Excel 2019 (Phần 12): Giới thiệu về công thức (Formula)

Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất trong Excel là khả năng tính toán thông tin số bằng công thức. Cũng giống như một máy tính, Excel có thể cộng, trừ, nhân và chia. Bài viết hôm nay sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng tham chiếu ô (cell) để tạo các công thức đơn giản.

Toán tử toán học

Excel sử dụng các toán tử tiêu chuẩn cho các công thức: dấu cộng cho phép cộng (+), dấu trừ cho phép trừ (-), dấu hoa thị cho phép nhân (*), dấu gạch chéo cho phép chia (/) và dấu mũ (^) cho số mũ.

Tất cả các công thức trong Excel phải bắt đầu bằng dấu bằng (=). Điều này là do ô chứa công thức và giá trị mà nó tính toán.

Tìm hiểu về tham chiếu ô

Mặc dù bạn có thể tạo công thức đơn giản trong Excel bằng cách sử dụng số (ví dụ, =2+2 hoặc =5*5), nhưng trong hầu hết mọi trường hợp, bạn sẽ sử dụng địa chỉ ô để tạo công thức. Điều này được gọi là tạo tham chiếu ô. Sử dụng tham chiếu ô sẽ đảm bảo rằng các công thức của bạn luôn chính xác vì bạn có thể thay đổi giá trị của các ô được tham chiếu mà không cần phải viết lại công thức.

Trong công thức bên dưới, ô A3 tính tổng giá trị của ô A1 và A2 bằng cách tạo tham chiếu ô:

Khi bạn nhấn Enter, công thức sẽ tính toán và hiển thị câu trả lời trong ô A3:

Nếu giá trị trong các ô được tham chiếu thay đổi, công thức sẽ tự động tính lại:

Bằng cách kết hợp một toán tử toán học với tham chiếu ô, bạn có thể tạo nhiều công thức đơn giản trong Excel. Công thức cũng có thể bao gồm sự kết hợp của tham chiếu ô và số, như trong các ví dụ bên dưới:

Cách tạo công thức

Ví dụ bên dưới sẽ sử dụng một công thức đơn giản và tham chiếu ô để tính toán ngân sách.

1. Chọn ô sẽ chứa công thức. Ví dụ sẽ chọn ô D12.

2. Gõ dấu bằng (=). Lưu ý cách nó xuất hiện trong cả ô và thanh công thức.

3. Nhập địa chỉ của ô bạn muốn tham chiếu đầu tiên trong công thức - ô D10 trong ví dụ. Một đường viền màu xanh lam sẽ xuất hiện xung quanh ô được tham chiếu.

4. Nhập toán tử toán học bạn muốn sử dụng. Ví dụ sẽ nhập dấu cộng (+).

5. Nhập địa chỉ của ô thứ hai bạn muốn tham chiếu trong công thức - ô D11 trong ví dụ. Một đường viền màu đỏ sẽ xuất hiện xung quanh ô được tham chiếu.

6. Nhấn Enter trên bàn phím. Công thức sẽ được tính toán và giá trị sẽ được hiển thị trong ô. Nếu bạn chọn lại ô, hãy lưu ý rằng ô đó hiển thị kết quả, trong khi thanh công thức hiển thị công thức.

Nếu kết quả của một công thức quá lớn để được hiển thị trong một ô, nó có thể xuất hiện dưới dạng dấu thăng (#######) thay vì một giá trị. Điều này có nghĩa là cột không đủ rộng để hiển thị nội dung ô. Chỉ cần tăng chiều rộng cột để hiển thị nội dung ô.

Sửa đổi giá trị với tham chiếu ô

Ưu điểm thực sự của tham chiếu ô là chúng cho phép bạn cập nhật dữ liệu trong trang tính của mình mà không cần phải viết lại công thức. Ví dụ dưới đây đã sửa đổi giá trị của ô D10 từ $1.200 thành $1.800. Công thức trong D12 sẽ tự động tính toán lại và hiển thị giá trị mới trong ô D12.

Không phải lúc nào Excel cũng cho bạn biết liệu công thức của bạn có lỗi hay không, vì vậy việc kiểm tra tất cả các công thức là tùy thuộc vào bạn.

Cách tạo công thức bằng phương pháp trỏ và nhấp

Thay vì nhập địa chỉ ô theo cách thủ công, bạn có thể trỏ và bấm vào các ô bạn muốn đưa vào công thức. Phương pháp này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi tạo công thức. Ví dụ bên dưới sẽ tạo công thức để tính toán chi phí đặt hàng một số hộp đồ bạc bằng nhựa.

1. Chọn ô sẽ chứa công thức. Ví dụ sẽ chọn ô D4.

2. Gõ dấu bằng (=).

3. Chọn ô bạn muốn tham chiếu đầu tiên trong công thức - ô B4 trong ví dụ. Địa chỉ ô sẽ xuất hiện trong công thức.

4. Nhập toán tử toán học bạn muốn sử dụng. Ví dụ sẽ nhập dấu nhân (*).

5. Chọn ô bạn muốn tham chiếu thứ hai trong công thức - ô C4 trong ví dụ. Địa chỉ ô sẽ xuất hiện trong công thức.

6. Nhấn Enter trên bàn phím. Công thức sẽ được tính toán và giá trị sẽ được hiển thị trong ô.

Sao chép công thức bằng Fill Handle

Công thức cũng có thể được sao chép sang các ô liền kề bằng Fill Handle, có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức nếu bạn cần thực hiện cùng một phép tính nhiều lần trong một trang tính. Fill Handle là hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của (các) ô đã chọn.

1. Chọn ô chứa công thức bạn muốn sao chép. Nhấp và kéo Fill Handle vào các ô bạn muốn điền.

2. Sau khi bạn thả chuột, công thức sẽ được sao chép vào các ô đã chọn.

Cách chỉnh sửa công thức

Đôi khi bạn có thể muốn sửa đổi một công thức hiện có. Ví dụ dưới đây đã nhập địa chỉ ô không chính xác trong công thức của mình, vì vậy cần phải chỉnh sửa nó.

1. Chọn ô chứa công thức bạn muốn chỉnh sửa. Ví dụ sẽ chọn ô D12.

2. Nhấp vào thanh công thức để chỉnh sửa. Bạn cũng có thể nhấp đúp vào ô để xem và chỉnh sửa công thức trực tiếp trong ô.

3. Một đường viền sẽ xuất hiện xung quanh bất kỳ ô nào được tham chiếu. Ví dụ sẽ thay đổi phần đầu tiên của công thức thành tham chiếu ô D10 thay vì ô D9.

4. Khi bạn hoàn tất, nhấn Enter trên bàn phím hoặc chọn lệnh Enter trong thanh công thức.

5. Công thức sẽ được cập nhật và giá trị mới sẽ được hiển thị trong ô.

Nếu thay đổi ý định, bạn có thể nhấn phím Esc trên bàn phím hoặc nhấp vào lệnh Cancel trong thanh công thức để tránh vô tình thực hiện các thay đổi đối với công thức.

Để hiển thị tất cả các công thức trong bảng tính, bạn có thể giữ phím Ctrl và nhấn ` (dấu trọng âm). Dấu trọng âm thường nằm ở góc trên bên trái của bàn phím. Bạn có thể nhấn Ctrl + ` một lần nữa để chuyển về chế độ xem bình thường.