Excel 2019 (Phần 4): Những điều cơ bản về cell

Bất cứ khi nào làm việc với Excel, bạn sẽ nhập thông tin hoặc nội dung vào các cell (ô). Cell là building block cơ bản của một trang tính. Bạn sẽ cần tìm hiểu kiến ​​thức cơ bản về cell và nội dung cell để tính toán, phân tích và tổ chức dữ liệu trong Microsoft Excel.

Tìm hiểu về cell

Mỗi trang tính được tạo thành từ hàng nghìn hình chữ nhật, được gọi là các cell. Cell là điểm giao của một hàng và một cột. Nói cách khác, đó là nơi hàng và cột gặp nhau.

Các cột được xác định bằng những chữ cái (A, B, C), trong khi các hàng được xác định bằng số (1, 2, 3). Mỗi cell có tên riêng, hay còn được gọi là địa chỉ cell, dựa trên cột và hàng của nó. Trong ví dụ dưới đây, cell được chọn giao giữa cột C và hàng 5, vì vậy địa chỉ cell là C5.

Lưu ý rằng địa chỉ cell cũng xuất hiện trong hộp Name ở góc trên cùng bên trái, tiêu đề cột và hàng của cell được đánh dấu khi cell được chọn.

Bạn cũng có thể chọn nhiều cell cùng một lúc. Một nhóm cell được gọi là một phạm vi cell. Thay vì một địa chỉ cell đơn lẻ, bạn sẽ tham chiếu đến một dải cell bằng cách sử dụng địa chỉ của cell đầu tiên và cell cuối cùng trong phạm vi đó, được phân tách bằng dấu hai chấm. Ví dụ, một dải bao gồm các cell A1, A2, A3, A4 và A5 sẽ được viết là A1:A5. Hãy xem các phạm vi ô khác bên dưới:

Dải cell A1:A8

Dải cell A1:F1

Dải cell A1:F8

Nếu các cột trong bảng tính được gắn nhãn bằng số thay vì chữ cái, bạn sẽ cần thay đổi kiểu tham chiếu mặc định cho Excel.

Cách chọn một cell

Để nhập hoặc chỉnh sửa nội dung cell, trước tiên bạn cần chọn cell.

1. Bấm vào một cell để chọn nó. Ví dụ sẽ chọn cell D9.

2. Một đường viền sẽ xuất hiện xung quanh cell đã chọn, tiêu đề cột và tiêu đề hàng sẽ được highlight. Cell sẽ vẫn được chọn cho đến khi bạn bấm vào cell khác trong trang tính.

Bạn cũng có thể chọn các cell bằng những phím mũi tên trên bàn phím của mình.

Cách chọn một phạm vi cell

Đôi khi bạn có thể muốn chọn một nhóm cell lớn hơn hoặc một dải cell.

1. Nhấp và kéo chuột cho đến khi tất cả các cell liền kề bạn muốn chọn được highlight. Ví dụ sẽ chọn phạm vi cell B5:C18.

2. Nhả chuột để chọn phạm vi cell mong muốn. Các cell sẽ vẫn được chọn cho đến khi bạn bấm vào một cell khác trong trang tính.

Nội dung cell

Mọi thông tin bạn nhập vào bảng tính sẽ được lưu trữ trong một cell. Mỗi cell có thể chứa các loại nội dung khác nhau, bao gồm văn bản, định dạng, công thức và hàm.

Văn bản: Các cell có thể chứa văn bản, chẳng hạn như chữ cái, số và ngày tháng.

Thuộc tính định dạng: Các cell có thể chứa những thuộc tính định dạng thay đổi cách các chữ cái, số và ngày tháng được hiển thị. Ví dụ, tỷ lệ phần trăm có thể xuất hiện dưới dạng 0,15 hoặc 15%. Bạn thậm chí có thể thay đổi văn bản hoặc màu nền của cell.

Công thức và hàm: Các cell có thể chứa những công thức và hàm tính toán các giá trị của cell. Trong ví dụ, SUM(B2:B8) tính tổng giá trị của mỗi cell trong phạm vi B2:B8 và hiển thị kết quả trong cell B9.

Cách chèn nội dung

1. Bấm vào một cell để chọn nó. Ví dụ sẽ chọn cell F9.

2. Nhập nội dung nào đó vào cell đã chọn, sau đó nhấn Enter trên bàn phím. Nội dung sẽ xuất hiện trong cell và thanh công thức. Bạn cũng có thể nhập và chỉnh sửa nội dung cell trong thanh công thức.

Cách xóa nội dung cell

1. Chọn (các) cell có nội dung bạn muốn xóa. Ví dụ sẽ chọn phạm vi cell A10:H10.

2. Chọn lệnh Clear trên tab Home, sau đó bấm Clear Contents.

3. Nội dung cell sẽ bị xóa.

Bạn cũng có thể sử dụng phím Delete trên bàn phím để xóa nội dung khỏi nhiều cell cùng một lúc. Phím Backspace sẽ chỉ xóa nội dung khỏi một cell tại một thời điểm.

