6 công cụ cộng tác trực tuyến miễn phí tốt nhất cho các nhóm

Internet đã giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Chỉ với một vài cú click chuột, bạn có thể nhìn thấy một ai đó ở bất kỳ đâu trên thế giới và làm việc với họ trên bất cứ phương tiện gì bạn thích.

Rất nhiều công cụ cộng tác trực tuyến rất tốn kém hoặc chỉ có ý nghĩa đối với một lĩnh vực cụ thể như thiết kế trực quan. Dưới đây là 6 dịch vụ đáp ứng tất cả các nhu cầu trong khi làm việc nhóm của bạn. Tất nhiên, bạn không phải trả bất kỳ chi phí gì cho các công cụ tuyệt vời giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng hơn này.

1. Google Documents/Drive (drive.google.com)

Google Docs đã trở thành công cụ tuyệt vời để nhóm của bạn cùng nhau tạo các tài liệu, nhưng nó cũng hoạt động tốt cho các mục đích không liên quan đến việc tạo ra tài liệu. Với Google Documents, nhóm của bạn có thể làm việc cùng một lúc trên bảng tính, bài thuyết trình, biểu mẫu và hơn thế nữa. Sử dụng các nhận xét, bạn có thể để lại ghi chú về phần công việc của người khác, để yêu cầu thay đổi hoặc để lại lời nhắn sau này.

Một phần của Google Documents là Google Drive, cho phép nhóm của bạn thiết lập hệ thống lưu trữ file của riêng mình. Với 15GB dung lượng miễn phí, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi giữ mọi thứ ở một vị trí trung tâm. Đây là một hệ thống tốt hơn nhiều so với gửi email tài liệu qua lại hoặc cố gắng sử dụng một ổ flash. Nếu bộ tính năng mặc định mà Drive cung cấp không đủ cho bạn, một loạt ứng dụng có thể đáp ứng các như cầu khác của bạn, như ứng dụng chú thích giúp tăng tiềm năng cộng tác.

Với Google Documents, nhu cầu tạo tài liệu và lưu trữ file của nhóm cũng được đáp ứng.

• Bạn đừng bỏ qua 9 thủ thuật Google Drive hữu ích này!

2. OneNote.com

Evernote là một tên tuổi lớn trong lĩnh vực kinh doanh các ứng dụng ghi chú. Nhưng sau khi Evernote tăng giá và làm rấy lên những mối lo ngại về quyền riêng tư, OneNote đã đánh bại Evernote. Hoàn toàn miễn phí trên mọi nền tảng, OneNote cung cấp cho nhóm của bạn một nơi để tạo các notebook và điền các bản vẽ, bảng, liên kết và bất kỳ nội dung nào khác mà bạn có thể nghĩ đến vào đó. Việc tạo notebook được chia sẻ thật dễ dàng và cho phép mọi người thêm các phần và trang của riêng họ.

Với OneNote bạn có thể tạo một nhóm wiki, luôn cập nhật việc quản lý dự án, cũng như theo dõi các ghi chú và ý tưởng bất cứ khi nào chúng nảy sinh trong đầu bạn. Nếu bạn thích, bạn thậm chí có thể sử dụng OneNote làm whiteboard ảo, cho phép mọi người vẽ và nhập văn bản cùng nhau.

Với OneNote, việc quản lý ý tưởng, quản lý ghi chú và nhu cầu tư duy của nhóm cũng được bao gồm trong đó.

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: Làm việc với OneNote 2010.

3. Appear.in

Rất có thể, nhóm của bạn không thể ở cùng một nơi vào mọi lúc. Đối với những thời điểm bạn cần thảo luận các vấn đề bằng một cuộc gọi video, không gì có thể dễ dàng hơn Appear.in. Là một trong những ứng dụng dành cho cuộc gọi nhóm được nhiều người ưa thích, công cụ này cho phép bạn tạo một phòng họp trong trình duyệt của mình với tối đa 8 người tham gia.

Nó không yêu cầu bất kỳ việc tải xuống hoặc plugin nào, cũng như không yêu cầu ai phải tạo tài khoản. Chỉ cần xác nhận quyền sở hữu phòng họp là của riêng bạn và mọi người có thể kết nối qua audio, video và trò chuyện văn bản. Bạn cũng có thể chia sẻ màn hình của mình, biến nó thành một công cụ hoàn hảo để gặp gỡ mọi người khi ở xa nhau.

Với Appear.in, nhóm của bạn có thể gặp gỡ trực tuyến bất cứ lúc nào, bất kể mọi người đang ở đâu.

4. Trello.com

Trello là một trong những công cụ quản lý dự án nổi tiếng nhất, vì vậy không cần phải giới thiệu quá nhiều về nó. Hệ thống này dựa trên card và bảng, khá hoàn hảo cho việc lên danh sách các công việc phải làm, mục tiêu và bất kỳ loại nhiệm vụ nào khác mà nhóm của bạn muốn thực hiện. Đừng quên nó còn có những công dụng tuyệt vời khác, ngoài quản lý dự án, như quản lý quỹ cho nhóm của bạn.

Với Trello, nhóm của bạn có thể dễ dàng theo dõi các công việc, mục tiêu và bất kỳ điều gì quan trọng khác.

5. Zenkit.com

Trong khi Trello là một tên tuổi lớn trong lĩnh vực quản lý dự án, Zenkit cung cấp một lựa chọn thay thế tuyệt vời đáng xem xét cho Trello, nếu bạn cần quản lý nhiều dữ liệu hơn so với khả năng hiện có của Trello. Zenkit cung cấp một giao diện đơn giản để bắt đầu công việc, nhưng bạn có thể nhanh chóng thay đổi nó thành nhiều thiết lập khác nhau, dựa trên nhu cầu của bạn. Ứng dụng này miễn phí cho mục đích cá nhân, cung cấp 1GB dung lượng file đính kèm, 2.000 mục cho mỗi bộ sưu tập và cho phép hợp tác với tối đa 5 người.

