7 mẹo tăng năng suất Notion bạn có thể chưa biết

Cho dù bạn đang quản lý một dự án, ghi chú hay sắp xếp cuộc sống của mình trong Notion, các mẹo tăng năng suất luôn là sự bổ sung đáng hoan nghênh cho quy trình làm việc. Notion rất mạnh mẽ, nhưng những mẹo ít được biết đến này sẽ đưa năng suất lên một tầm cao mới.

1. Học cách sử dụng lệnh

Trong Notion, bạn có thể nhanh chóng thêm nội dung vào một trang bằng lệnh. Để thực hiện việc đó, hãy nhấn phím / (dấu gạch chéo) trên bàn phím và theo sau là loại nội dung bạn muốn thêm. Thao tác này nhanh hơn so với việc nhấn biểu tượng dấu cộng bên cạnh một khối và tìm kiếm nội dung.

Lệnh sẽ trông giống như sau:

/[content_to_add]

Trong cú pháp trên, content_to_add có thể là Text, Page, Heading, To-do list, Image, Video và Tweet. Vì vậy, nếumuốn thêm tiêu đề cấp hai vào nội dung, hãy nhập nội dung sau rồi nhấn phím Enter:

/heading 2

Chỉ cần nhấn / sẽ liệt kê tất cả nội dung bạn có thể chèn, cho phép bạn chọn nội dung mình muốn.

2. Định dạng bằng Markdown

Nhiều ứng dụng ghi chú sử dụng Markdown để định dạng và Notion là một trong số đó. Markdown có thể nhanh hơn trong một số trường hợp, đặc biệt là khi bạn cần định dạng văn bản nhanh chóng mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Cú pháp Markdown sẽ được hiển thị trong vùng văn bản trong Notion ngay khi nhập cú pháp, cho phép bạn xem kết quả ngay lập tức.

3. Sử dụng template cho các tác vụ lặp lại

Notion có một thư viện template miễn phí ấn tượng, từ ghi chú cuộc họp và kế hoạch dự án đến nhật ký hàng ngày và kế hoạch kỳ nghỉ. Chúng không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức mà còn đảm bảo tính thống nhất trong mọi thứ bạn tạo.

Để sử dụng template trong Notion, hãy nhấp vào Templates ở thanh bên trái - bạn sẽ phải cuộn xuống dưới cùng.

Nhấp vào bên trong thanh tìm kiếm ở góc trên bên phải, nhập loại template bạn đang tìm kiếm và nhấn phím Enter. Bạn có thể nhấp vào Preview để xem template có tất cả những gì bạn cần không. Sau đó, quay lại trang trước và nhấp vào Add.

Bạn có thể tìm thấy template này trong danh sách các trang ở thanh bên trái sau khi tạo xong, sẵn sàng để chỉnh sửa.

4. Lọc nhiệm vụ bằng cơ sở dữ liệu được liên kết

Cơ sở dữ liệu được liên kết cho phép bạn tạo các chế độ xem khác nhau của cùng một nhiệm vụ trên nhiều trang, giúp bạn dễ dàng tập trung vào những ưu tiên hoặc dự án cụ thể mà không lo bị trùng lặp thông tin.

Giả sử bạn là thành viên của một team lập kế hoạch đám cưới và chỉ muốn xem các nhiệm vụ của mình. Thay vì lọc trực tiếp cơ sở dữ liệu, bạn có thể tạo một trang riêng và thêm cơ sở dữ liệu được liên kết.

Để thêm cơ sở dữ liệu được liên kết vào một trang, hãy nhập /linked và nhấn phím Enter để hiển thị danh sách các cơ sở dữ liệu Notion trong không gian làm việc. Chọn cơ sở dữ liệu có các nhiệm vụ bạn muốn lọc.

Sau đó, lọc cơ sở dữ liệu dựa trên người được giao nhiệm vụ, tức là bạn trong trường hợp này. Sau đó, bạn sẽ thấy cơ sở dữ liệu được lọc chỉ hiển thị các tác vụ của mình. Bạn có thể áp dụng nhiều bộ lọc và chế độ xem tùy ý.

