Tại sao các ứng dụng năng suất tất cả trong một lại không hiệu quả?

Các ứng dụng năng suất tất cả trong một hứa hẹn sẽ là giải pháp cho những vấn đề của bạn khi phải theo dõi mọi thứ. Về mặt lý thuyết, ý tưởng này nghe có vẻ tuyệt vời. Nhưng trên thực tế, chúng không hoạt động như mong đợi.

5. Chúng có cảm giác cồng kềnh

Khi sử dụng các ứng dụng năng suất tất cả trong một, bạn có thể truy cập vào rất nhiều tính năng. Các công cụ này có lịch, danh sách việc cần làm, tính năng ghi chú và nhiều thứ khác nữa. Lúc đầu, bạn cảm thấy như mình đã tìm thấy cứu cánh cho việc quản lý dự án - cho đến khi bạn thực sự bắt đầu sử dụng các công cụ này (hoặc cố gắng sử dụng).

Nhiều ứng dụng năng suất tất cả trong một có giao diện lộn xộn, đặc biệt là nếu chúng mới được phát triển và chưa có đủ thời gian để cải thiện trải nghiệm người dùng. Bảng điều khiển có cảm giác cồng kềnh và việc điều hướng có thể khó khăn hơn mức cần thiết.

Ngay cả một số ứng dụng năng suất đa năng đơn giản nhất cũng có thể trở nên cồng kềnh khi chúng có quá nhiều tính năng. Việc sử dụng chúng trên desktop đã đủ khó chịu rồi, nhưng ứng dụng di động của chúng thường còn gây khó chịu hơn nữa. Vì vậy, nếu muốn theo dõi công việc của mình khi đang di chuyển, bạn có thể sẽ thất vọng.

4. Chúng tạo cảm giác quá tải

Một điều mà nhiều người hiểu sai về năng suất là cứ cố gắng làm phức tạp hóa nó. Một số người nghĩ rằng ứng dụng càng có nhiều tính năng thì càng tốt. Tuy nhiên, thực tế lại hoàn toàn ngược lại. Thay vì trở thành một vị thần năng suất, người dùng sẽ bị quá tải và kiệt sức trong nhiều trường hợp.

Các ứng dụng năng suất tất cả trong một thường tạo cảm giác quá tải và đôi khi người dùng thậm chí không biết bắt đầu từ đâu. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi tính năng, dẫn đến ít công việc thực sự được hoàn thành và nhiều công việc bảo trì vô nghĩa hơn.

Notion là một ví dụ điển hình. Mặc dù rất thích dùng Notion để ghi chú (mặc dù đôi khi nó hơi quá mức cần thiết), nhưng nhiều người không còn sử dụng công cụ này để sắp xếp cuộc sống của mình nữa. Thường thì họ cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi loại mẫu. Một số công cụ email có tính năng tăng năng suất, như Spike, cũng gây ra hiệu ứng tương tự.

Việc mở một ứng dụng và bị choáng ngợp bởi hàng loạt tính năng mới hiếm khi dẫn đến năng suất thực sự, và kết quả là, họ thà không sử dụng chúng. Nếu bạn có thể tùy chỉnh ứng dụng để loại bỏ một số tính năng, thì đó lại là chuyện khác.

3. Chúng quá không đáng tin cậy

Trong những năm qua, rất nhiều ứng dụng đã ra đời rồi biến mất, do đó, không ít người cảm thấy hoài nghi về bất kỳ xu hướng hoặc công cụ mới nào chưa vượt qua được thử thách thời gian. Cơn sốt AI vào cuối năm 2022 và đầu năm 2023 là một ví dụ như vậy; nhiều ứng dụng hiện không còn tồn tại nữa.

Nhiều ứng dụng năng suất tất cả trong một mới không đủ ổn định để sử dụng lâu dài. Không thể tin tưởng một công cụ tuyên bố rằng nó sẽ giải quyết mọi vấn đề của bạn nhưng có khả năng không còn tồn tại hoặc không nhận được bản cập nhật khi tiền đầu tư phát triển ban đầu hết. Ngay cả khi về mặt kỹ thuật bạn vẫn có thể sử dụng công cụ, thì cũng chẳng ai muốn để mình tiếp xúc với một trong những nguồn phần mềm độc hại phổ biến nhất.