Cho dù bạn muốn xem dữ liệu của bạn trong một danh sách đơn giản, làm việc ở định dạng Kanban, hoặc thậm chí sử dụng một bố cục Mind Map thú vị, Zenkit sẽ đáp ứng tất cả các nhu cầu đó cho bạn. Nó có tính năng phân loại và kiểm soát card tốt hơn nhiều so với Trello, như có một cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh mà bạn có thể quản lý hậu thuẫn phía sau. Nếu bạn đã sử dụng Trello, bạn có thể nhập dữ liệu của nó vào Zenkit chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Với Zenkit, nhóm của bạn sẽ có một nơi để tạo, lưu trữ, sắp xếp và phân loại các dữ liệu.

6. Slack.com

Slack là một công cụ giao tiếp nhóm bao gồm tất cả trong một, cung cấp một địa điểm thuận tiện cho những câu chuyện thân thiện, những cuộc thảo luận quan trọng, chia sẻ file và hơn thế nữa. Bằng cách chia các chủ đề giao tiếp trong các kênh, các thành viên trong nhóm của bạn có thể tham gia với thông tin họ cần và bỏ qua những thông tin họ không có. Bạn có thể trực tiếp nhắn tin cho bất kỳ thành viên nhóm nào hoặc tạo nhóm riêng cho các cuộc hội thoại bên lề. Slack cho phép bạn chia sẻ bất kỳ file nào và có tất cả các loại tích hợp hữu ích để tự động hóa quy trình làm việc của bạn.

Để biết thêm về Slack, vui lòng tham khảo bài viết sau: Slack là gì? Sử dụng Slack như thế nào?

Sử dụng Slack để liên lạc vượt trội hơn so với gửi email qua lại mọi lúc hoặc sử dụng trò chuyện nhóm trong WhatsApp. Cả hai ứng dụng này đều khó theo dõi và không có quy mô tốt cho nhóm có nhiều thành viên tham gia. Với các cuộc trò chuyện theo chuỗi cho các nhóm khác nhau, khả năng thực hiện cuộc gọi trong ứng dụng và tìm kiếm mạnh mẽ, Slack là ứng dụng giao tiếp mà một nhóm hiện đại cần có.

Ứng dụng này miễn phí với số lượng thành viên không hạn chế, nhưng giới hạn ở 10 tích hợp và 10.000 tin nhắn. Điều này vẫn ổn cho các nhóm nhỏ.

Với Slack, nhóm của bạn có một trung tâm cho tất cả các hình thức giao tiếp.

Các công cụ trả phí với một gói miễn phí dùng thử

Ngoài ra, dưới đây là một vài dịch vụ nằm ngoài 6 dịch vụ thiết yếu kể trên, nhưng vẫn đáng để bạn tham khảo, nếu bạn có nhu cầu cộng tác làm việc theo nhóm.

GoToMeeting.com mạnh mẽ hơn Appear.in và cung cấp gói miễn phí, cho phép bạn lưu trữ tối đa 3 người dùng cho mỗi cuộc họp. Bạn không thể sử dụng ứng dụng GoToMeeting trên máy tính để bàn, vì dịch vụ miễn phí của nó chỉ hỗ trợ cuộc họp trong Chrome. Gói miễn phí cũng không cho phép bạn sử dụng bất kỳ công cụ vẽ nào trong các cuộc họp, mặc dù bạn vẫn có thể chia sẻ màn hình. Nhìn chung, Appear.in là một lựa chọn đơn giản hơn, nhưng GoToMeeting có lẽ chuyên nghiệp hơn một chút, nếu bạn muốn gặp gỡ với khách hàng.

Nếu OneNote không đáp ứng hoàn toàn nhu cầu sử dụng whiteboard của bạn, Realtime Board.com thực sự đáng để xem xét. Gói miễn phí cho phép tối đa 3 người cộng tác, với ba bảng cho mỗi tài khoản. Cho dù bạn muốn tự do tư duy, tạo ra một quy trình làm việc hoặc bảng nhanh, hay phác thảo bản vẽ, bạn có thể làm điều đó với Realtime Board.

• 5 giải pháp Whiteboard kỹ thuật số miễn phí thay thế cho ứng dụng Whiteboard của Microsoft và Google

Nhóm của bạn cộng tác miễn phí như thế nào?

Với 6 công cụ kể trên, bất kỳ nhóm nhỏ nào cũng có thể quản lý dữ liệu của mình, làm việc cùng nhau để tạo tài liệu và giữ liên lạc thường xuyên. Mặc dù các công cụ miễn phí không thể phù hợp với các tính năng của phần mềm doanh nghiệp, nhưng các ứng dụng này chắc chắn sẽ đủ cho các nhóm nhỏ gồm một vài người. Dù bạn làm việc như thế nào thì các nhu cầu của bạn vẫn được đáp ứng.

Đối với các doanh nghiệp, vui lòng tham khảo bài viết: Các công cụ làm việc miễn phí dành cho doanh nghiệp

Nếu bạn đang quản lý một nhóm nhỏ, chúng tôi rất muốn lắng nghe ý kiến từ bạn ngay bây giờ. Nhóm của bạn sử dụng công cụ miễn phí nào để cộng tác với nhau? Hãy để lại nhận xét trong phần bình luận bên dưới nhé!

Xem thêm:

• DeepMind của Google dạy AI làm việc nhóm bằng cách chơi Quake III Arena
• Cách làm việc nhóm trên Dropbox
• 10 dấu hiệu của một nhóm làm việc hiệu quả