Học sử dụng máy tính bài 21 - Mang theo bên mình những dữ liệu quan trọng

Sau khi bạn làm việc xong với các tài liệu hoặc tệp tin trên máy tính, thông thường chúng ta hay lưu các dữ liệu đó vào ngay ổ cứng của máy tính. Nhưng đôi khi yêu cầu công việc khiến bạn phải mang theo các dữ liệu cần thiết bên mình để sử dụng ở mọi lúc, mọi nơi. Trong bài học này, chúng ta sẽ nói về hai kiểu lưu trữ dữ liệu để bạn có thể truy cập nhanh những lúc cần thiết từ hầu hết mọi nơi. Trước tiên, có một số khái niệm cơ bản mà bạn cần phải nắm được:

Ổ đĩa flash: Ổ đĩa flash là một loại ổ cứng nhỏ có thể được kết nối thông qua cổng USB trên máy tính của bạn. Hiện tại đây là một trong những loại hình lưu trữ rẻ nhất. Các USB loại tốt cho tốc độ đọc ghi cao cũng chỉ có giá bán vài trăm nghìn, tùy thuộc vào dung lượng lưu trữ và có thể mua được dễ dàng tại bất kỳ cửa hàng bán đồ điện tử, công nghệ nào.

Lưu trữ đám mây: Bộ nhớ đám mây nghĩa là một loại hình lưu trữ mà ở đó, bạn sẽ tải các dữ liệu của mình lên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ thông qua kết nối Internet. Dữ liệu này sẽ được lưu trữ theo từng tài khoản người dùng tương ứng. Với bộ nhớ trên đám mây, bạn có thể truy cập và sử dụng dữ liệu của mình từ bất kỳ máy tính nào và ở bất cứ đâu, miễn là có các kết nối Internet.

• Các dịch vụ lưu trữ dữ liệu "trên mây" tốt nhất hiện nay

Sử dụng ổ flash

Ổ đĩa flash giúp bạn dễ dàng mang theo các tệp và tài liệu quan trọng bên mình dưới dạng các ổ cứng di động. Ở khía cạnh này, mức độ tiện lợi là điều không phải bàn cãi, nhưng bạn cũng nên chú ý, tránh làm mất hoặc làm hỏng ổ đĩa flash, từ đó gây thất thoát dữ liệu. Tốt nhất là bạn vẫn nên xây dựng cho mình một kế hoạch sao lưu dữ liệu cụ thể.

Cách kết nối một ổ đĩa flash:

Cắm ổ flash vào cổng USB trên máy tính của bạn. Bạn sẽ tìm thấy cổng USB ở mặt trước, mặt sau hoặc mặt bên của máy tính (vị trí có thể thay đổi tùy thuộc vào việc bạn đang sử dụng máy tính để bàn hay máy tính xách tay).

Nếu bạn đang sử dụng Windows, một hộp thoại có thể xuất hiện sau khi cắm ổ flash vào cổng USB. Nếu bạn thấy hộp thoại này xuất hiện, hãy chọn Open folder to view files. Còn trên máy Mac, biểu tượng ổ đĩa flash thường sẽ xuất hiện trực tiếp trên màn hình.

Nếu không có hộp thoại nào xuất hiện, hãy mở Windows Explorer, hoặc Finder (nếu bạn đang sử dụng máy Mac) và click chọn biểu tượng ổ đĩa flash ở phía bên trái của cửa sổ. Lưu ý rằng tên của ổ đĩa flash có thể thay đổi và sẽ không giống nhau.

Làm việc với ổ flash

Khi đã kết nối và truy cập được vào ổ flash, bạn có thể làm việc với nó giống như với bất kỳ thư mục nào khác trên máy tính của mình, từ việc di chuyển đến xóa tệp.

Nếu bạn muốn sao chép một tệp từ máy tính sang ổ flash, hãy nhấp chọn và kéo tệp đó từ máy tính của bạn vào cửa sổ của ổ flash như thế này:

Tệp đó sẽ được sao chép và bản sao của tệp sẽ được lưu vào ổ flash. Phiên bản gốc của tệp sẽ vẫn được lưu vào máy tính của bạn.