5. Đồng bộ Google Calendars

Notion có một lịch tiện dụng mà bạn có thể sử dụng để tạo, lên lịch và sắp xếp tất cả các tác vụ và sự kiện của mình trong không gian làm việc. Nó cũng cho phép bạn đồng bộ Google Calendars của mình để bạn có thể quản lý tất cả bằng Notion.

Để kết nối Google Calendars với Notion Calendar, hãy cuộn xuống cuối thanh bên trái trong Notion và nhấp vào Calendar. Thao tác này sẽ mở một cửa sổ trình duyệt riêng, tại đó bạn phải đăng nhập vào Notion Calendar bằng tài khoản Google của mình. Sau đó, nhấp vào Add calendar account ở thanh bên trái.

Trong phần Calendar accounts, hãy nhấp vào Connect.

Làm theo các bước để đăng nhập vào tài khoản Google bằng lịch mà bạn muốn kết nối với Notion. Sau đó, bạn sẽ thấy tất cả các lịch bạn đã thêm vào thanh bên trái.

6. Sử dụng Web Clipper

Bạn có thể lưu các trang web, bài viết và nội dung trực tuyến khác trực tiếp vào không gian làm việc Notion của mình bằng Notion Web Clipper. Đây là cách nhanh chóng để sắp xếp tất cả các nghiên cứu, nguồn cảm hứng và tài liệu tham khảo của bạn ở một nơi mà không cần phải sao chép và dán thủ công. Bạn có thể cài đặt tiện ích mở rộng từ trang download Notion Web Clipper - nó hỗ trợ Chrome, Firefox và Safari.

Để lưu trang web, hãy nhấp vào biểu tượng Notion Web Clipper trên thanh công cụ, chọn không gian làm việc và trang bạn muốn gửi nội dung, sau đó nhấp vào Save page.

7. Mở rộng chức năng bằng các ứng dụng tích hợp

Notion có thể kết nối với một số ứng dụng để mở rộng chức năng của nó. Điều này có thể hợp lý hóa và nâng cao năng suất bằng cách cho phép bạn tạo các quy trình làm việc khác nhau bằng những công cụ hiện có của mình.

Bài viết sẽ chứng minh điều này bằng cách chỉ cho bạn cách tạo tự động hóa giữa Notion và Slack. Giả sử bạn muốn Notion gửi thông báo Slack bất cứ khi nào ai đó thay đổi điều gì đó trong cơ sở dữ liệu dự án. Theo cách đó, mọi người không phải thông báo cho nhau theo cách thủ công.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tên không gian làm việc Notion của bạn ở góc trên cùng bên trái và chọn Settings trong cửa sổ pop-up.

Chọn My connections ở thanh bên trái để xem danh sách tích hợp và nhấp vào Connect trong card Slack.

Từ đó, hãy làm theo hướng dẫn trong trình duyệt để kết nối Notion với không gian làm việc Slack của bạn.

Để tạo tự động hóa, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm ở góc trên cùng bên phải của cơ sở dữ liệu và chọn Automation trong menu.

Thao tác này sẽ cung cấp cho bạn một cửa sổ pop-up với mọi thứ bạn cần để tạo tự động hóa.

Trong phần When, hãy nhấp vào New Trigger và chọn một sự kiện (ví dụ, Any property edited hoặc Page added). Trong phần Do, hãy nhấp vào New action và chọn Send Slack Notification to trong menu.

Trong phần Do, hãy nhấp vào menu drop-down Select Slack channel trong hành động bạn đã tạo và chọn một kênh Slack từ danh sách - đây là nơi thông báo sẽ xuất hiện. Sau đó, nhấp vào Create để hoàn tất thiết lập tự động hóa.​​​​​​

Bây giờ, khi ai đó chỉnh sửa thuộc tính hoặc thêm trang vào cơ sở dữ liệu, thông báo sẽ được gửi đến Slack.​

Có nhiều mẹo hay để tăng năng suất trong Notion, nhưng đây là những mẹo hiệu quả nhất mà bạn có thể sử dụng. Với những típ này, bạn sẽ tiến gần hơn một bước đến mục tiêu trở thành người dùng thành thạo Notion. Chúng sẽ giúp bạn làm được nhiều việc hơn về lâu dài, đặc biệt là nếu có danh sách dài các tác vụ cần quản lý trong Notion.