sự kiện vào tài khoản Google Calendar của bạn bằng cách gửi tin nhắn SMS với chiếc điện thoại di động.

Nếu đang ở sân bay và quên lên lịch cho một cuộc hẹn vào trong tài khoản Google Calendar hoặc không có được dịch vụ mạng Internet tốt, đừng lo lắng quá: Bạn vẫn có thể thêm các sự kiện qua điện thoại di động chỉ với một vài bước đơn giản.

Trước tiên, từ máy tính của bạn, đăng ký tài khoản Google Calendar, kích vào icon hình báng răng ở trên cùng bên phải màn hình rồi chọn Calendar Settings. Sau đó, kích vào thẻ Mobile Setup rồi chọn quốc gia, số điện thoại và nhà mạng. Google sẽ gửi một mã xác nhận đến điện thoại của bạn; điền mã này rồi kích vào Finish Setup.

Một khi hoàn thành xong quá trình cài đặt này, bạn có thể gửi các sự kiện tới lịch làm việc qua điện thoại di động bằng cách gửi tin nhắn về thông tin chi tiết của sự kiện (ví dụ: hẹn gặp bác sĩ nha khoa lúc 1h chiều hôm 22/4). Ngay sau đó bạn sẽ nhận được một tin nhắn xác nhận, và sự kiện này sẽ xuất hiện trong lịch làm việc của bạn.