Excel 2019 (Phần 22): Biểu đồ

Có thể hơi khó hiểu khi workbook Excel chứa nhiều dữ liệu. Biểu đồ cho phép bạn minh họa dữ liệu workbook bằng đồ thị, giúp dễ dàng hình dung các so sánh và xu hướng.

Tìm hiểu về biểu đồ

Excel có một số loại biểu đồ, cho phép bạn chọn biểu đồ phù hợp nhất với dữ liệu của mình. Để sử dụng biểu đồ một cách hiệu quả, bạn cần hiểu cách sử dụng các loại biểu đồ khác nhau.

Excel có nhiều loại biểu đồ khác nhau, mỗi loại đều có những ưu điểm riêng:

• Biểu đồ cột sử dụng các thanh dọc để biểu diễn dữ liệu. Chúng có thể phù hợp với nhiều loại dữ liệu khác nhau, nhưng thường được sử dụng nhiều nhất để so sánh thông tin.
• Biểu đồ đường lý tưởng để hiển thị xu hướng. Những điểm dữ liệu được kết nối với nhau bằng các đường, giúp bạn dễ dàng xem liệu các giá trị đang tăng hay giảm theo thời gian.
• Biểu đồ tròn giúp dễ dàng so sánh tỷ lệ. Mỗi giá trị được hiển thị dưới dạng một phần của hình tròn, vì vậy, thật dễ dàng để xem giá trị nào tạo nên tỷ lệ phần trăm tổng thể.
• Biểu đồ thanh hoạt động giống như biểu đồ cột, nhưng chúng sử dụng thanh ngang thay vì thanh dọc.
• Biểu đồ vùng (Area chart) tương tự như biểu đồ đường, ngoại trừ việc bao gồm các khu vực dưới đường nối các điểm dữ liệu.
• Biểu đồ Surface cho phép bạn hiển thị dữ liệu trên toàn cảnh 3D. Chúng hoạt động tốt nhất với các tập dữ liệu lớn, cho phép bạn xem nhiều loại thông tin cùng một lúc.

Ngoài các loại biểu đồ, bạn sẽ cần hiểu cách đọc biểu đồ. Biểu đồ chứa một số yếu tố hoặc phần có thể giúp bạn diễn giải dữ liệu.

Cách chèn biểu đồ

1. Chọn các ô bạn muốn lập biểu đồ, bao gồm tiêu đề cột và nhãn của hàng. Các ô này sẽ là dữ liệu nguồn cho biểu đồ. Ví dụ sẽ chọn các ô A1:F6.

2. Từ tab Insert, bấm vào lệnh Chart mong muốn. Ví dụ sẽ chọn Column.

3. Chọn loại biểu đồ mong muốn từ menu drop-down.

4. Biểu đồ đã chọn sẽ được chèn vào trang tính.

Nếu bạn không chắc nên sử dụng loại biểu đồ nào, lệnh Recommended Charts sẽ đề xuất một số biểu đồ dựa trên dữ liệu nguồn.

Biểu đồ và kiểu bố cục

Sau khi chèn biểu đồ, có một số điều bạn có thể muốn thay đổi về cách hiển thị dữ liệu. Thật dễ dàng để chỉnh sửa bố cục và kiểu của biểu đồ từ tab Design.

Excel cho phép bạn thêm các phần tử biểu đồ - bao gồm tiêu đề biểu đồ, chú giải và nhãn dữ liệu - để làm cho biểu đồ dễ đọc hơn. Để thêm phần tử biểu đồ, hãy nhấp vào lệnh Add Chart Element trên tab Design, sau đó chọn phần tử mong muốn từ menu drop-down.

Để chỉnh sửa một phần tử biểu đồ, chẳng hạn như tiêu đề biểu đồ, chỉ cần nhấp đúp vào phần giữ chỗ và bắt đầu nhập.

Nếu không muốn thêm các thành phần biểu đồ riêng lẻ, bạn có thể sử dụng một trong các bố cục được xác định trước của Excel. Chỉ cần nhấp vào lệnh Quick Layout, sau đó chọn bố cục mong muốn từ menu drop-down.

Excel cũng bao gồm một số kiểu biểu đồ, cho phép bạn nhanh chóng sửa đổi giao diện của biểu đồ của mình. Để thay đổi kiểu biểu đồ, hãy chọn kiểu mong muốn từ nhóm Chart styles. Bạn cũng có thể nhấp vào mũi tên drop-down ở bên phải để xem thêm các kiểu.

