Excel 2019 (Phần 26): Giới thiệu về PivotTables

Hà Nguyễn

Khi bạn có nhiều dữ liệu Excel, đôi khi có thể khó phân tích tất cả thông tin trong trang tính. PivotTables có thể giúp làm cho trang tính của bạn dễ quản lý hơn bằng cách tóm tắt dữ liệu và cho phép bạn thao tác nó theo những cách khác nhau.

Sử dụng PivotTables để trả lời câu hỏi

Hãy xem xét ví dụ dưới đây. Giả sử bạn muốn trả lời câu hỏi: Số lượng mỗi nhân viên bán hàng bán được là bao nhiêu? Việc tìm ra đáp án có thể tốn thời gian và khó khăn. Tên mỗi nhân viên bán hàng xuất hiện trên nhiều mặt hàng và bạn cần tính tổng tất cả các đơn đặt hàng khác nhau của họ. Có thể sử dụng lệnh Subtotal để giúp tìm tổng số cho từng nhân viên bán hàng, nhưng có rất nhiều dữ liệu cần xử lý.

May mắn thay, PivotTable có thể tính toán và tóm tắt dữ liệu ngay lập tức theo cách giúp bạn đọc dễ dàng hơn nhiều. Khi hoàn tất, PivotTable sẽ trông giống như sau:

Khi đã tạo PivotTable, bạn có thể sử dụng nó để trả lời các câu hỏi khác nhau bằng cách sắp xếp lại dữ liệu. Ví dụ, giả sử bạn muốn trả lời: Tổng số tiền bán được trong mỗi tháng là bao nhiêu? Có thể sửa đổi PivotTable giống như sau:

Cách tạo PivotTable

1. Chọn bảng hoặc các ô (bao gồm cả tiêu đề cột) bạn muốn đưa vào PivotTable của mình.

2. Từ tab Insert, bấm vào lệnh PivotTable.

3. Hộp thoại Create PivotTable sẽ xuất hiện. Chọn cài đặt của bạn, sau đó nhấp vào OK. Ví dụ sẽ sử dụng Table1 làm dữ liệu nguồn và đặt PivotTable trong một trang tính mới.

4. PivotTable và Field List trống sẽ xuất hiện trong một trang tính mới.

5. Sau khi tạo PivotTable, bạn sẽ cần quyết định thêm trường nào. Mỗi trường chỉ đơn giản là một tiêu đề cột từ dữ liệu nguồn. Trong danh sách PivotTable Fields, hãy chọn hộp cho từng trường bạn muốn thêm. Ví dụ muốn biết tổng số tiền đã bán của mỗi nhân viên bán hàng, vì vậy các trường Salesperson và Order Amount sẽ được chọn.

6. Các trường đã chọn sẽ được thêm vào một trong 4 vùng bên dưới. Trong ví dụ, trường Salesperson đã được thêm vào khu vực Rows, trong khi Order Amount được thêm vào Values. Bạn cũng có thể kéo và thả các trường trực tiếp vào khu vực mong muốn.

7. PivotTable sẽ tính toán và tóm tắt các trường đã chọn. Trong ví dụ, PivotTable hiển thị số lượng đã bán của mỗi nhân viên bán hàng.

Cũng giống như với các bảng tính thông thường, bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong PivotTable bằng cách sử dụng lệnh Sort & Filter trên tab Home. Bạn cũng có thể áp dụng bất kỳ kiểu định dạng số nào mình muốn. Ví dụ, bạn có thể muốn thay đổi định dạng số thành Currency. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng một số kiểu định dạng có thể biến mất khi bạn sửa đổi PivotTable.

Nếu bạn thay đổi bất kỳ dữ liệu nào trong trang tính nguồn của mình, PivotTable sẽ không cập nhật tự động. Để cập nhật nó theo cách thủ công, hãy chọn PivotTable, sau đó đi tới Analyze > Refresh.

Xoay vòng dữ liệu

Một trong những điều tốt nhất về PivotTables là chúng có thể nhanh chóng xoay vòng - hoặc tổ chức lại - dữ liệu, cho phép bạn kiểm tra trang tính của mình theo một số cách. Xoay vòng dữ liệu có thể giúp bạn trả lời nhiều câu hỏi khác nhau và thậm chí thử nghiệm với dữ liệu để khám phá các xu hướng và mẫu mới.

Cách thêm cột

Cho đến nay, PivotTable chỉ hiển thị một cột dữ liệu tại một thời điểm. Để hiển thị nhiều cột, bạn cần thêm trường vào vùng Columns.

1. Kéo một trường từ Field List vào vùng Columns. Ví dụ sẽ sử dụng trường Month.

2. PivotTable sẽ bao gồm nhiều cột. Trong ví dụ, bây giờ có một cột cho doanh số hàng tháng của mỗi người, ngoài tổng số.

Cách thay đổi một hàng hoặc cột

Thay đổi một hàng hoặc cột có thể cung cấp cho bạn một quan điểm hoàn toàn khác về dữ liệu. Tất cả những gì bạn phải làm là xóa trường được đề cập, sau đó thay thế bằng trường khác.

1. Kéo trường bạn muốn xóa ra khỏi khu vực hiện tại của nó. Bạn cũng có thể bỏ chọn hộp thích hợp trong Field List. Ví dụ này đã xóa các trường Month và Salesperson.