Các công cụ làm việc miễn phí dành cho doanh nghiệp

Kinh tế khó khăn khiến các doanh nghiệp buộc phải cắt giảm chi tiêu và thu hẹp phạm vi kinh doanh. Nhưng việc điều hành sản xuất không phải vì thế mà ngừng trệ. Những công cụ miễn phí sau đây sẽ giúp doanh nghiệp vừa có thể tiết kiệm được chi phí, vừa có thể triển khai được công việc một cách hiệu quả.

Tài liệu: Zoho Docs

Dĩ nhiên, về mặt ứng dụng văn phòng thì Microsoft Office vẫn là “đỉnh” nhưng nó lại không miễn phí. Trong khi đó, có những gói ứng dụng khác cũng có những tính năng rất mạnh mà lại hoàn toàn miễn phí, điển hình là Zoho Docs, một dạng phần mềm văn phòng trực tuyến, cho phép người dùng có thể chia sẻ tài liệu với nhau, chứ không cần phải gửi ở dạng file đính kèm.

Zoho Docs là lựa chọn miễn phí tốt nhất hiện nay. Người dùng có thể sử dụng khoảng 1GB lưu trữ dữ liệu trực tuyến miễn phí, có thể giải nén hầu hết các định dạng tài liệu, khởi tạo văn bản, tài liệu, bảng tính và bài trình bày mới. Người dùng cũng có thể tổ chức các nội dung theo thư mục, cũng như bổ sung thêm thẻ tab vào để dễ tìm kiếm và quản lý.

Lưu trữ: Box.net

Khi tìm kiếm một dịch vụ lưu trữ trực tuyến thì cụm từ “miễn phí” luôn thu hút sự chú ý của bạn. Thế nhưng bạn cũng muốn dịch vụ đó hoạt động ổn định và dữ liệu được bảo đảm một cách tốt nhất. Box.net chính là một trong số những dịch vụ tốt nhất dạng này. Hiện đang có hơn 2 triệu người sử dụng Box.net, mỗi người được cấp 1GB lưu trữ miễn phí. Nếu trả thêm một chút tiền (19,95USD/năm), bạn sẽ có thêm 15GB lưu trữ dành cho 5 người dùng, có thể truy cập qua điện thoại di động và không phải chịu đựng những quảng cáo vô duyên. Phiên bản Enterprise (giá 15USD cho 50GB lưu trữ) có thêm cả khả năng mã hóa 256-bit để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.

Hóa đơn: Billing Manager

Sản phẩm của công ty Intuit này cho phép bạn gửi không giới hạn các hóa đơn. Ngoài Billing Manager, Intuit còn một loạt các sản phẩm khác như QuickBooks, Quicken, và TurboTax. Người dùng có thể theo dõi những hóa đơn chưa thanh toán, và sử dụng logo riêng của công ty trên hóa đơn. Chương trình này cho phép gửi e-mail nhắc nhở tới khách hàng; quản lý danh sách liên lạc; tương thích với cả iPhone, và lưu thông tin về khác hàng mà bạn không cần phải nhập lại dữ liệu.

Trình diễn: 280Slides.com

Mặc dù vẫn ở dạng thử nghiệm nhưng 280Slides.com đã nhận được những phản hồi tích cực của cộng đồng người dùng nhờ giao diện trực quan và rất dễ sử dụng. Tuy hoạt động trên nền Web nhưng 280Slides.com trông không khác gì một ứng dụng chạy trên nền desktop, cho phép người dùng nhập dữ liệu và trích xuất sang dạng PowerPoint, cũng như tích hợp vào YouTube và các website chia sẻ khác. Người dùng cũng có thể chia sẻ công việc thông qua SlideShare, và đồng nghiệp có thể xem nội dung công việc đó trên trình duyệt mà không phải download bất cứ thứ gì về.

Tạo web: Office Live

Mặc dù tỏ ra khá chậm chạp trong việc chuyển sang nền tảng “đám mây” nhưng với Office Live Small Business, Microsoft đã làm khá tốt công việc này. Dịch vụ này cung cấp công cụ tạo website mà không cần bất cứ kiến thức gì về lĩnh vực này. Người dùng có thể upload và chia sẻ tài liệu, tạo tới 100 địa chỉ e-mail, và có thể quản lý sổ liên lạc, tài liệu và dự án theo ý của mình. Gói công cụ này cũng có phiên bản tính phí. Người dùng có thể trả thêm 9,95USD/tháng để có thêm công cụ marketing e-mail, và mua các từ khóa tìm kiếm để công ty của mình xuất hiện một cách ưu tiên hơn trên công cụ tìm kiếm.

Quản lý quan hệ khách hàng: Salesforce.com

Là một dạng ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng (CRM) trực tuyến, Salesforce.com hoàn toàn miễn phí dành cho doanh nghiệp và cá nhân. Website này cung cấp các cứng dụng để nhân viên có thể quản lý các cơ hội marketing và bán hàng, và người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra doanh số bán hàng. Người dùng có thể sử dụng các chức năng e-mail, tìm kiếm và marketing trực tiếp. Các công cụ phân tích sẽ giúp người bán hàng có thể xem xét một cách tổng thể dữ liệu bán hàng và marketing.

Nhân sự: Zoho People

Công cụ miễn phí dành cho tối đa 10 người dùng này sẽ mang lại cho người quản lý nhân sự cổng thông tin trung tâm để lưu trữ dữ liệu nhân viên, và có thể lập thành biểu đồ dạng nhánh cây. Zoho People giúp quản lý tất cả những công việc liên quan tới nhân sự, từ tuyển dụng, phỏng vấn, đề nghị lương, và tự động đưa ra thông báo cho người dùng. Các tài khoản miễn phí sẽ nhận được 250MB lưu trữ, nhưng nếu trả thêm 19USD/tháng thì gói 10 người dùng sẽ có thêm chức năng mã hóa SSL.

Lập kế hoạch: Clickbook.net

Bằng việc cho phép khách hàng có thể thiết lập trực tuyến các cuộc hẹn theo kế hoạch trên Clickbook.net, bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều tiền dành cho nhân viên lễ tân. Và vì là ứng dụng trên web nên bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ một cơ hội để triển khai hình thức kinh doanh mới nào. Clickbook.net cho phép thiết lập không giới hạn các cuộc hẹ, tự động gửi thông báo qua e-mail và ĐTDĐ.

Wikis nội bộ: Wikidot.com

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có cấu trúc hạ tầng ít được tổ chức hơn so với các doanh nghiệp lớn. Wikidot.com sẽ bù lại thiếu sót này nhờ vào một tập hợp các trang web được thiết kế cho tất cả mọi người có thể chỉnh sửa, lưu trữ thông tin và đảm bảo rằng tất cả các thông tin được cập nhật nhanh nhất. Wikidot.com hỗ trợ không giới hạn các trang web và người dùng có thể hoàn toàn yên tâm bởi nó miễn phí và không có quảng cáo. Người dùng có thể đa dạng hóa nội dung trên wiki với Flickr và các website khác.

Mạng xã hội: Talkbiznow.com

Bạn sẽ được gì khi kết hợp LinkedIn và Acrobat.com? Đó chính là hình hài của Talkbiznow.com - dịch vụ mạng xã hội dành cho doanh nghiệp có các chức năng website và hội họp thoại miễn phí. Sắp tới trang web này còn có thêm chức năng chia sẻ tài liệu.