Excel 2019 (Phần 19): Lọc dữ liệu

Trong Excel, nếu trang tính của bạn chứa nhiều nội dung, có thể khó để tìm thấy thông tin một cách nhanh chóng. Bộ lọc có thể được sử dụng để thu hẹp dữ liệu trong trang tính, cho phép bạn chỉ xem thông tin bạn cần.

Cách lọc dữ liệu

Ví dụ sẽ áp dụng bộ lọc cho trang tính nhật ký thiết bị để chỉ hiển thị laptop và máy chiếu có sẵn.

1. Để lọc hoạt động chính xác, trang tính của bạn phải bao gồm một hàng tiêu đề, được sử dụng để xác định tên của mỗi cột. Trong ví dụ, trang tính được tổ chức thành các cột khác nhau xác định bởi những ô tiêu đề trong hàng 1: ID#, Type, Equipment Detail, v.v…

2. Chọn tab Data, sau đó nhấp vào lệnh Filter.

3. Một mũi tên drop-down sẽ xuất hiện trong ô tiêu đề cho mỗi cột.

4. Nhấp vào mũi tên drop-down cho cột bạn muốn lọc. Ví dụ sẽ lọc cột B để chỉ xem một số loại thiết bị nhất định.

5. Menu Filter sẽ xuất hiện.

6. Bỏ chọn hộp bên cạnh Select All để nhanh chóng bỏ chọn tất cả dữ liệu.

7. Chọn hộp bên cạnh dữ liệu bạn muốn lọc, sau đó bấm OK. Ví dụ này sẽ chọn Laptop và Projector để chỉ xem các loại thiết bị này.

8. Dữ liệu sẽ được lọc, tạm thời ẩn bất kỳ nội dung nào không phù hợp với tiêu chí. Trong ví dụ, chỉ laptop và máy chiếu được hiển thị.

Các tùy chọn lọc cũng có thể được truy cập từ lệnh Sort & Filter trên tab Home.

Cách áp dụng nhiều bộ lọc

Bạn có thể áp dụng nhiều bộ lọc để giúp thu hẹp kết quả của mình. Ví dụ này đã lọc trang tính để chỉ hiển thị laptop và máy chiếu. Tuy nhiên, tác giả muốn thu hẹp hơn nữa để chỉ hiển thị laptop và máy chiếu đã được kiểm tra vào tháng 8.

1. Nhấp vào mũi tên drop-down cho cột bạn muốn lọc. Ví dụ này sẽ thêm một bộ lọc vào cột D để xem thông tin theo ngày.

2. Menu Filter sẽ xuất hiện.

3. Chọn hoặc bỏ chọn các hộp tùy thuộc vào dữ liệu bạn muốn lọc, sau đó bấm OK. Ví dụ sẽ bỏ chọn mọi thứ ngoại trừ August.

4. Bộ lọc mới sẽ được áp dụng. Trong ví dụ, trang tính hiện được lọc để chỉ hiển thị laptop và máy chiếu đã được kiểm tra vào tháng 8.

Cách xóa một bộ lọc

Sau khi áp dụng một bộ lọc, bạn có thể muốn xóa nó khỏi trang tính để có thể lọc nội dung theo những cách khác nhau.

1. Nhấp vào mũi tên drop-down cho bộ lọc bạn muốn xóa. Ví dụ sẽ xóa bộ lọc trong cột D.

2. Menu Filter sẽ xuất hiện.

3. Chọn Filter From [COLUMN NAME] từ menu Filter. Ví dụ sẽ chọn Clear Filter From "Checked Out".

4. Bộ lọc sẽ bị xóa khỏi cột. Dữ liệu ẩn trước đó sẽ được hiển thị.

Để xóa tất cả các bộ lọc khỏi trang tính, hãy nhấp vào lệnh Filter trên tab Data.

Tính năng lọc nâng cao

Nếu bạn cần một bộ lọc cho một cái gì đó cụ thể, thì tính năng lọc cơ bản có thể không cung cấp cho bạn đủ tùy chọn. May mắn thay, Excel bao gồm một số công cụ lọc nâng cao, bao gồm lọc tìm kiếm, văn bản, ngày tháng và số, có thể thu hẹp kết quả để giúp tìm chính xác những gì bạn cần.

Cách lọc bằng tìm kiếm

Excel cho phép bạn tìm kiếm dữ liệu có chứa một cụm từ, số, ngày tháng chính xác, v.v... Ví dụ sẽ sử dụng tính năng này để chỉ hiển thị các sản phẩm thương hiệu Saris trong nhật ký thiết bị.

1. Chọn tab Data, sau đó nhấp vào lệnh Filter. Một mũi tên drop-down sẽ xuất hiện trong ô tiêu đề cho mỗi cột.

Lưu ý: Nếu đã thêm bộ lọc vào trang tính của mình, bạn có thể bỏ qua bước này.

2. Nhấp vào mũi tên drop-down cho cột bạn muốn lọc. Ví dụ sẽ lọc cột C.

3. Menu Filter sẽ xuất hiện. Nhập cụm từ tìm kiếm vào hộp tìm kiếm. Kết quả tìm kiếm sẽ tự động xuất hiện bên dưới trường Text Filters khi bạn nhập. Ví dụ sẽ nhập saris để tìm tất cả các thiết bị thương hiệu Saris. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào OK.

