Bạn đừng bỏ qua 9 thủ thuật Google Drive hữu ích này!

Cùng với các công cụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến hiện nay, Google Drive là một trong những phần mềm được nhiều người chọn lựa. Bạn có thể tải mọi loại file, và đồng bộ các dữ liệu ở mọi thiết bị từ máy tính, điện thoại, máy tính bảng thông qua một tài khoản cá nhân của mình. Bên cạnh đó, Google Drive đã tích hợp thêm nhiều tính năng độc đáo, hỗ trợ người dùng làm việc và tăng hiệu suất công việc. Trong bài viết dưới đây, Quản trị mạng sẽ tổng hợp những thủ thuật khi chúng ta làm việc với Google Drive.

1. Đồng bộ dữ liệu Google Drive với PC:

Sau khi chúng ta tiến hành cài đặt Google Drive cho PC hoặc Mac, bạn có thể truy cập các tài liệu từ máy tính. Ngay khi chúng ta tải file trực tuyến lên Google Drive, toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng bộ với Google Drive trên máy tính. Nếu trường hợp không có kết nối Internet, bạn vẫn có thể truy cập tài liệu hoặc thêm tập tin nào đó. Khi có mạng trở lại, Google Drive sẽ đồng bộ lên cloud.

Bạn đọc xem bài Hướng dẫn lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên Google Drive để biết thêm cách làm.

2. Sử dụng tính năng offline Google Drive:

Cho dù không có sẵn kết nối mạng, bạn vẫn có thể làm việc trên Google Drive khi đã bật tính năng offline.

Bước 1:

Tại giao diện của Google Drive, bạn nhấp chọn vào biểu tượng bánh răng cưa ngoài cùng, bên phải màn hình rồi chọn Cài đặt.

Bước 2:

Trong giao diện Cài đặt, tại tab Chung phần Ngoại tuyến, chúng ta tích chọn vào ô Đồng bộ hóa các tệp Google Docs, trang tính, trang trình bày và Bản vẽ với máy tính này để bạn có thể chỉnh sửa ngoại tuyến. Tiện ích Google Drive sẽ được thêm vào Chrome.

Ngay sau đó, bạn sẽ cài đặt tiện ích Google Docs Offline. Nhấn Thêm tiện ích để cài đặt. Cuối cùng nhấn Xong.

Bước 3:

Nếu cài đặt thành công, bạn sẽ nhận thông báo hoạt động ngoại tuyến như hình dưới:

Google sẽ tải toàn bộ các file Doc, bảng tính, bản vẽ về tính nếu bạn cài đã cài đặt Google Drive trong mày. Tuy không thể xem video hay ảnh như khi trực tuyến, nhưng bạn có thể xem, chỉnh sửa và tạo file trên Sheet, Doc,... thông thường.

3. Chỉnh sửa nội dung file PDF trên Google Drive:

Google Drive cho phép scan và tìm chữ trong file PDF hoặc file ảnh. Bên cạnh đó, chúng ta có thể mở và chỉnh sửa (file ảnh hay PDF sau khi chuyển sang dạng text) các file bằng cách nhấp chuột phải vào file và chọn Mở bằng rồi chọn Google Trang tính.

Bạn đọc xem thêm cách thực hiện trong bài hướng dẫn Những thủ thuật nên biết với tập tin PDF trên Google Drive.

4. Tìm file dễ dàng hơn trong Google Drive:

Nếu không biết đến những thủ thuật khi tìm kiếm trên Google Drive, bạn sẽ mất khá nhiều thời gian để tìm kiếm đúng tập tin mình cần, nhất là với số lượng file lưu trữ nhiều.

Tại thanh Tìm kiếm trên Google Drive chúng ta có thể tìm theo các mục PDF, Tài liệu văn bản, Bảng tính, Bản trình bày, Ảnh và hình ảnh, Video.

Cũng tại thanh tìm kiếm này, bạn nhập dòng lệnh owner:người-gửi@gmail.com để tìm các file được share rồi nhấn biểu tượng kính lúp bên cạnh.

Hoặc nhập before:năm-tháng-ngày hay after:năm-tháng-ngày (năm để theo dạng 2016) để giới hạn tìm kiếm trước hay sau ngày xác định nào đó. Nếu trong Thùng rác có tập tin trùng với ngày mà bạn tìm kiếm, Drive cũng sẽ thông báo bên dưới.

