Bạn đừng bỏ qua 9 thủ thuật Google Drive hữu ích này!

Google Drive có nhiều tính năng giúp bạn sắp xếp, chia sẻ và truy cập file dễ dàng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, một số công cụ tốt nhất của Google Drive thường không được chú ý. Từ việc đánh dấu các file quan trọng đến việc truy cập ngoại tuyến, sau đây là 9 mẹo thiết yếu của Google Drive giúp cải thiện quy trình làm việc của bạn.

1. Đánh dấu sao cho các file và thư mục quan trọng

Việc tìm một file cụ thể trong Google Drive đôi khi có thể rất khó khăn, đặc biệt là nếu có nhiều file và thư mục. Tuy nhiên, nếu bạn cần truy cập một số file hoặc thư mục thường xuyên hơn, bạn có thể "đánh dấu sao" chúng để truy cập nhanh. Điều này sẽ giúp bạn không phải mất công tìm kiếm cùng một file nhiều lần.

Để đánh dấu sao cho một file hoặc thư mục trong Google Drive, chỉ cần nhấp chuột phải vào file hoặc thư mục đó và chọn Sắp xếp > Gắn dấu sao. Sau khi đánh dấu sao, các mục này sẽ xuất hiện trong phần Có gắn dấu sao, nằm ở thanh bên trái của Google Drive. Tính năng này khá hữu ích để sắp xếp các tài liệu ưu tiên, file thường dùng hoặc file dự án đang hoạt động trong tầm tay bạn.

2. Sử ​​dụng Tìm kiếm nâng cao để định vị file

Bạn có thể đã sử dụng chức năng tìm kiếm trong Google Drive để tìm file và thư mục của mình. Tuy nhiên, để có kết quả nhanh hơn và chính xác hơn, bạn có thể sử dụng tùy chọn Tìm kiếm nâng cao bên cạnh hộp tìm kiếm.

Tùy chọn này sẽ cho phép bạn lọc kết quả theo loại file, chủ sở hữu, vị trí hoặc thậm chí là ngày sửa đổi. Tùy chọn này đặc biệt hữu ích khi bạn có nhiều tài liệu và cần tìm thứ gì đó cụ thể.

Ngoài ra, Google Drive cũng hỗ trợ các toán tử Boolean, tương tự như Gmail. Bạn có thể sử dụng các lệnh như to:, from:, type:, AND, OR, owner:, before:, title:, v.v... để tinh chỉnh tìm kiếm và tìm file nhanh hơn. Ví dụ: nhập type:pdf owner:me before:2023 trong tìm kiếm Google Drive sẽ cho phép bạn định vị tất cả các file PDF được tạo trước năm 2023.

3. Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến cho file

Nếu bạn không phải lúc nào cũng có quyền truy cập Internet, việc thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến cho file Google Drive có thể là một cứu cánh. Tính năng này cho phép bạn xem và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bài thuyết trình mà không cần kết nối Internet. Phần tuyệt nhất là mọi thay đổi bạn thực hiện đều được tự động đồng bộ khi bạn trực tuyến trở lại.

Để bật quyền truy cập ngoại tuyến, hãy vào menu cài đặt của Google Drive và đánh dấu vào ô bên dưới phần Ngoại tuyến. Thao tác này sẽ giúp các file Google Docs, Sheets và Slides gần đây của bạn khả dụng ngoại tuyến. Bạn cũng có thể tạo file cũ khả dụng để chỉnh sửa ngoại tuyến bằng cách nhấp vào biểu tượng ba chấm bên cạnh file đó và chọn Cho phép ngoại tuyến.

4. Tận dụng thanh bên Hoạt động

Thanh bên Hoạt động trong Google Drive là tính năng tiện dụng để theo dõi các file của bạn, đặc biệt là trong cài đặt cộng tác. Tính năng này giúp bạn theo dõi các lần chỉnh sửa và nhanh chóng xem lại lịch sử sửa đổi file.

Chỉ cần chọn file hoặc thư mục trong Google Drive, nhấp vào biểu tượng thông tin ở góc trên bên phải và chuyển sang tab Hoạt động. Thao tác này sẽ hiển thị dòng thời gian của các hoạt động, chẳng hạn như bình luận, chỉnh sửa và sự kiện chia sẻ, giúp bạn dễ dàng cập nhật mọi thay đổi và tương tác với file hoặc thư mục.

5. Tải tiện ích mở rộng Lưu vào Google Drive

Nếu thường xuyên tải xuống file từ Internet chỉ để upload lại lên Google Drive, bạn sẽ thấy tiện ích mở rộng trình duyệt Lưu vào Google Drive hữu ích. Công cụ đơn giản này cho phép bạn lưu tài liệu, hình ảnh, video và thậm chí toàn bộ trang web trực tiếp vào Google Drive. Khi bạn tìm thấy file hoặc trang web muốn lưu, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp chuột phải vào file hoặc trang web đó và chọn Lưu vào Google Drive.