Nếu bạn muốn sao chép một tệp từ ổ flash sang máy tính của mình, hãy làm ngược lại, nhấp và kéo tệp từ cửa sổ của ổ flash vào máy tính của bạn, như thế này:

Nếu bạn muốn xóa một tệp khỏi ổ flash của mình, hãy nhấp và kéo tệp đó vào Recycle Bin trên PC hoặc Trash can trên máy Mac. Một hộp thoại có thể xuất hiện. Nếu có, hãy nhấp vào Yes để xác nhận rằng bạn muốn xóa vĩnh viễn tệp đó.

Nếu hộp thoại không xuất hiện, bạn có thể sẽ cần phải dọn sạch thùng rác để xóa vĩnh viễn tệp.

Ngắt kết nối ổ flash một cách an toàn

Sau khi bạn hoàn tất việc sử dụng ổ đĩa flash, đừng nên tháo nó ra khỏi cổng USB ngay lập tức mà nên ngắt kết nối ổ flash đúng cách để tránh làm lỗi các tập tin được lưu trữ trên đó.

Nhấp chuột phải vào ổ đĩa flash và chọn Disconnect (hoặc Eject).

Bây giờ bạn đã có thể tháo ổ đĩa flash một cách an toàn khỏi cổng USB.

Nếu đang sử dụng máy Mac, bạn cũng có thể nhấp vào nút Eject bên cạnh biểu tượng ổ flash trong Finder.

Lưu trữ dữ liệu trên đám mây

Hiện nay có nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây cho phép bạn tạo tài khoản cũng như miễn phí lưu trữ tài liệu với một mức dung lượng nhất định. Bạn gần như có thể lưu mọi thứ lên đám mây, từ hình ảnh, video đến các tệp chương trình khác. Một số dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất có thể kể đến là Google Drive, OneDrive và Dropbox. Dung lượng lưu trữ miễn phí sẽ đi kèm với mỗi tài khoản bạn lập mới (thường khoảng 15GB), con số này là quá đủ nếu bạn chỉ sử dụng tài khoản của mình cho mục đích cá nhân, công việc hoặc học tập thông thường. Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp hoặc đơn giản là có nhu cầu lưu trữ nhiều tập tin nặng, bạn có thể muốn trả phí cho các nhà cung cấp dịch vụ đám mây của mình để có thêm dung lượng lưu trữ cũng như các gói quản lý lưu trữ chuyên nghiệp hơn.

Không giống như các phương thức lưu trữ dữ liệu vật lý, đám mây không thể bị phá vỡ hoặc làm thất lạc dữ liệu, vì vậy bạn cũng không nhất thiết phải sao lưu các tệp mà bạn đã tải lên đám mây. Các tệp trong đám mây cũng có thể được chia sẻ một cách dễ dàng qua kết nối Internet, do đó, mô hình lưu trữ này cũng thường được ưa chuộng trong một trường làm việc hiện đại ngày nay, giúp cho việc cộng tác với bạn bè và đồng nghiệp trở nên thuận tiện hơn rất nhiều. Tuy nhiên, khi bạn quyết định lưu một nội dung nào đó trực tuyến, hãy nhớ rằng sẽ luôn có sự tồn tại của các nguy cơ về bảo mật, giả sử một người dùng khác có thể cố gắng truy cập thông tin cá nhân của bạn một cách trái phép chẳng hạn, điều này không phải là hiếm gặp. Để bảo vệ các dữ liệu của mình, bạn nên có kế hoạch thiết lập những vành đai bảo vệ phù hợp, đơn giản nhất là hãy tạo một mật khẩu mạnh và chú ý đến các cài đặt bảo mật cũng như chính sách của dịch vụ lưu trữ đám mây mà mình đang sử dụng.

Trên đây là những thông tin cơ bản về cách thức mà bạn có thể lưu trữ cũng như sử dụng dữ liệu của mình một cách linh hoạt hơn. Ở bài học tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về cách sử dụng các tính năng trợ năng trên máy tính. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm:

• Làm thế nào để lưu trữ dữ liệu mãi mãi?
• Các dịch vụ lưu trữ dữ liệu "trên mây" tốt nhất hiện nay
• Tổng hợp các trang web lưu trữ dữ liệu trực tuyến miễn phí tốt nhất hiện nay
• Cách lấy lại không gian ổ đĩa trên Windows đơn giản nhất