Cũng có thể nhập title:cụm-từ để tìm theo tên file và loại ra các kết quả chứa cụm từ đó trong các phần khác của file.

Bạn đọc xem thêm bài viết Thủ thuật tìm kiếm trên Google Drive để có thêm mẹo tìm kiếm trên Google Drive.

5. Scan ảnh trên Google Drive:

Với ứng dụng Google Drive trên Android, chúng ta có thể sử dụng điện thoại như một máy scan hình ảnh.

• Tải Google Drive cho Android

Bạn mở ứng dụng Google Drive trên thiết bị Android. Tại giao diện chính, bạn nhấn chọn biểu tượng dấu cộng. Sau đó nhấn chọn Quét (Scan).

6. Tiếm kiếm các phiên bản cũ trên Google Drive:

Mọi file bạn tải lên Google Drive đều được lưu lại, kể cả phiên bản mới hay cũ của tập tin. Chúng ta có thể tìm kiếm lại những file mình cần nhanh nhất hoặc với trường hợp chọn lựa phiên bản nào của tập tin để chia sẻ với mọi người.

Bước 1:

Tại file muốn kiểm tra lại phiên bản cũ, bạn nhấn chọn Quản lý phiên bản.

Bước 2:

Ngay sau đó xuất hiện bảng danh sách các phiên bản của tập tin đó và được liệt kê theo từng ngày mà bạn tải lên.

7. Soạn thảo văn bản bằng giọng nói:

Trên Google Docs có tính năng hỗ trợ người dùng soạn thảo văn bản bằng giọng nói. Tại giao diện soạn thảo nội dung Google Docs, chúng ta nhấn chọn mục Công cụ và chọn Nhập bằng giọng nói.

Xem thêm bài Những tính năng hay trên Google Docs.

8. Tìm file tốn dung lượng trên Google Drive:

Để tránh tình trạng sử dụng gần hết mức giới hạn dung lượng mà Google Drive cho phép, bạn nên kiểm tra lại toàn bộ lượng dữ liệu dự trữ và xóa đi những tập tin nặng, không có nhu cầu sử dụng.

Cách 1:

Bạn truy cập vào đường link bên dưới để xem danh sách các file tốn dung lượng nhất, theo thứ tự giảm dần.

• https://drive.google.com/drive/u/0/quota

Tại đây, bạn sẽ kiểm tra được file nào nhiều dung lượng và không có nhu cầu sử dụng nữa để xóa chúng khỏi Google Drive.

Nhấn chọn mục Hạn ngạch dung lượng đã sử dụng để chuyển sang danh sách những file có dung lượng nhỏ.

Cách 2:

Tại giao diện Google Drive, bạn nhấn chọn vào mục báo dung lượng tại cột menu bên trái rồi chọn nút xanh nhỏ cạnh chữ Drive. Ngay sau đó cũng xuất hiện giao diện danh sách các file với dung lượng từng file trên Drive.

9. Chèn link file trong Drive:

Tại nội dung soạn thảo trong Google Docs, chúng ta có thể chèn thêm đường link trang web bất kỳ vào nội dung văn bản. Điều này sẽ giúp việc truy cập sang một website dễ dàng hơn.

Trong nội dung soạn thảo, bạn bôi đen đoạn chữ cần chèn link rồi nhấn Chèn trên thanh công cụ, rồi chọn Liên kết để chèn link như thông thường.

Google sẽ tự động kiểm tra link tương tự với từ khóa mà bạn bôi đen, hoặc chúng ta có thể paste đường link website vào khung, hay chèn ngay link văn bản trên Google Drive. Cuối cùng nhấn Áp dụng là xong.

Trên đây là 9 thủ thuật sử dụng Google Drive. Với 9 thủ thuật này bạn có thể trải nghiệm thêm nhiều tính năng độc đáo để vận dụng trong công việc với Google Drive, tăng hiệu quả làm việc mà thao tác lại nhanh hơn rất nhiều.

Tham khảo thêm các bài sau:

• Đồng hộ hóa thư mục trên máy tính với Google Drive, Skydrive và Dropbox

• Cách chuyển dữ liệu lưu trữ từ OneDrive sang ổ đĩa khác

• Hướng dẫn sử dụng OneDrive trên thiết bị iOS

Chúc các bạn thực hiện thành công!