Tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp với AI

Quy trình vận hành tiêu chuẩn, tài liệu và tự động hóa quy trình.

Khoảng cách về tài liệu

Trong bài viết trước, chúng ta đã tìm hiểu về giao tiếp với khách hàng trên quy mô lớn. Bây giờ, hãy xây dựng trên nền tảng đó. Bạn biết cách doanh nghiệp của mình vận hành. Nó nằm trong đầu bạn.

Nhưng liệu người khác có thể thực hiện những gì bạn làm không? Bạn có thể đi nghỉ mà không làm mọi thứ rối tung lên không? Bạn có thể đào tạo ai đó trong một ngày thay vì một tháng không?

Nếu câu trả lời là không, bạn đang gặp vấn đề về vận hành. Và AI có thể giúp khắc phục điều đó.

Tại sao tài liệu lại quan trọng?

Nếu không có tài liệu:

• Mọi nhiệm vụ đều phụ thuộc vào sự có mặt của bạn
• Việc đào tạo mất rất nhiều thời gian
• Chất lượng khác nhau tùy thuộc vào người thực hiện
• Bạn không thể mở rộng quy mô hoặc lùi lại

Với tài liệu:

• Người khác có thể thực hiện các nhiệm vụ mà không cần hỏi bạn
• Người mới nhanh chóng nắm bắt công việc
• Chất lượng được duy trì nhất quán
• Mọi thứ trở nên ít bị tắc nghẽn hơn

Vấn đề là việc tạo tài liệu rất nhàm chán và mất rất nhiều thời gian.

AI thay đổi điều đó.

Tạo SOP nhanh chóng

SOP = Standard Operating Procedure (Quy trình vận hành tiêu chuẩn). Tên gọi hoa mỹ cho “cách chúng ta làm mọi việc”.

Cách chậm: Viết mọi thứ từ đầu, cố gắng ghi lại từng chi tiết nhỏ nhất.

Cách của AI: Trình bày quy trình của bạn bằng lời nói, để AI tự động cấu trúc lại.

AI: "Hãy giúp tôi tạo một quy trình chuẩn (SOP). Tôi sẽ mô tả những gì mình làm
một cách thông thường, và bạn sẽ biến nó thành một quy trình từng bước
mà người khác có thể làm theo.

Quy trình: [Tên quy trình]
Mục đích: [Tại sao chúng ta làm điều này]

Đây là cách tôi làm (không chính thức):
[Mô tả những gì bạn làm, đừng lo lắng về cấu trúc hoặc
các bước bị thiếu - chỉ cần nói qua loa như thể bạn đang giải thích
cho ai đó đang quan sát bạn]

Biến điều này thành:
1. Hướng dẫn từng bước được đánh số
2. Bất kỳ công cụ hoặc vật liệu nào cần thiết
3. Những lỗi thường gặp cần tránh
4. Làm thế nào để biết liệu nó đã được thực hiện đúng cách hay chưa"

Ví dụ: Giả sử bạn là chủ một tiệm bánh và đang giải thích cách mình đóng cửa hàng.

Mô tả thông thường của bạn: “Vậy là cuối ngày, tôi lau dọn tủ trưng bày, tắt lò nướng – đảm bảo chúng đã thực sự tắt – đếm tiền trong máy tính tiền, bỏ tiền vào két sắt. À, và tôi kiểm tra xem cửa sau đã khóa chưa trước khi bật báo động”.

AI sẽ chuyển đổi điều này thành một danh sách kiểm tra đóng cửa hàng bài bản với các bước được đánh số, những điểm cần kiểm tra lại và mọi điều bạn đã đề cập đều quan trọng.

Các quy trình phổ biến cần ghi lại

Giao tiếp với khách hàng:

• Cách xử lý yêu cầu
• Cách tiếp nhận khách hàng mới
• Cách xử lý hàng trả lại hoặc khiếu nại
• Cách theo dõi sau khi phục vụ

Hoạt động:

• Quy trình mở và đóng cửa
• Các bước hoàn thành đơn hàng
• Kiểm tra chất lượng
• Quản lý hàng tồn kho

Quản trị:

• Cách xử lý hóa đơn
• Cách xử lý bảng lương
• Cách cập nhật trang web
• Cách đăng bài trên mạng xã hội

Hãy bắt đầu với các quy trình bạn thường xuyên thực hiện, mà người khác cũng có thể làm nếu được ghi lại.

Ghi chú và tóm tắt cuộc họp

Vấn đề: Các cuộc họp bao gồm rất nhiều lời nói, nhưng ít hành động.

Trợ lý AI:

AI: "Đây là ghi chú của tôi từ cuộc họp hôm nay. Hãy:

1. Tóm tắt các quyết định chính đã được đưa ra
2. Liệt kê các mục hành động và người chịu trách nhiệm
3. Ghi chú bất kỳ câu hỏi nào chưa được giải quyết
4. Đề xuất một email tiếp theo mà tôi có thể gửi cho những người tham dự

Ghi chú của tôi:
[Dán ghi chú cuộc họp sơ lược của bạn]"

Kết quả: Tóm tắt ngắn gọn, dễ thực hiện chỉ trong vài giây thay vì bạn mất 20 phút để sắp xếp ghi chú.

Kiểm tra nhanh: Trước khi tiếp tục, bạn có nhớ khái niệm chính mà chúng ta vừa thảo luận không? Hãy thử giải thích lại bằng lời của bạn trước khi tiếp tục.

