Excel 2019 (Phần 3): Lưu và chia sẻ workbook

Bất cứ khi nào bạn tạo một workbook mới trong Excel, bạn sẽ cần biết cách lưu nó để truy cập và chỉnh sửa sau này. Cũng như các phiên bản Excel trước, bạn có thể lưu file cục bộ vào máy tính của mình hoặc lưu vào đám mây bằng OneDrive, cũng như xuất và chia sẻ workbook với người khác trực tiếp từ Microsoft Excel.

Tính năng Save và Save As

Excel cung cấp hai cách để lưu file: Save và Save As. Các tùy chọn này hoạt động theo những cách tương tự, với một số điểm khác biệt quan trọng:

Save: Khi tạo hoặc chỉnh sửa workbook, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu các thay đổi của mình. Bạn sẽ sử dụng lệnh này trong hầu hết mọi trường hợp. Khi lưu file, bạn sẽ chỉ cần chọn tên và vị trí file trong lần đầu tiên. Sau đó, bạn có thể chỉ cần nhấp vào lệnh Save để lưu nó với cùng tên và vị trí.

Save As: Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo bản sao của workbook trong khi vẫn giữ bản gốc. Khi sử dụng Save As, bạn sẽ cần chọn một tên và/hoặc vị trí khác cho phiên bản đã sao chép.

Cách lưu workbook

Điều quan trọng là phải lưu workbook bất cứ khi nào bạn bắt đầu một dự án mới hoặc thực hiện các thay đổi đối với một dự án hiện có. Lưu tài liệu sớm và thường xuyên có thể giúp công việc của bạn không bị mất nếu xảy ra sự cố. Bạn cũng sẽ cần phải chú ý đến nơi bạn lưu workbook để có thể dễ dàng tìm thấy sau này.

1. Định vị và chọn lệnh Save trên Quick Access Toolbar.

2. Nếu bạn đang lưu file lần đầu tiên, barg điều khiển Save As sẽ xuất hiện trong Backstage view.

3. Sau đó, bạn sẽ cần chọn nơi lưu và đặt tên file. Để lưu workbook vào máy tính, hãy chọn Computer, sau đó bấm Browse. Bạn cũng có thể bấm OneDrive để lưu file vào OneDrive của mình.

4. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu workbook.

5. Nhập tên file cho workbook, sau đó bấm Save.

6. Workbook sẽ được lưu. Bạn có thể bấm lại vào lệnh Save để lưu các thay đổi của mình khi sửa đổi workbook.

Bạn cũng có thể truy cập lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím.

Sử dụng Save As để tạo một bản sao

Nếu muốn lưu một phiên bản workbook khác trong khi vẫn giữ bản gốc, bạn có thể tạo một bản sao. Ví dụ, nếu bạn có file mang tên Sales Data, bạn có thể lưu file đó dưới dạng Sales Data 2 để có thể chỉnh sửa file mới và vẫn tham chiếu trở lại phiên bản gốc.

Để thực hiện việc này, hãy bấm vào lệnh Save As trong Backstage view. Giống như khi lưu file lần đầu tiên, bạn sẽ cần chọn nơi lưu và đặt tên file mới.

Cách thay đổi vị trí lưu mặc định

Nếu không muốn sử dụng OneDrive, bạn có thể bực bội vì OneDrive được chọn làm vị trí mặc định khi lưu. Nếu cảm thấy bất tiện khi phải chọn Computer mỗi lần, bạn có thể thay đổi vị trí lưu mặc định để Computer được chọn theo mặc định.

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage view.

2. Nhấp vào Options.

3. Hộp thoại Excel Options sẽ xuất hiện. Chọn Save, chọn hộp bên cạnh Save to Computer by default, sau đó bấm OK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.

Tính năng AutoRecover

Excel tự động lưu workbook của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn đang làm việc trên chúng. Nếu bạn quên lưu các thay đổi của mình hoặc nếu Excel gặp sự cố, bạn có thể khôi phục file bằng cách sử dụng AutoRecover.