Trước khi sử dụng bất kỳ công cụ nào thường xuyên, chưa nói đến phần mềm năng suất, thì bạn phải đảm bảo công cụ đó phải tồn tại ít nhất 4 - 5 năm. Theo cách đó, bạn biết rằng nó ít có khả năng biến mất ngay khi bạn vừa bắt đầu làm quen với tất cả các tính năng.

Bên cạnh việc không chắc chắn liệu chúng có thể tồn tại lâu dài hay không, các ứng dụng năng suất đa năng thường quá thiếu tin cậy khi sử dụng. Ví dụ, nhiều người gặp sự cố treo máy thường xuyên hơn so với các ứng dụng chuyên dụng. Hơn nữa, nhiều người đã gặp trường hợp thông tin của mình không được đồng bộ hoặc bị xóa.

Một điều khó chịu khác mà mọi người thường gặp phải là tài khoản thường xuyên bị đăng xuất, và cần phải đăng nhập mỗi khi mở ứng dụng. Nếu đang cố gắng lên kế hoạch cho ngày của mình, việc liên tục phải đăng nhập là điều cuối cùng họ muốn làm.

2. Bạn sẽ cảm thấy mình cần một hệ thống hoàn hảo

Các ứng dụng năng suất tất cả trong một có nhiều tính năng hấp dẫn khiến bạn khó có thể không sử dụng một số tính năng trong số đó. Bên cạnh ghi chú, lịch và danh sách việc cần làm, bạn có thể làm cho các nhiệm vụ của mình trông đẹp mắt bằng biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban đẹp mắt. Mặc dù về mặt lý thuyết, điều này nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng bạn thường sẽ làm ít việc hơn so với việc giữ mọi thứ đơn giản.

Khi sử dụng các công cụ này, bạn thường cảm thấy mình cần một hệ thống hoàn hảo. Trừ khi đã tối ưu hóa hoàn hảo các nhiệm vụ và sử dụng sự phối hợp màu sắc lý tưởng, bạn có thể cảm thấy việc thực hiện các nhiệm vụ đã liệt kê là lãng phí thời gian.

Bạn có thể tạo ra một hệ thống hoàn hảo vài lần, nhưng cuối cùng, bạn sẽ mệt mỏi vì phải duy trì nó. Đôi khi, bạn sẽ có những tháng khó khăn hơn, và đến một lúc nào đó, bạn có thể tự hỏi liệu mình có cần quá nhiều tính năng phức tạp như vậy không. Giữ mọi thứ đơn giản và tập trung vào công việc là một trong những chiến thuật năng suất tốt nhất; nhiều phương án khác bị đánh giá quá cao.

1. Bạn có thể đạt được kết quả tương tự với các ứng dụng đơn giản hơn

Mặc dù nên cố gắng tránh chuyển đổi ngữ cảnh càng nhiều càng tốt, nhưng bạn thường có thể đạt được kết quả năng suất tuyệt vời với các ứng dụng đơn giản. Thay vì sử dụng một công cụ năng suất tất cả trong một, hãy cân nhắc sử dụng:

• Todoist hoặc Things 3 để lập danh sách việc cần làm (hoặc thậm chí có thể sử dụng danh sách việc cần làm trên giấy)
• Google Calendar hoặc Apple Calendar để quản lý thời gian
• Asana để lập kế hoạch thời hạn dài hạn
• Google Keep, Notion hoặc Apple Notes để ghi chú

Trừ khi đang làm một việc gì đó thực sự chuyên môn, nếu không bạn không cần quá nhiều công cụ khác. Bạn thường sẽ cảm thấy thư giãn hơn sau khi chuyển sang một hệ thống dễ sử dụng và bảo trì hơn. Do đó, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn trong thời gian dài.

Các ứng dụng năng suất đa năng có thể phù hợp với một số người, nhưng chúng thường quá phức tạp đối với người dùng thông thường. Bạn không cần một công cụ làm được mọi thứ, và trên thực tế, việc sử dụng một công cụ như vậy có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Thay vào đó, bạn cần một hệ thống đơn giản mà mình có thể tuân theo.