Cách xóa các cell

Có một sự khác biệt quan trọng giữa việc xóa nội dung của một cell và xóa chính cell đó. Nếu bạn xóa toàn bộ cell, các cell bên dưới sẽ chuyển lên lấp đầy khoảng trống và thay thế các cell đã xóa.

1. Chọn (các) cell bạn muốn xóa. Ví dụ sẽ chọn A10:H10.

2. Chọn lệnh Delete từ tab Home trên Ribbon.

3. Các cell bên dưới sẽ dịch chuyển lên và lấp đầy khoảng trống.

Cách sao chép và dán nội dung cell

Excel cho phép bạn sao chép nội dung đã được nhập vào bảng tính và dán nội dung này vào các cell khác, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

1. Chọn (các) cell bạn muốn sao chép. Ví dụ sẽ chọn F9.

2. Nhấp vào lệnh Copy trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + C trên bàn phím.

3. Chọn (các) cell mà bạn muốn dán nội dung. Ví dụ sẽ chọn F12:F17. (Các) cell được sao chép sẽ có một đường gạch ngang xung quanh chúng.

4. Nhấp vào lệnh Paste trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + V trên bàn phím.

5. Nội dung sẽ được dán vào các cell đã chọn.

Cách truy cập các tùy chọn dán bổ sung

Bạn cũng có thể truy cập các tùy chọn dán bổ sung, đặc biệt thuận tiện khi làm việc với các cell chứa công thức hoặc định dạng. Chỉ cần nhấp vào mũi tên drop-down trên lệnh Paste để xem các tùy chọn này.

Thay vì chọn lệnh từ Ribbon, bạn có thể truy cập lệnh nhanh chóng bằng cách nhấp chuột phải. Chỉ cần chọn (các) cell bạn muốn định dạng, sau đó nhấp chuột phải. Một menu drop-down sẽ xuất hiện, nơi bạn sẽ tìm thấy một số lệnh cũng nằm trên Ribbon.

Cách cắt và dán nội dung cell

Không giống như sao chép và dán, tính năng cắt cho phép bạn di chuyển nội dung giữa các cell.

1. Chọn (các) cell bạn muốn cắt. Ví dụ sẽ chọn G5:G6.

2. Bấm chuột phải và chọn lệnh Cut. Bạn cũng có thể sử dụng lệnh trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + X trên bàn phím.

3. Chọn các cell mà bạn muốn dán nội dung. Ví dụ sẽ chọn F10:F11. Các cell bị cắt bây giờ sẽ có một đường gạch ngang xung quanh.

4. Bấm chuột phải và chọn lệnh Paste. Bạn cũng có thể sử dụng lệnh trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + V trên bàn phím.

5. Nội dung đã cắt sẽ được loại bỏ khỏi các cell ban đầu và dán vào các cell đã chọn.

Cách kéo và thả các cell

Thay vì cắt, sao chép và dán, bạn có thể kéo và thả các cell để di chuyển nội dung của chúng.

1. Chọn (các) cell bạn muốn di chuyển. Ví dụ sẽ chọn H4:H12.

2. Di chuột qua đường viền của (các) cell đã chọn cho đến khi chuột chuyển thành con trỏ có bốn mũi tên.

3. Nhấp và kéo các cell đến vị trí mong muốn. Ví dụ sẽ chuyển chúng sang G4:G12.

4. Nhả chuột. Các ô sẽ được thả ở vị trí đã chọn.

Cách sử dụng Fill Handle

Nếu bạn đang sao chép nội dung cell sang các cell liền kề trong cùng một hàng hoặc cột, fill handle là một lựa chọn thay thế tốt cho các lệnh sao chép và dán.

1. Chọn (các) cell chứa nội dung bạn muốn sử dụng, sau đó di chuột qua góc dưới bên phải của cell để fill handle xuất hiện.

2. Nhấp và kéo fill handle cho đến khi tất cả các cell bạn muốn được chọn. Ví dụ sẽ chọn G13:G17.

3. Thả chuột để các cell mong muốn được chọn.

Cách tiếp tục một chuỗi với fill handle

Fill handle cũng có thể được sử dụng để tiếp tục một chuỗi. Bất cứ khi nào nội dung của một hàng hoặc cột tuân theo một thứ tự tuần tự, chẳng hạn như số (1, 2, 3) hoặc ngày (Thứ Hai, Thứ Ba, Thứ Tư), fill handle có thể đoán điều gì sẽ xảy ra tiếp theo trong chuỗi. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ cần phải chọn nhiều cell trước khi sử dụng fill handle để giúp Excel xác định thứ tự chuỗi. Hãy xem một ví dụ:

1. Chọn phạm vi cell chứa chuỗi bạn muốn tiếp tục. Ví dụ sẽ chọn E4:G4.

2. Nhấp và kéo fill handle để tiếp tục chuỗi.

3. Thả chuột. Nếu Excel hiểu chuỗi này, chuỗi này sẽ được tiếp tục trong các ô đã chọn. Trong ví dụ, Excel đã thêm Part 4, Part 5 và Part 6 vào H4:J4.

Bạn cũng có thể nhấp đúp vào fill handle thay vì nhấp và kéo. Điều này có thể hữu ích với các bảng tính lớn hơn, nơi việc nhấp và kéo có thể khó khăn.