Excel 2019 (Phần 1): Làm quen với Excel

Hà Nguyễn

Microsoft Excel là một chương trình bảng tính cho phép bạn lưu trữ, sắp xếp và phân tích thông tin. Mặc dù bạn có thể nghĩ rằng Excel chỉ được sử dụng bởi một số người nhất định để xử lý dữ liệu phức tạp, nhưng bất kỳ ai cũng có thể học cách tận dụng các tính năng mạnh mẽ của chương trình. Cho dù bạn đang giữ quỹ, sắp xếp nhật ký đào tạo hay tạo hóa đơn, Excel sẽ giúp bạn dễ dàng làm việc với các loại dữ liệu khác nhau.

Màn hình Start Excel

Khi bạn mở Excel lần đầu tiên, màn hình Start Excel sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn sẽ có thể tạo một workbook mới, chọn một template và truy cập các workbook đã chỉnh sửa gần đây của mình.

Từ màn hình Start Excel, hãy định vị và chọn workbook trống để truy cập giao diện Excel.

Các phần của cửa sổ Excel

Một số phần của cửa sổ Excel (như Ribbon và thanh cuộn) là tiêu chuẩn trong hầu hết các chương trình Microsoft khác. Tuy nhiên, có những tính năng khác dành riêng cho bảng tính, chẳng hạn như thanh công thức, hộp tên và các tab trang tính.

Làm việc với môi trường Excel

Ribbon và Quick Access Toolbar là nơi bạn sẽ tìm thấy các lệnh để thực hiện những tác vụ phổ biến trong Excel. Backstage view cung cấp cho bạn các tùy chọn khác nhau để lưu, mở file, in và chia sẻ tài liệu.

Ribbon

Excel sử dụng hệ thống ribbon theo tab thay vì các menu truyền thống. Thanh Ribbon chứa nhiều tab, mỗi tab có một số nhóm lệnh. Bạn sẽ sử dụng các tab này để thực hiện các tác vụ phổ biến nhất trong Excel.

Mỗi tab sẽ có một hoặc nhiều nhóm.

Một số nhóm sẽ có một mũi tên, bạn có thể nhấp vào để có thêm tùy chọn.

Nhấp vào tab để xem các lệnh khác.

Bạn có thể điều chỉnh cách hiển thị của Ribbon bằng Ribbon Display Options.

Một số chương trình nhất định, chẳng hạn như Adobe Acrobat Reader, có thể cài đặt thêm các tab vào Ribbon. Các tab này được gọi là add-in.

Cách thay đổi Ribbon Display Options

Ribbon được thiết kế để đáp ứng tác vụ hiện tại của bạn, nhưng bạn có thể chọn thu nhỏ nó nếu thấy rằng nó chiếm quá nhiều không gian màn hình. Bấm vào mũi tên Ribbon Display Options ở góc trên bên phải của Ribbon để hiển thị menu drop-down.

Có ba chế độ trong menu Ribbon Display Options:

Auto-hide Ribbon: Chế độ Auto-hide hiển thị workbook của bạn ở chế độ toàn màn hình và ẩn hoàn toàn Ribbon. Để hiển thị Ribbon, hãy nhấp vào lệnh Expand Ribbon ở đầu màn hình.

Show Tabs: Tùy chọn này ẩn tất cả các nhóm lệnh khi chúng không được sử dụng, nhưng các tab sẽ vẫn hiển thị. Để hiển thị Ribbon, chỉ cần nhấp vào một tab.

Show Tabs and Commands: Tùy chọn này tối đa hóa Ribbon. Tất cả các tab và lệnh sẽ hiển thị. Tùy chọn này được chọn theo mặc định khi bạn mở Excel lần đầu tiên.

Quick Access Toolbar

Nằm ngay phía trên Ribbon, Quick Access Toolbar cho phép bạn truy cập các lệnh phổ biến bất kể tab nào được chọn. Theo mặc định, nó bao gồm các lệnh Save, Undo và Repeat. Bạn có thể thêm các lệnh khác tùy theo sở thích của mình.

Cách thêm các lệnh vào Quick Access Toolbar

1. Bấm vào mũi tên drop-down ở bên phải của Quick Access Toolbar.

2. Chọn lệnh bạn muốn thêm từ menu drop-down. Để chọn từ các lệnh bổ sung, hãy nhấp vào More Commands.

3. Lệnh sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar.

Cách sử dụng tính năng Tell me

Hộp Tell me hoạt động giống như một thanh tìm kiếm để giúp bạn nhanh chóng tìm thấy các công cụ hoặc lệnh bạn muốn sử dụng.

1. Nhập nội dung những gì bạn muốn làm.

2. Kết quả sẽ cung cấp cho bạn một vài tùy chọn phù hợp. Để sử dụng một tùy chọn, hãy nhấp vào nó giống như bạn thực hiện một lệnh trên Ribbon.

Những chế độ xem trang tính

Excel có nhiều tùy chọn xem thay đổi cách hiển thị workbook. Các chế độ xem này có thể hữu ích cho nhiều tác vụ khác nhau, đặc biệt nếu bạn định in bảng tính. Để thay đổi chế độ xem trang tính, hãy tìm các lệnh ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Excel và chọn Normal view, Page Layout view hoặc Page Break view.