7 lý do tại sao ghi chú trong Notion là quá mức cần thiết

Notion là một công cụ năng suất tuyệt vời, cung cấp các tính năng mạnh mẽ cho cộng tác nhóm và quản lý dự án. Tuy nhiên, khi nói đến việc ghi chú, Notion lại thiếu sót ở một số khía cạnh chính, khiến nó không lý tưởng cho mục đích này.

1. Notion quá mức cần thiết

Một trong những nhược điểm lớn nhất của Notion là mất nhiều thời gian làm quen. Làm quen với ứng dụng đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, nhưng ngay cả sau đó, việc ghi chú trên ứng dụng vẫn khó khăn, thay vì trải nghiệm mượt mà. Đặc biệt là khi bạn phải ghi nhiều ghi chú.

Điều này là do ứng dụng này hướng nhiều đến quản lý nhóm, với giao diện người dùng và các tính năng được thiết kế xung quanh mục đích đó. Do đó, quy trình ghi chú vốn đơn giản thường trở thành trải nghiệm phức tạp, đòi hỏi nhiều nỗ lực và điều chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc của ứng dụng.

Một năm trước, tác giả bài viết quyết định thử Notion để ghi chú. Ngay từ lúc mở ứng dụng, tác giả đã cảm thấy rất khó để điều hướng. Do quyết tâm sử dụng cho bằng được, tác giả thậm chí còn tham gia một khóa học chuyên sâu để thành thạo Notion, hy vọng nó sẽ giúp ghi chú tốt hơn. Thật không may, nỗ lực đã không được đền đáp.

Sau một tháng thất vọng và vật lộn để thích nghi, tác giả nhận ra rằng nó không dành cho mình, vì toàn bộ ứng dụng xoay quanh việc tạo cơ sở dữ liệu Notion và không phải ai cũng muốn tạo chúng. Một số người chỉ muốn một ứng dụng một cách đơn giản, vì vậy cũng dễ hiểu việc tại sao họ quyết định chuyển sang lựa chọn khác.

2. Quá nhiều tùy chọn tùy chỉnh

Notion chắc chắn có rất nhiều tính năng, cung cấp rất nhiều tùy chọn tùy chỉnh. Tuy nhiên, đối với một tác vụ ghi chú đơn giản, sự phong phú của các tính năng này khiến mọi thứ trở nên phức tạp không cần thiết.

Ví dụ, ứng dụng tập trung vào cơ sở dữ liệu, template có thể tùy chỉnh, chức năng kéo và thả và các công cụ phân tích có thể hữu ích cho việc quản lý dự án nhưng lại quá tải và không liên quan đối với những người chỉ muốn ghi lại suy nghĩ của mình. Thay vì đơn giản hóa quy trình, các tính năng này có thể trở thành nguồn gây nhầm lẫn.

Một ứng dụng ghi chú tốt nên cân bằng giữa khả năng tùy chỉnh và tính đơn giản. Những gì bạn viết là quan trọng nhất và bất kỳ tính năng bổ sung, thành phần UI phức tạp hoặc cửa sổ pop-up nào cũng chỉ làm mất đi mục tiêu chính: Ghi chú.

3. Trình chỉnh sửa dựa trên block có vẻ khó khăn

Notion là trình chỉnh sửa dựa trên block, nghĩa là mọi nội dung - cho dù là văn bản, hình ảnh, danh sách hay thậm chí là khoảng trốn - đều được coi là một block độc lập có thể được kéo tự do. Mặc dù điều này cực kỳ hữu ích để sắp xếp lại và tùy chỉnh nội dung trong Notion, nhưng nó khiến việc ghi chú trở nên rời rạc và khó khăn.

Ngược lại, trình chỉnh sửa tuyến tính, nơi bạn phải sao chép và dán nội dung để sắp xếp lại, có cảm giác trực quan hơn và cung cấp mức độ cứng nhắc phù hợp. Nó giống với dòng chảy tự nhiên của việc viết trên giấy, không phải lo lắng về các loại block khác nhau hoặc việc vô tình sắp xếp lại chúng. Chỉ có bạn và một canvas dài để viết thoải mái.

4. Gây nhầm lẫn cho các tác vụ ghi chú đơn giản

Nếu bạn chỉ muốn ghi chú đơn giản, không có bất kỳ chế độ xem hay cơ sở dữ liệu nào, Notion có thể khiến mọi thứ trở nên khó khăn đối với bạn. Khi thêm một phần tử, bạn sẽ được nhắc nhở bởi các loại block khác nhau như văn bản, việc cần làm, hình ảnh, cơ sở dữ liệu và những tham số khác nhau cho phần tử đó. Điều này làm tăng thêm sự lộn xộn, phức tạp và mệt mỏi khi phải đưa ra quyết định cho các tác vụ vốn phải nhanh chóng và dễ dàng.

Ví dụ, việc tạo một danh sách kiểm tra đơn giản bao gồm việc chọn một block việc cần làm từ danh sách dài các tùy chọn trước khi bạn thậm chí có thể bắt đầu nhập. Điều này không chỉ thêm các bước không cần thiết mà còn làm tăng khả năng chọn nhầm tùy chọn, khiến các ghi chú của bạn không thể nhận ra. Thường thì cảm giác giống như đang mày mò với một quả bom hẹn giờ - một động tác sai và các ghi chú đơn giản của bạn sẽ trở thành một mớ hỗn độn khó hiểu.

Ngược lại, các ứng dụng như Apple Notes hoặc Google Keep đơn giản hơn rất nhiều. Chúng có nút checklist hiển thị cho phép bạn bắt đầu viết ngay lập tức. Nó trực quan, không rắc rối và hoàn hảo cho những người muốn ghi chú nhanh chóng.

