Cách gộp nhiều file Word thành 1 file duy nhất

Tính năng có sẵn trên Word

Với tính năng có sẵn, chúng ta có thể gộp nhiều file Word làm thành một với những thao tác đơn giản và không phức tạp. Công cụ gộp nhiều file Word này được áp dụng cho tất cả các bản Word. Chúng ta có thể gộp nhiều file Word vào thành một file, không giới hạn số lượng file Word mà bạn sẽ gộp. Ngoài việc thực hiện gộp file Word trên Word thì bạn cũng có thể sử dụng công cụ gộp file Word online.

Hướng dẫn gộp file Word 2019 trở lên

Lưu ý, trước khi gộp thì bạn sẽ chuyển tất cả những file Word muốn gộp chung một thư mục để dễ thao tác hơn.

Bước 1:

Đầu tiên bạn mở file Word trống cũng được, hoặc mở luôn file Word có nội dung đặt mặc định là nội dung đầu trong file Word đó.

Bước 2:

Tại giao diện trong Word chúng ta nhấn vào mục Insert như hình dưới đây.

Chọn Insert trong Word

Tiếp đến chúng ta nhấn vào mục Object rồi chọn Text from File.

Chèn văn bản trong  Word

Bước 3:

Lúc này hiển thị thư mục trên máy tính để chúng ta lựa chọn những văn bản mình muốn gộp thành 1. Thứ tự tên file ở phần File name cũng quyết định thứ tự văn bản của file được chèn khi chèn vào file Word tổng. Click Insert để thực hiện việc chèn file.

Chọn văn bản cần gộp trong Word

Bước 4:

Kết quả chúng ta đã được các file Word gộp chung vào một file tổng. Bạn có thể nhấn vào Navigation Pane để xem danh mục tài liệu.

Gộp các văn bản thành 1 trong Word

Video hướng dẫn gộp các file Word thành 1 file

Hướng dẫn gộp file Word online

Chúng ta cũng có thể sử dụng công cụ trực tuyến để gộp nhều file Word làm một.

Bước 1:

Bạn truy cập vào trang web theo link dưới đây rồi nhấn Choose file để tải tất cả các file Word mà bạn muốn ghép thành một.

https://products.aspose.app/words/merger

Gộp file Word online

Bước 2:

Lúc này bạn sẽ nhìn thấy danh sách các tập tin Word mà mình muốn gộp thành 1 file. Sau đó bạn chọn định dạng tập tin rồi nhấn Merge để tiến hành gộp file thành một.

Chọn định dạng file Word online

Bước 3:

Sau khi gộp file thành một thì người dùng chỉ cần nhấn Download để tải file Word đã gộp xuống là được.

Tải file Word gộp online

Cách ghép các văn bản thành 1 file Word trong Word 2010, 2007, 2003...

Lưu ý với bạn đọc, để dễ dàng thực hiện người dùng nên đưa những file Word muốn ghép vào cùng 1 thư mục trên máy tính.

Bước 1:

Đầu tiên bạn mở file văn bản đặt làm nội dung đầu tiên mà bạn sẽ tiến hành ghép. Hoặc chúng ta mở trang trắng Word nếu không cần phân nội dung đầu cho văn bản.

Sau đó trong nội dung click vào tab Insert bên trên rồi đặt trỏ chuột tại vị trí văn bản tiếp theo nếu bạn đã chọn trước văn bản ở vị ví đầu tiên.

Nhấn tab Insert

Bước 2:

Tiếp đến trong vùng thiết lập Text nhấn vào mục Object rồi chọn Text from file...

Nhấn vào mục Object

Bước 3:

Xuất hiện thư mục trên máy tính. Tại đây, nhấn giữ phím Ctrl rồi click chọn các file cần ghép. Hoặc chúng ta cũng có thể chọn từng file văn bản để tránh việc khi ghép xong các file Word không được sắp xếp đúng thứ tự.

Nhấn Insert để thực hiện.

Chọn file Word muốn ghép

Ngay lập tức bạn sẽ nhìn thấy nội dung ở các file Word đã chọn được ghép vào cùng 1 file Word duy nhất.

Nối nội dung văn bản Word

Trong trường hợp bạn dùng Word 2003, thì click vào nút Insert rồi chọn tiếp File để tìm file văn bản muốn ghép.

Ghép file Word 2003

Như vậy với vài thao tác đơn giản, và bằng tính năng có sẵn trên Word, chúng ta đã có thể ghép các file tài liệu Word vào thành 1 file. Sau khi ghép xong, bạn tiến hành tùy chỉnh nội dung, font chữ,.. theo yêu cầu.

