6 cách thú vị để sử dụng Notion

Notion linh hoạt một cách đáng ngạc nhiên, đặc biệt là khi bạn biết cách đẩy ứng dụng vượt qua giới hạn cơ bản của nó. Dưới đây là một số cách thú vị và độc đáo nhất mà bạn có thể sử dụng Notion.

1. Sử dụng Notion làm công cụ lập kế hoạch hàng ngày

Các công cụ năng suất trở nên hữu ích nhất khi bạn kết hợp chúng, nhưng việc cập nhật từng công cụ có thể khó khăn. Học cách nhúng lịch vào Notion là một cách tuyệt vời để giảm thiểu căng thẳng này.

Trước khi có thể nhúng lịch, bạn cần thực hiện các bước sau để điều chỉnh cài đặt tài khoản Google của mình:

1. Truy cập trang web Google Calendar.

2. Bấm vào biểu tượng bánh răng trên thanh menu, sau đó nhấp vào Settings.

3. Trong menu Settings, nhấp vào lịch bạn muốn nhúng trong Settings for my calendars.

4. Cuộn xuống Integrate calendar và sao chép URL trong Public URL to this calendar. Bạn sẽ sử dụng tính năng này ngay sau đây để nhúng lịch của mình vào Notion.

Với URL đã copy, giờ đây bạn có thể nhúng lịch Google của mình vào notebook Notion bằng các bước sau:

1. Nhấp vào dòng nơi bạn muốn chèn lịch và nhập /embed.
2. Dán URL từ cài đặt Google Calendar của bạn và nhấn Enter.

2. Tăng tốc với công cụ theo dõi tiến độ trong Notion

Một trong những phần khó chịu nhất khi hướng tới mục tiêu dài hạn là sự mơ hồ. Bằng cách tạo trình theo dõi tiến trình trong notebook Notion, bạn có thể theo dõi xem mình đang làm tốt như thế nào.

Notion làm cho việc này trở nên đơn giản nhờ sự hỗ trợ cho các thanh tiến trình và vòng tiến trình thông qua tính năng cơ sở dữ liệu của nó.

Bạn sẽ cần thiết lập một số phép toán cơ sở dữ liệu "hậu trường" để tạo trình theo dõi liền mạch cho notebook Notion của mình nhưng bạn có thể làm như vậy chỉ trong vài bước:

1. Nhấp vào New page ở cột điều hướng ngoài cùng bên trái.

2. Ở cuối trang, hãy nhấp vào … More để mở rộng các tùy chọn của bạn, sau đó nhấp vào Table để thay đổi chế độ xem.

3. Nhấp vào New Database để khởi tạo cơ sở dữ liệu trong bảng.

4. Thêm một cột mới có tên Progress và đặt kiểu dữ liệu của nó thành Number.

5. Tiếp theo, tạo một cột Formula-type có tên là Completion.

6. Khi được nhắc chỉnh sửa cột Formula mới, hãy chọn Edit ở bên phải Completion.

7. Nhấn vào Progress để thêm vào công thức, sau đó nhấn Done.

8. Chọn Bar hoặc Ring trong phần lựa chọn Show as. Bạn có thể thay đổi tùy chọn này sau.

9. Cuối cùng, nhập tổng (mẫu số) mà bạn muốn tiến trình (tử số) được chia trong thuộc tính Divide by.

Bây giờ, bạn đã tạo cơ sở dữ liệu của mình. Bạn có thể truy cập vào các thanh tiến trình mà nó tạo ra bằng cách tạo chế độ xem trên bất kỳ trang nào trong notebook Notion của bạn. Bạn có thể thực hiện các bước sau để chèn thanh tiến trình mới của mình:

1. Nhấn vào biểu tượng dấu + để nhúng nội dung mới, sau đó chọn Linked view of Database.
2. Khi được nhắc chọn nguồn dữ liệu, hãy chọn cơ sở dữ liệu mà bạn đã tạo công thức thanh tiến trình bên trong.

Bạn có thể làm cho chế độ xem bảng của mình trở nên thẩm mỹ hơn bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ cột nào trong bảng mà bạn không muốn xem và nhấp vào Hide in view. Giờ đây, bạn sẽ có thể theo dõi tất cả nhiệm vụ của mình theo trạng thái hoàn thành của chúng.

3. Bỏ ứng dụng nhắc nhở và tạo nhiệm vụ định kỳ

Thật khó chịu khi quản lý các tác vụ định kỳ trong ứng dụng năng suất khi tính năng này không được hỗ trợ. May mắn thay, Notion vốn hỗ trợ các tác vụ định kỳ thông qua cơ sở dữ liệu. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, bạn có thể tạo các tác vụ lặp lại ở hầu hết mọi tần suất.

Nếu bạn chưa có danh sách việc cần làm trong Notion, hãy tạo cơ sở dữ liệu bằng template danh sách việc cần làm. Sau đó, mở cơ sở dữ liệu của bạn và thực hiện các bước sau để tạo tác vụ định kỳ mới:

1. Nhấp vào mũi tên xuống ở bên phải nút New để xem các tùy chọn template nâng cao.

2. Nhấp vào New template để tạo template mới - tối thiểu bạn sẽ cần một template riêng cho từng tần suất nhiệm vụ.

3. Điền thông tin chi tiết của template mới, chẳng hạn như người được giao và trạng thái, sau đó nhấp vào Back để lưu các thay đổi của bạn.