Danh sách kiểm tra và template

Các nhiệm vụ định kỳ nên có danh sách kiểm tra (checklist).

AI: "Tạo danh sách kiểm tra cho [nhiệm vụ định kỳ].

Ngữ cảnh: [Mô tả ngắn gọn]
Tần suất: [Mức độ thường xuyên]
Ai thực hiện: [Bạn hoặc người khác]

Bao gồm:
- Mọi bước, kể cả những bước hiển nhiên
- Hướng dẫn về thời gian khi cần thiết
- Các điểm kiểm tra chất lượng
- Phải làm gì nếu có sự cố"

Ví dụ:

• Danh sách việc cần làm khi tiếp nhận khách hàng mới
• Danh sách việc cần làm khi lên kế hoạch truyền thông xã hội hàng tháng
• Danh sách việc cần làm cuối tuần
• Danh sách việc cần làm trong ngày đầu tiên của nhân viên mới

Xây dựng cơ sở kiến ​​thức

Mọi thứ bạn giải thích đi giải thích lại nên được viết ra một lần.

Những câu hỏi như “Tôi phải làm thế nào…?” từ khách hàng hoặc nhân viên là những cơ hội.

AI: "Hãy giúp tôi tạo một bài viết hướng dẫn.

Câu hỏi thường gặp: [Câu hỏi]
Câu trả lời của tôi (thông thường): [Cách bạn thường trả lời]

Hãy định dạng bài viết này sao cho hữu ích với:
- Câu trả lời rõ ràng ngay từ đầu
- Hướng dẫn từng bước (nếu có)
- Các biến thể thường gặp hoặc câu hỏi tiếp theo
- Thông tin liên hệ nếu vẫn chưa rõ"

Hãy xây dựng điều này theo thời gian: Mỗi khi bạn trả lời một câu hỏi hai lần, hãy ghi lại. Chẳng mấy chốc bạn sẽ có một nguồn tài liệu có thể tìm kiếm được.

Cải tiến quy trình

Trí tuệ nhân tạo (AI) có thể giúp xác định những điểm không hiệu quả:

AI: "Đây là cách chúng tôi hiện đang thực hiện [tên quy trình]:

[Mô tả quy trình hiện tại]
- Những gì đang hoạt động tốt: [Những gì ổn]
- Những điểm khó khăn: [Điều gì khiến bạn khó chịu]
- Thời gian thực hiện: [Mất bao lâu]

Đề xuất những cải tiến có thể:
1. Tiết kiệm thời gian
2. Giảm lỗi
3. Giúp việc phân công dễ dàng hơn

Hãy thực tế - Tôi là một doanh nghiệp nhỏ không có công cụ hiện đại."

Tài liệu đào tạo

Khi bạn tuyển dụng hoặc giao nhiệm vụ:

Trí tuệ nhân tạo (AI): "Tạo tài liệu đào tạo cho [nhiệm vụ hoặc vai trò].

Người mới cần học:
- [Kỹ năng 1]
- [Kỹ năng 2]
- [Kỹ năng 3]

Bao gồm:
1. Tổng quan về vai trò/nhiệm vụ này
2. Hướng dẫn từng bước cho mỗi kỹ năng
3. Câu hỏi và câu trả lời thường gặp
4. Làm thế nào để biết họ đang làm đúng
5. Hỏi ai nếu gặp khó khăn"

Kết hợp với các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) của bạn để tạo thành một gói đào tạo hoàn chỉnh.

Lợi ích của việc đầu tư vào tài liệu

Đúng vậy, việc đầu tư vào tài liệu tốn thời gian ban đầu.

Nhưng hãy xem xét những lựa chọn khác:

• Giải thích cùng một điều 50 lần
• Sửa chữa những lỗi mà các bước được ghi chép lại sẽ ngăn ngừa được
• Không thể nghỉ phép
• Mất kiến ​​thức khi ai đó rời đi

Tính toán:

• 2 giờ để ghi chép một quy trình bạn thực hiện hàng tuần
• Tiết kiệm 15 phút mỗi tuần để giải thích hoặc sửa chữa
• Lợi tức đầu tư (ROI) trong 8 tuần
• Tiết kiệm vô thời hạn sau đó

Bài tập: Ghi chép một quy trình

Chọn một quy trình cần thực hiện thường xuyên mà bạn có thể giao cho người khác.

• Ghi âm giọng nói của bạn về quy trình đó (ghi âm giọng nói)
• Chép lại (AI có thể giúp)
• Sử dụng AI để cấu trúc nó thành một SOP
• Xem xét tính đầy đủ
• Kiểm tra bằng cách cho người khác làm theo các bước

Thời gian đầu tư: 30 - 45 phút.

Thời gian tiết kiệm: Hàng giờ trong những tháng tới.

Những điểm chính cần ghi nhớ

• Tài liệu cho phép bạn phân công, đào tạo và duy trì chất lượng
• AI giúp việc lập tài liệu nhanh chóng: Mô tả một cách đơn giản, để AI cấu trúc
• Bắt đầu với các quy trình thường xuyên mà người khác có thể thực hiện
• Danh sách kiểm tra và quy trình chuẩn (SOP) giúp ngăn ngừa sai sót và tiết kiệm thời gian giải thích
• Xây dựng cơ sở kiến ​​thức từ những câu hỏi bạn trả lời nhiều lần
• Lập tài liệu một lần, hưởng lợi vô thời hạn