Excel 2019 (Phần 25): Kiểm tra và bảo vệ workbook

Trước khi chia sẻ workbook, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng nó không có bất kỳ lỗi chính tả hoặc thông tin nào bạn muốn giữ ở chế độ riêng tư. May mắn thay, Excel cung cấp một số công cụ để giúp hoàn thiện và bảo vệ workbook của bạn, bao gồm tính năng Document Inspector và Protect Workbook.

Document Inspector

Bất cứ khi nào bạn tạo hoặc chỉnh sửa workbook, một số thông tin cá nhân nhất định có thể tự động được thêm vào file. Bạn có thể sử dụng Document Inspector để xóa thông tin này trước khi chia sẻ workbook với người khác.

Vì một số thay đổi có thể là vĩnh viễn, bạn nên lưu một bản sao bổ sung của workbook trước khi sử dụng Document Inspector để xóa thông tin.

Để sử dụng Document Inspector:

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage view.

2. Từ bảng điều khiển Info, bấm Check for Issues, sau đó chọn Inspect Document từ menu drop-down.

3. Bạn có thể được nhắc lưu file của mình trước khi chạy Document Inspector.

4. Document Inspector sẽ xuất hiện. Chọn hoặc bỏ chọn các hộp, tùy thuộc vào nội dung bạn muốn xem xét, sau đó nhấp vào Inspect. Ví dụ sẽ để tất cả mọi thứ được chọn.

5. Kết quả kiểm tra sẽ xuất hiện. Trong ví dụ, có thể thấy rằng workbook chứa các nhận xét và một số thông tin cá nhân, vì vậy cần nhấp vào Remove All trên cả hai mục để xóa thông tin này khỏi workbook.

6. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào Close.

Bảo vệ workbook

Theo mặc định, bất kỳ ai có quyền truy cập vào workbook của bạn sẽ có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung, trừ khi bạn bảo vệ nó. Có một số cách để bảo vệ workbook, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Để bảo vệ workbook:

1. Nhấp vào tab File để truy cập Backstage view.

2. Từ ngăn Info, bấm vào lệnh Protect Workbook.

3. Trong menu drop-down, hãy chọn tùy chọn phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Ví dụ sẽ chọn Mark as Final. Đánh dấu workbook của bạn là phiên bản cuối cùng là một cách hay để không khuyến khích người khác chỉnh sửa workbook, trong khi các tùy chọn khác cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn nếu cần.

4. Một hộp thoại sẽ xuất hiện, nhắc bạn lưu. Bấm OK.

5. Một hộp thoại khác sẽ xuất hiện. Bấm OK.

6. Workbook sẽ được đánh dấu là phiên bản cuối cùng.

Đánh dấu một workbook là phiên bản cuối cùng sẽ không ngăn người khác chỉnh sửa nó. Nếu bạn muốn ngăn mọi người chỉnh sửa nó, bạn có thể sử dụng tùy chọn Restrict Access để thay thế.