Bạn cũng có thể sử dụng các nút shortcut định dạng biểu đồ để nhanh chóng thêm các phần tử biểu đồ, thay đổi kiểu biểu đồ và lọc dữ liệu biểu đồ.

Các tùy chọn biểu đồ khác

Có nhiều cách khác để tùy chỉnh và sắp xếp các biểu đồ. Ví dụ, Excel cho phép bạn sắp xếp lại dữ liệu của biểu đồ, thay đổi loại biểu đồ và thậm chí di chuyển biểu đồ đến một vị trí khác trong workbook.

Cách chuyển đổi dữ liệu hàng và cột

Đôi khi, bạn có thể muốn thay đổi cách biểu đồ nhóm dữ liệu của mình. Ví dụ, trong biểu đồ bên dưới, dữ liệu Book Sales được nhóm theo thể loại, mỗi tháng tương ứng với một cột. Tuy nhiên, có thể chuyển đổi các hàng và cột để biểu đồ sẽ nhóm dữ liệu theo tháng và mỗi thể loại tương ứng với một cột. Trong cả hai trường hợp, biểu đồ chứa cùng một dữ liệu, chỉ là chúng được tổ chức khác nhau mà thôi.

1. Chọn biểu đồ bạn muốn sửa đổi.

2. Từ tab Design, chọn lệnh Switch Row/Column.

3. Các hàng và cột sẽ được chuyển đổi. Trong ví dụ, dữ liệu hiện được nhóm theo tháng và mỗi thể loại tương ứng với một cột.

Cách thay đổi loại biểu đồ

Nếu nhận thấy rằng dữ liệu của mình không hoạt động tốt trong một biểu đồ nhất định, bạn có thể dễ dàng chuyển sang một loại biểu đồ mới. Ví dụ sẽ thay đổi từ biểu đồ cột thành biểu đồ đường.

1. Từ tab Design, bấm vào lệnh Change Chart Type.

2. Hộp thoại Change Chart Type sẽ xuất hiện. Chọn kiểu và bố cục biểu đồ mới, sau đó bấm OK. Ví dụ sẽ chọn Line chart (biểu đồ đường).

3. Loại biểu đồ đã chọn sẽ xuất hiện. Trong ví dụ, biểu đồ đường giúp bạn dễ dàng xem các xu hướng trong dữ liệu bán hàng theo thời gian.

Cách di chuyển biểu đồ

Bất cứ khi nào bạn chèn một biểu đồ mới, biểu đồ đó sẽ xuất hiện dưới dạng một đối tượng trên cùng một trang tính có chứa dữ liệu nguồn. Bạn có thể dễ dàng di chuyển biểu đồ sang một trang tính mới để giúp giữ cho dữ liệu có tổ chức.

1. Chọn biểu đồ bạn muốn di chuyển.

2. Bấm vào tab Design, sau đó chọn lệnh Move Chart.

3. Hộp thoại Move Chart sẽ xuất hiện. Chọn vị trí mong muốn cho biểu đồ. Ví dụ sẽ chọn chuyển nó sang một trang tính mới.

4. Bấm OK.

5. Biểu đồ sẽ xuất hiện ở vị trí đã chọn. Trong ví dụ, biểu đồ bây giờ xuất hiện trên một trang tính mới.

Giữ cho các biểu đồ luôn cập nhật

Theo mặc định, khi bạn thêm nhiều dữ liệu hơn vào bảng tính của mình, biểu đồ có thể không bao gồm dữ liệu mới. Để khắc phục điều này, bạn có thể điều chỉnh phạm vi dữ liệu. Chỉ cần nhấp vào biểu đồ và nó sẽ đánh dấu phạm vi dữ liệu trong bảng tính của bạn. Sau đó, bạn có thể nhấp và kéo handle ở góc dưới bên phải để thay đổi phạm vi dữ liệu.

Nếu bạn thường xuyên thêm nhiều dữ liệu hơn vào bảng tính của mình, việc cập nhật phạm vi dữ liệu có thể trở nên tẻ nhạt. May mắn thay, có một cách dễ dàng hơn. Chỉ cần định dạng dữ liệu nguồn dưới dạng bảng, sau đó tạo biểu đồ dựa trên bảng đó. Khi bạn thêm nhiều dữ liệu, dữ liệu đó sẽ tự động được đưa vào cả bảng và biểu đồ, giữ cho mọi thứ nhất quán và cập nhật.