Excel 2019 (Phần 20): Nhóm và Tổng phụ

Hà Nguyễn

Các trang tính có nhiều nội dung đôi khi có thể gây cảm giác choáng ngợp và thậm chí trở nên khó đọc. May mắn thay, Excel có thể sắp xếp dữ liệu thành các nhóm, cho phép bạn dễ dàng hiển thị và ẩn những phần khác nhau của trang tính. Bạn cũng có thể tóm tắt các nhóm khác nhau bằng lệnh Subtotal và tạo outline cho trang tính của mình.

Cách nhóm các hàng hoặc cột

1. Chọn các hàng hoặc cột bạn muốn nhóm. Ví dụ này sẽ chọn các cột B, C và D.

2. Chọn tab Data trên Ribbon, sau đó bấm vào lệnh Group.

3. Các hàng hoặc cột đã chọn sẽ được nhóm lại. Trong ví dụ, các cột B, C và D được nhóm lại.

Để hủy nhóm dữ liệu, hãy chọn các hàng hoặc cột đã nhóm, sau đó nhấp vào lệnh Ungroup.

Cách ẩn và hiện các nhóm

1. Để ẩn một nhóm, hãy nhấp vào dấu trừ, còn được gọi là nút Hide Detail.

2. Nhóm sẽ bị ẩn. Để hiển thị một nhóm ẩn, hãy nhấp vào dấu cộng, còn được gọi là nút Show Detail.

Tạo tổng phụ

Lệnh Subtotal cho phép bạn tự động tạo nhóm và sử dụng các hàm phổ biến như SUM, COUNT và AVERAGE để giúp tóm tắt dữ liệu. Ví dụ, lệnh Subtotal có thể giúp tính toán chi phí vật tư văn phòng theo loại từ một đơn đặt hàng tồn kho lớn. Nó sẽ tạo ra một hệ thống phân cấp các nhóm, được gọi là outline, để giúp tổ chức trang tính.

Dữ liệu phải được sắp xếp chính xác trước khi sử dụng lệnh Subtotal, vì vậy bạn có thể muốn xem lại bài viết về Sắp xếp dữ liệu để tìm hiểu thêm.

Cách tạo tổng phụ

Ví dụ sẽ sử dụng lệnh Subtotal với biểu mẫu đặt hàng áo phông để xác định số lượng áo phông được đặt hàng theo từng kích cỡ (Small, Medium, Large và X-Large). Thao tác này sẽ tạo outline cho trang tính với mỗi cỡ áo phông là một nhóm và sau đó đếm tổng số áo trong mỗi nhóm.

1. Trước tiên, hãy sắp xếp trang tính theo dữ liệu bạn muốn tính tổng phụ. Ví dụ này sẽ tạo tổng phụ cho từng cỡ áo phông, vì vậy trang tính đã được sắp xếp theo cỡ áo phông từ nhỏ nhất đến lớn nhất.

2. Chọn tab Data, sau đó nhấp vào lệnh Subtotal.

3. Hộp thoại Subtotal sẽ xuất hiện. Nhấp vào mũi tên drop-down cho trường At each change in: để chọn cột bạn muốn tính tổng phụ. Ví dụ sẽ chọn T-Shirt Size.

4. Nhấp vào mũi tên drop-down cho trường Use function: để chọn hàm bạn muốn sử dụng. Ví dụ sẽ chọn COUNT để đếm số lượng áo sơ mi được đặt hàng theo từng cỡ.

5. Trong trường Add subtotal to:, hãy chọn cột mà bạn muốn tổng phụ được tính xuất hiện. Ví dụ sẽ chọn T-Shirt Size. Khi bạn hài lòng với các lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK.

6. Trang tính sẽ được chia thành các nhóm và tổng phụ sẽ được liệt kê bên dưới mỗi nhóm. Trong ví dụ, dữ liệu hiện được nhóm theo kích thước áo phông và số lượng áo được đặt hàng theo kích thước đó xuất hiện bên dưới mỗi nhóm.

Cách xem các nhóm theo level

Khi bạn tạo tổng phụ, trang tính sẽ được chia thành các level khác nhau. Bạn có thể chuyển đổi giữa các level này để nhanh chóng kiểm soát lượng thông tin được hiển thị trong trang tính, bằng cách nhấp vào các nút Level ở bên trái của trang tính. Ví dụ sẽ chuyển đổi giữa tất cả 3 level trong outline. Mặc dù ví dụ này chỉ chứa 3 level, nhưng trên thực tế Excel có thể chứa tối đa 8 level.

1. Nhấp vào level thấp nhất để hiển thị ít chi tiết nhất. Ví dụ sẽ chọn cấp độ 1, chỉ chứa Grand Count hoặc tổng số áo phông được đặt hàng.

2. Nhấp vào level tiếp theo để mở rộng chi tiết. Ví dụ sẽ chọn level 2, chứa mỗi hàng tổng phụ nhưng ẩn tất cả dữ liệu khác khỏi trang tính.

3. Nhấp vào cấp cao nhất để xem và mở rộng tất cả dữ liệu trang tính. Ví dụ sẽ chọn level 3.

Bạn cũng có thể sử dụng các nút Show Detail và Hide Detail để hiển thị và ẩn các nhóm trong outline.

Cách xóa tổng phụ

Đôi khi, bạn có thể không muốn giữ tổng phụ trong trang tính của mình, đặc biệt nếu bạn muốn tổ chức lại dữ liệu theo những cách khác. Nếu không muốn sử dụng tổng phụ nữa, bạn sẽ cần xóa nó khỏi trang tính của mình.

1. Chọn tab Data, sau đó nhấp vào lệnh Subtotal.