4. Trang tính sẽ được lọc theo cụm từ tìm kiếm. Trong ví dụ, trang tính hiện được lọc để chỉ hiển thị thiết bị thương hiệu Saris.

Cách sử dụng bộ lọc văn bản nâng cao

Bộ lọc văn bản nâng cao có thể được sử dụng để hiển thị thông tin cụ thể hơn, như các ô chứa một số ký tự hoặc dữ liệu nhất định, loại trừ một từ hoặc số cụ thể. Ví dụ muốn loại trừ bất kỳ mục nào có chứa từ laptop.

1. Chọn tab Data, sau đó nhấp vào lệnh Filter. Một mũi tên drop-down sẽ xuất hiện trong ô tiêu đề cho mỗi cột.

Lưu ý: Nếu đã thêm bộ lọc vào trang tính, bạn có thể bỏ qua bước này.

2. Nhấp vào mũi tên drop-down cho cột bạn muốn lọc. Ví dụ sẽ lọc cột C.

3. Menu Filter sẽ xuất hiện. Di chuột qua Text Filters, sau đó chọn bộ lọc văn bản mong muốn từ menu drop-down. Ví dụ sẽ chọn Does Not Contain... để xem dữ liệu không chứa văn bản cụ thể.

4. Hộp thoại Custom AutoFilter sẽ xuất hiện. Nhập văn bản mong muốn vào bên phải của bộ lọc, sau đó nhấp vào OK. Ví dụ sẽ nhập laptop để loại trừ bất kỳ mục nào có chứa từ này.

5. Dữ liệu sẽ được lọc bởi bộ lọc văn bản đã chọn. Trong ví dụ, trang tính hiện hiển thị các mục không chứa từ laptop.

Cách sử dụng bộ lọc số nâng cao

Bộ lọc số nâng cao cho phép bạn thao tác dữ liệu được đánh số theo nhiều cách khác nhau. Ví dụ sẽ chỉ hiển thị một số loại thiết bị nhất định dựa trên dải số ID.

1. Chọn tab Data trên Ribbon, sau đó nhấp vào lệnh Filter. Một mũi tên drop-down sẽ xuất hiện trong ô tiêu đề cho mỗi cột.

Lưu ý: Nếu đã thêm bộ lọc vào trang tính, bạn có thể bỏ qua bước này.

2. Nhấp vào mũi tên drop-down cho cột bạn muốn lọc. Ví dụ sẽ lọc cột A để chỉ xem một số ID nhất định.

3. Menu Filter sẽ xuất hiện. Di chuột qua Number Filters, sau đó chọn bộ lọc số mong muốn từ menu drop-down. Ví dụ sẽ chọn Between để xem số ID giữa một phạm vi số cụ thể.

4. Hộp thoại Custom AutoFilter sẽ xuất hiện. Nhập (các) số mong muốn vào bên phải của mỗi bộ lọc, sau đó nhấp vào OK. Ví dụ muốn lọc các số ID lớn hơn hoặc bằng 3000 nhưng nhỏ hơn hoặc bằng 6000, sẽ hiển thị số ID trong phạm vi 3000-6000.

5. Dữ liệu sẽ được lọc bởi bộ lọc số đã chọn. Trong ví dụ, chỉ các mục có số ID từ 3000 đến 6000 mới được hiển thị.

Cách sử dụng bộ lọc ngày nâng cao

Bộ lọc ngày nâng cao có thể được sử dụng để xem thông tin từ một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như năm ngoái, quý tới hoặc giữa hai ngày. Ví dụ này sẽ sử dụng bộ lọc ngày nâng cao để chỉ xem các thiết bị đã được kiểm tra từ ngày 15 tháng 7 đến ngày 15 tháng 8.

1. Chọn tab Data, sau đó nhấp vào lệnh Filter. Một mũi tên drop-down sẽ xuất hiện trong ô tiêu đề cho mỗi cột.

Lưu ý: Nếu đã thêm bộ lọc vào trang tính, bạn có thể bỏ qua bước này.

2. Nhấp vào mũi tên drop-down cho cột bạn muốn lọc. Ví dụ sẽ lọc cột D để chỉ xem một phạm vi ngày nhất định.

3. Menu Filter sẽ xuất hiện. Di chuột qua Date Filters, sau đó chọn bộ lọc ngày mong muốn từ menu drop-down. Ví dụ sẽ chọn Between... để xem thiết bị đã được kiểm tra từ ngày 15 tháng 7 đến ngày 15 tháng 8.

4. Hộp thoại Custom AutoFilter sẽ xuất hiện. Nhập (các) ngày mong muốn vào bên phải của mỗi bộ lọc, sau đó nhấp vào OK. Ví dụ muốn lọc các ngày sau hoặc đúng vào ngày 15 tháng 7 năm 2015 và trước hoặc đúng vào ngày 15 tháng 8 năm 2015, sẽ hiển thị một phạm vi giữa các ngày này.

5. Trang tính sẽ được lọc bởi bộ lọc ngày đã chọn. Bây giờ, đã có thể xem những mặt hàng nào đã được kiểm tra trong khoảng thời gian từ ngày 15 tháng 7 đến ngày 15 tháng 8.