Cách sử dụng AutoRecover

1. Mở Excel. Nếu tìm thấy các phiên bản được lưu tự động của file, bảng điều khiển Document Recovery sẽ xuất hiện.

2. Bấm để mở một file có sẵn. Workbook sẽ được khôi phục.

Theo mặc định, Excel tự động lưu 10 phút một lần. Nếu bạn định chỉnh sửa workbook trong thời gian ít hơn 10 phút, Excel có thể không tạo phiên bản được lưu tự động.

Nếu không thấy file mình cần, bạn có thể duyệt qua tất cả các file được lưu tự động từ Backstage view. Chỉ cần chọn tab File, bấm Manage Workbook, sau đó chọn Recover Unsaved Workbooks.

Xuất workbook

Theo mặc định, workbook Excel được lưu trong định dạng .xlsx. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần sử dụng loại file khác, chẳng hạn như PDF hoặc Excel 97-2003. Thật dễ dàng để xuất workbook của bạn từ Excel sang nhiều loại file khác nhau.

Cách xuất workbook dưới dạng file PDF

Xuất workbook dưới dạng tài liệu Adobe Acrobat, thường được gọi là file PDF, có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn đang chia sẻ workbook với người không có Excel. PDF sẽ giúp người nhận có thể xem nhưng không thể chỉnh sửa nội dung workbook của bạn.

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage view.

2. Nhấp vào Export, sau đó chọn Create PDF/XPS.

3. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất workbook, nhập tên file, sau đó bấm Publish.

Theo mặc định, Excel sẽ chỉ xuất trang tính đang hoạt động. Nếu bạn có nhiều trang tính và muốn lưu tất cả chúng trong cùng một file PDF, hãy bấm vào Options trong hộp thoại Save As. Hộp thoại Options sẽ xuất hiện. Chọn Entire workbook, sau đó bấm OK.

Bất cứ khi nào bạn xuất workbook dưới dạng PDF, bạn cũng cần phải xem xét cách dữ liệu workbook của mình sẽ xuất hiện trên mỗi trang PDF, giống như khi in một workbook.

Cách xuất workbook sang các loại file khác

Bạn cũng có thể thấy hữu ích khi xuất workbook của mình sang các loại file khác, chẳng hạn như workbook Excel 97-2003 nếu bạn cần chia sẻ với mọi người bằng phiên bản Excel cũ hơn hoặc file .CSV nếu bạn cần phiên bản plain text của workbook.

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage view.

2. Bấm vào Export, sau đó chọn Change File Type.

3. Chọn một loại file phổ biến, sau đó nhấp vào Save As.

4. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất workbook, nhập tên file, sau đó bấm Save.

Bạn cũng có thể sử dụng menu drop-down Save as type: trong hộp thoại Save As để lưu workbook ở nhiều loại file khác nhau.

Chia sẻ workbook

Excel giúp bạn dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên các workbook bằng OneDrive. Trước đây, nếu muốn chia sẻ file với ai đó, bạn có thể gửi file đó dưới dạng file đính kèm trong email. Mặc dù thuận tiện, hệ thống này cũng tạo ra nhiều phiên bản của cùng một file, điều này có thể khó sắp xếp.

Khi chia sẻ workbook từ Excel, bạn thực sự đang cấp cho người khác quyền truy cập vào cùng một file. Điều này cho phép bạn và những người bạn chia sẻ chỉnh sửa cùng một workbook mà không cần phải theo dõi nhiều phiên bản.

Để chia sẻ workbook, trước tiên nó phải được lưu vào OneDrive của bạn.

Cách chia sẻ workbook

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage view, sau đó bấm Share.

2. Excel sẽ trở lại Normal view và mở bảng điều khiển Share ở phía bên phải của cửa sổ. Từ đây, bạn có thể mời mọi người chia sẻ tài liệu của mình, xem danh sách những người có quyền truy cập vào tài liệu và thiết lập quyền có thể chỉnh sửa hay chỉ xem tài liệu.