5 trợ lý AI giúp email bớt phiền toái hơn

Email vẫn là một phần quan trọng trong cuộc sống cá nhân và công việc của chúng ta, nhưng việc quản lý một hộp thư đến quá tải có thể gây khó chịu và tốn thời gian. Những trợ lý AI này có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại khác nhau và đơn giản hóa việc sử dụng email của bạn.

1. Sanebox để sắp xếp hộp thư đến email

Việc quản lý lượng lớn email trong hộp thư đến có thể khiến bạn choáng ngợp - làm cách nào để sắp xếp hộp thư đến chất cao như núi đó trước khi trả lời? Sanebox là một trong những công cụ tốt nhất có thể sử dụng để giảm tình trạng quá tải email. Đó là trình tổ chức hộp thư đến được hỗ trợ bởi AI hoạt động với dịch vụ email hiện có, như một trợ lý ở chế độ nền.

Bắt đầu với Sanebox rất đơn giản; tất cả những gì cần làm là tạo một tài khoản bằng địa chỉ email và cấp cho Sanebox quyền truy cập vào hộp thư đến. Dịch vụ email AI này cung cấp một số thư mục để sắp xếp email.

Ví dụ, nếu hộp thư đến chứa các email quan trọng, bạn có thể kích hoạt @SaneBlackHole để đào tạo Sanebox di chuyển các email gây phiền nhiễu từ những người hoặc công ty cụ thể vào thư mục đó. Sử dụng thư mục @SaneNews để loại bỏ các bản tin khỏi hộp thư đến hoặc @SaneLater cho các email quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Công cụ này sử dụng AI để sắp xếp hộp thư đến và tìm hiểu thói quen sử dụng email. Chỉ cần di chuyển email từ hộp thư đến sang thư mục khác sẽ huấn luyện Sanebox gửi các email tương tự tới đó trong tương lai.

Sanebox là một công cụ hữu ích giúp sắp xếp hộp thư đến email. Nó cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày để kiểm tra và xem liệu nó có phù hợp với bạn không.

2. Grammarly để chỉnh sửa email

Viết và gửi email có cấu trúc tốt, đúng ngữ pháp rất quan trọng, đặc biệt là trong môi trường chuyên nghiệp. Grammarly là một trợ lý viết và chỉnh sửa được hỗ trợ bởi AI mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo rằng tất cả email đều không có lỗi và tinh tế. Bạn có thể sử dụng trợ lý chỉnh sửa AI này trong tất cả không gian viết của mình vì nó có thể truy cập được dưới dạng tiện ích mở rộng trình duyệt, thiết bị di động và ứng dụng web.

Sau khi đăng ký tài khoản Grammarly, hãy cài đặt tiện ích mở rộng trình duyệt hoặc ứng dụng dành cho desktop và công cụ sẽ sửa lỗi chính tả, dấu câu và ngữ pháp khi bạn nhập email. Nó cũng sử dụng Generative AI để tóm tắt các email dài, đề xuất diễn đạt lại câu và soạn email.

Khi sử dụng Grammarly, bạn có thể đặt giọng điệu ưa thích để đảm bảo giao tiếp của mình được điều chỉnh theo sở thích. Grammarly cung cấp các gói miễn phí, cao cấp và dành riêng cho doanh nghiệp.

3. Copilot để tóm tắt và soạn thảo email trong Edge

Nếu sử dụng trình duyệt Microsoft Edge, bạn có thể đã quen với tính năng đồng hành AI trong thanh bên. Nó có thể giúp tóm tắt các trang web, cải thiện trải nghiệm mua sắm hoặc cung cấp câu trả lời có liên quan cho những truy vấn theo phong cách trò chuyện. Ngoài những trường hợp sử dụng thực tế này, Copilot còn có thể là một trợ lý email hữu ích.

Để sử dụng nó, hãy truy cập trình duyệt Edge, đăng nhập vào tài khoản email và nhấp vào biểu tượng Copilot ở góc trên cùng bên phải. Sau đó, chọn tab Compose để tạo bản nháp email với tông giọng chuyên nghiệp, giản dị hoặc hài hước. Nếu hài lòng với kết quả đầu ra, bạn có thể sử dụng nó làm phản hồi hoặc chỉnh sửa trước khi gửi.

Ngoài việc soạn thảo phản hồi, Copilot có thể tóm tắt các email dài để tiết kiệm thời gian hoặc đọc to email bằng tính năng chuyển văn bản thành giọng nói. Với Copilot trong Edge, giờ đây bạn có thể xử lý giao tiếp qua email hiệu quả hơn.

4. Spike làm trợ lý email AI tất cả trong một

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn thích một trợ lý email AI toàn diện với một số tính năng thiết thực để hợp lý hóa và nâng cao trải nghiệm email của mình? Không cần tìm đâu xa ngoài Spike. Công cụ email AI cải tiến này có giao diện thân thiện với người dùng, khiến nó trở thành lựa chọn phổ biến. Vậy làm cách nào để cải thiện năng suất xử lý email bằng cách sử dụng Spike?

Nếu có nhiều tài khoản email, bạn có thể không muốn thêm hoặc chuyển đổi qua lại giữa các tài khoản để kiểm tra email. Nguồn cấp dữ liệu hợp nhất của Spike tập hợp tất cả email từ các tài khoản khác nhau vào một vị trí trung tâm để bạn có thể xem mọi thứ mà không cần rời khỏi ứng dụng. Giao diện giống như trò chuyện của nó, tương tự như giao diện có trong các ứng dụng nhắn tin phổ biến như WhatsApp, mang lại cảm giác nhân văn hơn cho email, giúp dễ dàng đọc và trả lời nhanh chóng.

Ngoài ra, tính năng Priority Inbox của Spike sắp xếp email theo mức độ quan trọng, giúp bạn tập trung vào những thư quan trọng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tránh bị choáng ngợp bởi hộp thư đến lộn xộn. Spike cũng sử dụng Generative AI để tóm tắt và viết email. Nó cung cấp một gói miễn phí và hai gói cao cấp với các tính năng bổ sung.

5. Shortwave để biến email thành danh sách việc cần làm

Hộp thư đến email cần giúp bạn hoàn thành công việc thay vì cản trở bạn. Việc có được một cách nhanh chóng và dễ dàng để biến email thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được là yếu tố thay đổi cuộc chơi về năng suất. Bạn có thể làm điều này với Shortwave, một công cụ AI tích hợp hoàn hảo với Gmail.

Sau khi đăng nhập bằng Gmail, Shortwave sẽ tự động phân loại các email có liên quan thành nhiều nhóm để quản lý dễ dàng hơn. Tiếp theo, chọn danh mục để xem tất cả email trong gói đó. Từ đó, có thể nhanh chóng gắn dấu sao các thư quan trọng, thêm vào việc cần làm để biến email thành danh sách công việc, tạm ẩn để xử lý sau, đánh dấu là đã hoàn thành hoặc xóa chúng. Sau đó, bạn có thể chuyển đến tab Todos để xem tất cả nhiệm vụ của mình ở cùng một nơi.

c sử dụng khả năng Generative AI để giúp soạn thảo và tóm tắt email, giúp giảm bớt thời gian phải dành cho hộp thư đến. Nó cung cấp gói miễn phí cho người dùng thông thường và ba gói trả phí cho người dùng thành thạo và doanh nghiệp.