Cách ghép các văn bản thành 1 file Word trong Word 2016

Như đã nói ở trên, mặc dù Microsoft Word hiện hỗ trợ tính năng cộng tác nhiều người trên các tài liệu (thông qua ứng dụng web hoặc việc đăng ký gói Office 365), nhưng vẫn có những lúc bạn cần hợp nhất nhiều tài liệu Word với nhau.

Tất nhiên, bạn chỉ cần sao chép và dán nội dung của một tài liệu vào một tài liệu khác, nhưng đó không phải là cách thực tế nhất để đạt được kết quả mong muốn. May mắn thay, Word 2016 cung cấp một vài cách để kết hợp nhiều tài liệu với nhau.

Phần này sẽ giải thích 4 phương pháp:

  • Hợp nhất hai phiên bản của cùng một tài liệu.
  • Hợp nhất nhiều phiên bản của cùng một tài liệu.
  • Hợp nhất nhận xét, định dạng và nhiều thứ khác.
  • Hợp nhất văn bản của nhiều tài liệu khác nhau.

Nếu bạn có 2 phiên bản hơi khác nhau của cùng một tài liệu, việc tìm các thay đổi nhỏ giữa hai phiên bản thật tẻ nhạt, nhưng cũng không sao khác được.

Word cung cấp một cách để so sánh sự khác biệt giữa hai phiên bản và sau đó hợp nhất chúng thành một file duy nhất.

*Cách so sánh hai phiên bản

Trước khi bạn hợp nhất, bạn nên tìm hiểu sự khác biệt giữa hai file. Sau cùng, bạn có thể quyết định sẽ không kết hợp chúng. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện, thông qua việc sử dụng hai phiên bản báo cáo của BBC News về một cuộc thăm dò sao Hỏa.

Đây là bản gốc:

Bản gốc

Và đây là phiên bản đã bị thay đổi một vài chỗ:

Phiên bản thay đổi

Để bắt đầu, hãy mở tài liệu gốc và đi đến Review > Compare > Compare. Nếu tùy chọn Compare Documents không khả dụng, tài liệu của bạn có thể được cài tính năng bảo vệ. Để bỏ tính năng này, hãy chuyển đến File > Info > Protect Document và xóa mọi hạn chế.

Bỏ tính năng bảo vệ văn bản

Trong cửa sổ mới, điền vào hộp Original Document một file và hộp Revised Document với file đã được sửa đổi. Bạn cũng có thể thêm một nhãn tùy chỉnh vào các thay đổi.

Thêm nhãn tùy chỉnh

Word sẽ tự động mở một tài liệu mới. Các sửa đổi được hiển thị trong một cột bên trái (1), các phần tài liệu so sánh được hiển thị trong bảng điều khiển trung tâm (2), và hai bản gốc được hiển thị trong cột bên phải (3). Bạn có thể ẩn tài liệu nguồn bằng cách vào Compare > Show Source Documents > Hide Source Document.

Các cột tài liệu

Cách hợp nhất hai phiên bản

Bây giờ tất cả sự khác biệt giữa 2 văn bản được hiển thị gọn gàng trong một file duy nhất, nhưng chúng vẫn là một mớ hỗn độn. Làm thế nào để bạn xác định những thay đổi bạn muốn giữ lại hoặc loại bỏ?

Bạn có hai lựa chọn. Bạn có thể thao tác thủ công trên tài liệu và chỉnh sửa từng thay đổi theo ý thích (hãy nhớ, phần văn bản bạn thêm vào sẽ được gạch dưới, văn bản bị xóa được hiển thị bằng dấu gạch ngang qua chữ). Chỉnh sửa tài liệu theo cách này chỉ thích hợp cho các tài liệu ngắn. Nhưng nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu dài, chẳng hạn như một cuốn sách, có thể rất nhiều chỗ sẽ bị bỏ qua.

Hợp nhất 2 phiên bản

Một phương pháp hiệu quả hơn là sử dụng danh sách sửa đổi trong cột bên trái. Bạn có thể nhấp chuột phải vào từng thay đổi và chọn Accept hoặc Reject. Bạn cũng có thể nhấp chuột vào văn bản mình chọn ở mỗi bản sửa đổi được liệt kê tương ứng. Word sẽ tự động cập nhật văn bản trong tài liệu chính khi bạn làm việc.

Trong hình ảnh bên dưới, bạn có thể thấy tác giả đã xem qua tất cả các thay đổi. Số lượng bản sửa đổi hiện hiển thị bằng 0 và tác giả có trong tay tài liệu với tất cả các thay đổi của mình. Sau đó, hãy lưu tài liệu cuối cùng theo cách thông thường.