Một nhược điểm khác là thiếu tính năng ghi chú nhanh. Giả sử bạn có một ý nghĩ thoáng qua mà bạn muốn ghi lại trước khi nó trôi đi. Trong Notion, bạn cần mở ứng dụng, điều hướng qua giao diện, sau đó tạo một ghi chú mới. Đến lúc bạn sẵn sàng nhập, ý nghĩ đó có thể đã biến mất.

Ngược lại, một ứng dụng như Apple Notes giúp việc này trở nên liền mạch. Chỉ cần di chuyển con trỏ đến góc dưới bên phải của màn hình và ứng dụng sẽ mở ngay lập tức, sẵn sàng để bạn nhập.

5. Thiếu các tính năng ghi chú thiết yếu

Một số tính năng quan trọng để có trải nghiệm ghi chú tốt, chẳng hạn như các tùy chọn định dạng nhanh, điều hướng đơn giản và quan trọng nhất là khả năng ngoại tuyến. Bạn sẽ cảm thấy an tâm khi biết rằng ghi chú của mình sẽ được lưu mỗi khi ghi lại điều gì đó, bất kể bạn có kết nối Internet hay không.

Tuy nhiên, trong Notion, điều này không phải lúc nào cũng đúng. Trước hết, bạn phải kết nối Internet để làm việc bình thường và nếu ngoại tuyến, bạn chỉ có thể làm việc với ghi chú cuối cùng đã mở và không có tùy chọn để thêm ghi chú mới.

Ngoài ra, ghi chú yêu cầu các tùy chọn định dạng văn bản đơn giản như in đậm, in nghiêng hoặc dấu đầu dòng. Tuy nhiên, Notion không cung cấp thanh công cụ cố định để truy cập nhanh vào các tính năng này. Thay vào đó, bạn phải chọn văn bản và chỉ sau đó bạn mới có thể thấy các tùy chọn định dạng.

Một nhược điểm khác của Notion là cách tiếp cận của nó đối với việc tổ chức ghi chú. Thay vì các thư mục truyền thống, Notion dựa vào những trang lồng nhau và cơ sở dữ liệu để tổ chức ghi chú. Mặc dù hệ thống này hoạt động tốt đối với các quy trình làm việc phức tạp, nhưng nó không trực quan đối với những người dùng đã quen với sự đơn giản của việc tổ chức dựa trên thư mục.

Ví dụ, khi bạn sử dụng Apple Notes, bạn có thể điều hướng đến bất kỳ ghi chú nào chỉ bằng cách sử dụng thanh bên hoặc di chuyển ghi chú của mình đến bất kỳ đâu. Trong Notion, bạn sẽ phải tạo một trang, sau đó là một cơ sở dữ liệu, rồi tạo các trang bên trong cơ sở dữ liệu.

6. Thiết kế nguồn đóng và trực tuyến trước

Khi nói đến việc ghi chú, ghi chú của bạn phải thực sự là của bạn. Thật không may, Notion không như vậy. Tất cả ghi chú của bạn đều bị khóa trong ứng dụng, nghĩa là bạn cần truy cập ứng dụng bằng kết nối Internet đang hoạt động để xem hoặc chỉnh sửa.

Ngoài ra, giá cả, tính năng hoặc tính khả dụng của các dịch vụ trong Notion có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sử dụng ghi chú của bạn. Nếu Notion gặp sự cố máy chủ hoặc kết nối Internet tại nhà của bạn ngừng hoạt động, bạn sẽ bị chặn không cho truy cập ghi chú của mình. Trong trường hợp Notion xóa tùy chọn miễn phí trong tương lai, bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc trả tiền cho ứng dụng.

7. Các lựa chọn thay thế hiệu quả hơn nhiều

Nếu bạn sở hữu máy tính Apple, thì Apple Notes là một trong những lựa chọn tốt nhất. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng thay thế thậm chí còn tốt hơn, chủ yếu được thiết kế để ghi chú, lưu trữ file cục bộ nhưng cũng tích hợp nhiều tính năng, thì Obsidian là một lựa chọn tuyệt vời.

Bạn sẽ nhận được một số tính năng tuyệt vời, chẳng hạn như chế độ xem biểu đồ, giúp lập bản đồ trực quan các kết nối giữa những ghi chú, giúp xem các mối quan hệ và xây dựng mạng lưới kiến ​​thức. Bạn có thể liên kết các ghi chú và ý tưởng với nhau để có mạng lưới kiến ​​thức sâu hơn nhiều. Obsidian cũng hỗ trợ rất nhiều plugin có thể bổ sung thêm chức năng. Ví dụ, cài đặt các plugin Kanban và canvas cho phép tạo bảng và sơ đồ luồng.

Cuối cùng, Obsidian là ứng dụng ngoại tuyến đầu tiên và hoàn toàn miễn phí cho mục đích sử dụng cá nhân. Với ứng dụng này, bạn có thể ghi chú bao nhiêu tùy thích và chúng cũng được lưu trữ cục bộ trên máy tính dưới dạng file plain text với định dạng Markdown. Nếu tôi muốn chuyển sang ứng dụng khác trong tương lai, bạn có thể tự do làm như vậy hoặc thậm chí đồng bộ ghi chú của mình với Google Drive hoặc bất kỳ tùy chọn lưu trữ đám mây nào.

Mặc dù về mặt kỹ thuật, Notion có thể được sử dụng để ghi chú, nhưng nó không lý tưởng. Mất nhiều thời gian làm quen, kết hợp với giao diện được tối ưu hóa cho quản lý nhóm và cộng tác, khiến nó trở nên không thực tế và quá mức cần thiết để ghi chú.