4. Mở lại menu tùy chọn template và nhấp vào biểu tượng … bên cạnh template mà bạn muốn lặp lại.

5. Cuối cùng, nhấp vào Repeat và chọn tần suất bạn muốn các tác vụ với template đó lặp lại.

Cần lưu ý rằng, tùy thuộc vào tần suất lặp lại mà bạn chọn, bạn có thể đặt các tác vụ lặp lại ở tần suất phức tạp (chẳng hạn như vào các ngày cụ thể trong tuần hoặc tháng). Khi bạn đã tạo template lặp lại, bạn có thể tạo các tác vụ sử dụng template đó bằng cách nhấp vào mũi tên xuống và nhấn vào template bạn chọn.

4. Mang đến cho notebook Notion một sự thay đổi về mặt thẩm mỹ

Công cụ lập kế hoạch và lịch có hình đầu dòng bắt mắt thật tuyệt vời, nhưng chúng rất khó bắt chước trong Notion. Ngoài việc thực hiện các bước cơ bản để làm cho notebook Notion của bạn trở nên đẹp mắt về mặt thẩm mỹ, học cách vẽ trong Notion là một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm để đưa notebook của mình lên một tầm cao mới.

Tùy thuộc vào loại đồ họa bạn muốn thêm vào Notion của mình, có rất nhiều tùy chọn thú vị. Một số tùy chọn tốt nhất bao gồm:

• Figma, công cụ hoàn hảo để tạo biểu đồ và đồ thị.
• Witeboard.com, giúp việc nhúng những bức vẽ nguệch ngoạc đáng yêu trở nên đơn giản.
• Canva, lý tưởng để tạo đồ họa có tính thẩm mỹ.
• Excalidraw, lý tưởng để phác thảo các hình ảnh nâng cao hơn.
• Draw.io, nơi cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để tạo ra những sơ đồ tuyệt vời.

Notion không hỗ trợ vẽ nguyên bản nhưng có một công cụ được hỗ trợ nhúng cho hầu hết mọi tác vụ thiết kế đồ họa mà bạn có thể tưởng tượng. Bạn có thể sử dụng Witeboard để thêm một bức vẽ vui nhộn vào notebook của mình hoặc thậm chí nhúng các sơ đồ dự án dễ đọc thông qua Figma.

Sau khi bạn đã tạo xong đồ họa của mình, việc thêm nó vào notebook của bạn cũng đơn giản như lấy liên kết nhúng và chèn nó bằng cách nhập /embed.

5. Sử dụng bảng tính để lập ngân sách cho tương lai

Lập ngân sách là một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm để kiểm soát tài chính của mình - và với Notion, có nhiều cách để bạn có thể tạo, quản lý và xem bảng tính lập ngân sách của mình. Ngoài tính năng cơ sở dữ liệu tích hợp, một trong những cách mạnh mẽ nhất mà bạn có thể tiết kiệm ngân sách là nhúng Google Sheet.

Có một số lý do khiến việc nhúng Google Sheet được ưu tiên hơn. Việc sử dụng Google Sheet cho phép bạn chọn từ vô số template bảng tính mạnh mẽ - nhiều template trong số đó có thiết kế đẹp mắt và macro tiện lợi. Điều tuyệt vời nhất là nếu bạn sử dụng liên kết chia sẻ, Google Sheet thậm chí sẽ có thể chỉnh sửa trực tiếp thông qua Notion.

Bạn có thể thêm Google Sheet vào notebook Notion của mình bằng các bước sau:

1. Chọn từ một trong những template ngân sách Google Sheet tốt nhất và tạo một bản sao cá nhân.

2. Bấm vào Share ở góc trên cùng bên phải màn hình, sau đó thay đổi General access to Anyone with the link can view.

3. Sao chép liên kết.

4. Quay lại notebook Notion của bạn, nhập /embed, dán liên kết vào hộp xuất hiện và nhấn Enter.

5. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy bắt đầu chỉnh sửa bảng tính và bắt đầu với ngân sách mới của bạn.

6. Nghe nhạc trong các buổi làm việc và học tập trong Notion

Bây giờ, bạn đã biết cách thêm các nội dung nhúng hữu ích như bảng tính và lịch vào Notion của mình. Bạn đang đi đúng hướng để tạo ra một notebook cực kỳ mạnh mẽ. Notion cung cấp nhiều cách để tùy chỉnh notebook của bạn thông qua các nội dung nhúng - thậm chí bạn có thể thêm danh sách phát yêu thích của mình. Dưới đây là cách nhúng Spotify, ví dụ:

1. Điều hướng đến nội dung Spotify mà bạn muốn nhúng.

2. Bấm vào biểu tượng … để mở rộng menu tùy chọn, sau đó nhấp vào Share.

3. Khi menu chia sẻ xuất hiện, nhấp vào Embed playlist.

4. Chỉnh sửa bản xem trước nhúng cho đến khi bạn hài lòng với giao diện của nó, sau đó nhấp vào Copy.

5. Quay lại Notion, nhấp vào dòng nơi bạn muốn chèn tiện ích Spotify mới và nhập /embed.

6. Cuối cùng, dán thông tin nhúng bạn vừa sao chép từ Spotify và nhấn Enter.

Bây giờ, tất cả những gì bạn còn lại phải làm là chọn bài hát yêu thích và bắt tay vào làm việc. Và hãy nhớ: với nguồn cảm hứng phù hợp, khả năng bạn có thể đạt được những gì trong Notion thực tế là vô hạn.