Tiện ích mở rộng này miễn phí và là công cụ cần có cho bất kỳ ai muốn lưu nhanh nội dung trực tuyến mà không gặp thêm rắc rối.

6. Truy cập Google Drive qua File Explorer

Bạn không cần phải mở trình duyệt mỗi khi muốn truy cập các file Google Drive. Bằng cách thêm Google Drive vào Windows File Explorer, bạn có thể truy cập và upload file trực tiếp từ desktop một cách liền mạch. Làm như vậy sẽ tạo một thư mục trên máy tính của bạn hoạt động như một ổ ảo. Sau đó, bạn có thể tương tác với Google Drive giống như bất kỳ thư mục nào khác.

Nếu thích truy cập ngoại tuyến, bạn có thể bật tùy chọn Mirror files. Tùy chọn này sẽ lưu trữ các file Google Drive của bạn trên máy tính, đảm bảo chúng luôn khả dụng, ngay cả khi bạn không kết nối Internet.

7. Sử dụng phím tắt

Giống như bất kỳ dịch vụ nào khác, Google Drive hỗ trợ các phím tắt để nâng cao trải nghiệm của người dùng và cải thiện hiệu quả. Mặc dù bạn có thể đã sử dụng các phím tắt phổ biến như Ctrl + A để chọn tất cả hoặc Ctrl + Z để hoàn tác, nhưng vẫn có những phím tắt khác có thể giúp bạn tăng năng suất. Ví dụ, nhấn phím / (gạch chéo) sẽ đưa bạn trực tiếp đến thanh tìm kiếm và Alt + N sẽ mở menu Mới.

Bạn có thể nhấn Ctrl + / để xem tất cả các phím tắt mà Google Drive hỗ trợ. Ghi nhớ một số, nếu có thể là tất cả, những phím tắt này có thể giúp bạn điều hướng nhanh hơn và tiết kiệm thời gian.

8. Chia sẻ file Google Drive với tài khoản không phải Gmail

Chia sẻ file Google Drive với người dùng Gmail rất đơn giản, nhưng bạn có biết rằng bạn cũng có thể chia sẻ chúng với những người không có tài khoản Google không?

Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào file hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ và chọn Chia sẻ > Chia sẻ. Trong menu sau, hãy thay đổi quyền truy cập từ Bị hạn chế thành Bất kỳ ai có đường liên kết. Cuối cùng, nhấp vào nút Sao chép đường liên kết. Sau đó, bạn có thể chia sẻ liên kết này với bất kỳ ai và họ sẽ có thể truy cập file mà không cần tài khoản Google.

9. Chặn người gửi thư rác trên Drive

Thư rác không chỉ là vấn đề trong Gmail. Những kẻ lừa đảo thường lợi dụng tính năng chia sẻ của Google Drive để gửi các file độc hại có thể xuất hiện trong Drive của bạn. Mặc dù việc đối phó với những kẻ lừa đảo như vậy có thể gây khó chịu, nhưng chặn chúng là giải pháp nhanh chóng và hiệu quả.

Vì vậy, nếu ai đó chia sẻ file hoặc thư mục với bạn mà bạn không muốn, bạn có thể chặn họ trên Google Drive để ngăn chặn sự gián đoạn trong tương lai. Chỉ cần xác định vị trí file được chia sẻ bởi người dùng mà bạn muốn chặn. Nhấp chuột phải vào file và chọn Báo cáo hoặc chặn > Chặn [email/tên người dùng].

Chặn ai đó không chỉ ngăn họ chia sẻ bất kỳ thứ gì với bạn trong tương lai mà còn xóa mọi file họ đã chia sẻ với bạn.

Tùy chọn chặn trong Google Drive

Việc tích hợp các mẹo này vào thói quen hàng ngày sẽ giúp bạn tận dụng tối đa những gì Google Drive cung cấp. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn tự mình dùng thử chúng. Hãy nhớ rằng, càng khám phá nhiều, bạn sẽ càng tìm ra ra nhiều điều để khiến Google Drive hoạt động thông minh hơn.

Chúc các bạn thực hiện thành công!

Tham khảo thêm các bài sau:

• Đồng hộ hóa thư mục trên máy tính với Google Drive, Skydrive và Dropbox
• Cách chuyển dữ liệu lưu trữ từ OneDrive sang ổ đĩa khác
• Hướng dẫn sử dụng OneDrive trên thiết bị iOS