Lưu tài liệu như cách thông thường

Hợp nhất nhiều phiên bản của cùng một tài liệu

So sánh và sáp nhập hai phiên bản của một tài liệu thật dễ dàng. Nhưng còn nếu bạn có nhiều phiên bản của cùng một file thì sao? (Ví dụ như bạn đã gửi nó cho nhiều người chẳng hạn).

Một lần nữa, mở tài liệu gốc và đi đến Review > Compare. Lần này, bạn cần phải chọn Combine thay thế.

Đặt tài liệu đầu tiên bạn muốn hợp nhất vào trường Revised Document và tạo cho các thay đổi một nhãn. Nhấp vào OK.

Khi bạn có tài liệu đã được kết hợp, hãy đi tới phần Review > Compare > Combine. Đặt file mới được kết hợp trong trường Original Version và thêm tài liệu tiếp theo vào trường Revised Version. Tiếp tục lặp lại quy trình cho từng bản sao của file, đảm bảo bạn cung cấp cho mỗi tài liệu được sửa đổi một nhãn duy nhất.

Gắn nhãn cho từng thay đổi

Khi bạn hoàn tất, bạn sẽ có trong tay một tài liệu kết hợp cho thấy những thay đổi của mỗi phiên bản bằng một màu khác nhau. Tương tự như trên, nhấp chuột phải vào từng thay đổi và chọn Accept hoặc Reject để tạo bản sao cuối cùng.

Hợp nhất nhận xét, định dạng và nhiều thứ khác

Việc hợp nhất các tài liệu có thể mở rộng hơn, ngoài những thay đổi đơn giản đối với phần văn bản. Bạn có thể muốn hợp nhất và giữ lại nhận xét, định dạng, các header, footer và nhiều hơn nữa.

Word làm cho quá trình này trở nên khá đơn giản. Phương pháp để so sánh và/hoặc kết hợp tài liệu là như nhau, nhưng khi bạn đã điều hướng đến Review > Compare > Compare, hãy nhấp vào nút More >>.

More >>

Bạn sẽ thấy một danh sách các tùy chọn phong phú. Khi bạn đã chọn tùy chọn của mình, hãy nhấp vào OK. Bạn có thể tiếp tục chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi theo cách tương tự như trước đây.

Hợp nhất văn bản của nhiều tài liệu khác nhau

Phần cuối của hướng dẫn này sẽ xem xét cách hợp nhất văn bản từ các tài liệu hoàn toàn khác nhau.

Như đã đề cập lúc đầu, bạn có thể sao chép và dán văn bản nhưng không phải phương án này lúc nào cũng thực tế, đặc biệt là trên các tài liệu dài. Một phương pháp tốt hơn là sử dụng các công cụ tích hợp của Word.

Ví dụ trong bài viết này sẽ hợp nhất bài báo về cuộc thăm dò sao Hỏa trên BBC với phiên bản của Space.com. Cách thực hiện cũng tương tự như trên các phiên bản Word trước.

Mở tài liệu đầu tiên. Đây là file bạn sẽ thêm tất cả các file khác vào. Đi tới Insert > Object > Text from File và tìm tài liệu bạn muốn hợp nhất.

Hợp nhất nhiều tài liệu

Văn bản sẽ được chèn vào bất cứ nơi nào con trỏ được đặt, vì vậy hãy đảm bảo văn bản ở vị trí mong muốn trước khi tiếp tục. Word sẽ giữ lại tất cả các định dạng của tài liệu gốc. Trong ví dụ bên dưới, tác giả đã đặt câu chuyện của Space.com bằng màu và phông chữ khác để giúp bạn đọc dễ theo dõi.

Ví dụ minh họa

Lặp lại quy trình cho mỗi tài liệu bạn muốn thêm và lưu nó khi bạn hoàn tất.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về các cách phổ biến nhất để hợp nhất tài liệu. Hy vọng chúng sẽ giúp bạn sử dụng các ứng dụng Microsoft Office dễ dàng hơn.

Tuy nhiên, cũng có thể sẽ có lỗi phát sinh. Hãy để lại ý kiến về vấn đề bạn gặp phải trong phần bình luận bên dưới nhé! Quantrimang sẽ cố gắng hết sức để trợ giúp bạn.

Xem thêm:

Chúc các bạn thực hiện thành công!

Thứ Sáu, 22/09/2023 17:32
4,126 👨 509.667
0 Bình luận
Sắp xếp theo
    ❖ Microsoft Word