7 công cụ đồng bộ Microsoft Outlook với Google Calendar

Vào năm 2014, việc ngừng Google Calendar Sync đã để lại hai “đứa trẻ mồ côi” - Microsoft Outlook Calendar và Google Calendar. Đó là một cú đánh ngay lập tức vào năng suất của những người sử dụng cả hai công cụ này để quản lý tác vụ thông minh. Nhưng tin vui là bạn vẫn có thể kết nối Outlook với Google Calendar.

Câu hỏi duy nhất bạn cần đặt ra là tại sao phải làm như vậy.

Tại sao lại đồng bộ Microsoft Outlook với Google Calendar?

Duy trì 2 lịch khác nhau có thể rất tốn thời gian. Nhưng trong một số tình huống việc làm này là cần thiết. Chẳng hạn như:

• Bạn làm 2 công việc yêu cầu sử dụng 2 lịch khác nhau.
• Hai lịch có thể phục vụ các mục đích khác nhau - Có thể, một là lịch cá nhân và hai là lịch cho công việc.
• Bạn đi du lịch rất nhiều và tin tưởng Microsoft Outlook Calendar trên desktop hơn Google Calendar trên web. Tuy nhiên, Google Calendar lại có thể hoạt động ngoại tuyến.
• Bạn đã thiết lập Google Calendar để cộng tác trong một nhiệm vụ đặc biệt và muốn xem thông tin trong Microsoft Outlook.
• Có lẽ, đơn giản là bạn rất yêu thích các ứng dụng lịch và không thể không có chúng.

Trong cuộc sống bận rộn, bạn sẽ muốn xem các sự kiện trong cả hai lịch. Vậy hãy giữ cho chúng được đồng bộ. Sử dụng các công cụ của bên thứ ba này thay vì plug-in chính thức trước đây của Google.

Các công cụ tốt nhất để đồng bộ Google Calendar với Outlook

Hãy sắp xếp Microsoft Outlook và Google Calendar. Điều đó giúp tăng năng suất trên Outlook khi bạn bắt đầu hợp nhất dữ liệu với Google Calendar bằng những công cụ này.

1. Calendar Sync for Outlook and Google Calendar (Miễn phí, trả phí)

Link tải:

http://www.pppindia.com/calendar-sync/index.html

Calendar Sync (phiên bản 3.9.3) là phần mềm cho phép bạn thiết lập đồng bộ một chiều, với Microsoft Outlook hoặc Google làm ứng dụng chính. Giới hạn một chiều được xóa bỏ trong phiên bản trả phí. Phiên bản miễn phí cũng giới hạn chỉ đồng bộ các cuộc hẹn và sự kiện trong vòng 30 ngày qua.

Phiên bản Pro ($9,99 - 230.000VND) cho phép bạn đồng bộ hóa 2 chiều tất cả các sự kiện và thậm chí sử dụng phạm vi ngày tùy chỉnh. Quyền tự do sử dụng nhiều lịch và profile bổ sung cũng là một điểm đáng chú ý cho phiên bản Pro.

Cả hai phiên bản miễn phí và Pro đều có sẵn dưới dạng portable. Sau đây là các tính năng cốt lõi của tiện ích Calendar Sync miễn phí:

• Chọn một lịch để đồng bộ.
• Đồng bộ Categories/Colors (Danh mục/Màu sắc) trong Outlook với Google Calendar.
• Đồng bộ một chiều hỗ trợ xóa các sự kiện trùng lặp.
• Tự động đồng bộ, đồng bộ theo lịch trình và đồng bộ với phạm vi ngày tùy chỉnh.
• Làm cho Outlook Reminder phù hợp với lời nhắc xuất hiện trong Google khi đồng bộ.
• Tự động đồng bộ trong nền sau mỗi 5 phút hoặc đặt thời gian cố định.
• Hỗ trợ xác thực 2 bước của Google khi được kích hoạt.
• Đồng bộ hóa các sự kiện và đánh dấu chúng là Private (Riêng tư).

2. Outlook Google Calendar Sync (Miễn phí)

Outlook Google Calendar Sync (phiên bản 2.7.0 Beta) hoàn toàn miễn phí và hỗ trợ đồng bộ hai chiều. Đây là tính năng đánh bại phiên bản miễn phí của phần mềm đầu tiên trong danh sách này. Hãy tải công cụ này về dưới dạng trình cài đặt hoặc ứng dụng portable. Công cụ này đồng bộ hoạt động trong tất cả các phiên bản Microsoft Outlook từ 2003 đến 2016 64-bit và Office 365.

Bạn có thể mang tất cả các thuộc tính sự kiện từ lịch này sang lịch khác. Các sự kiện có thể được hợp nhất với những sự kiện hiện có trong một lịch. Ngoài ra, bạn sẽ nhận được lời nhắc trước khi công cụ xóa một sự kiện trùng lặp.

Công cụ đồng bộ lịch là một sự thay thế tốt hơn cho các chuyên gia bảo mật. Những sự kiện có thể được gắn cờ là riêng tư. Ngay cả các từ trong một dòng chủ đề cũng có thể được ẩn đi, nếu bạn có những lo ngại về bảo mật. Bạn cũng có thể làm cho nó hoạt động đằng sau một web proxy.

Các tính năng chính:

• Chọn thuộc tính sự kiện để đồng bộ.
• Cấu hình tần suất để đồng bộ các bản cập nhật lịch.
• Đặt phạm vi ngày tùy chỉnh để bao gồm tất cả các sự kiện trong quá khứ và tương lai.
• Đồng bộ lịch mặc định hoặc chọn từ những lịch Outlook không mặc định khác.
• Xuất CSV đầy đủ của lịch được hỗ trợ.
• Đồng bộ các mục định kỳ đúng cách theo sê-ri.

3. gSyncit (Trả phí, Dùng thử)

gSyncit (phiên bản 5.3.19) là phần mềm trả phí, đồng bộ Microsoft Outlook với hàng loạt ứng dụng năng suất như Toodledo, Wunderlist, Evernote, Dropbox và Simplenote. Bạn có thể sử dụng công cụ này để đồng bộ với lịch, danh bạ, tác vụ và ghi chú của tài khoản Google.

Phiên bản dùng thử được giới hạn trong một lịch Google và Microsoft Outlook. Bạn cũng chỉ có thể đồng bộ 50 mục. Tính năng đồng bộ tự động cũng bị vô hiệu hóa. gSyncit hoạt động với Microsoft Outlook 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 & Office 365.

Các tính năng chính:

• Có sẵn ở cả phiên bản 32 bit và 64 bit.
• Đồng bộ màu sắc sự kiện của Google với các danh mục Outlook.
• Thử nghiệm: Đồng bộ ghi chú Outlook với ghi chú Google Keep.
• Chọn lọc để đồng bộ các cuộc hẹn chung và riêng tư.
• Tùy chỉnh các tùy chọn đồng bộ để kiểm soát cách thức, thời gian và những gì bạn muốn đồng bộ.
• Tính năng đồng bộ nhiều tài khoản được hỗ trợ.

Tải gSyncit cho Windows ($19,99/460.000VND).

4. G Suite Sync for Microsoft Outlook

Nếu bạn ở trong một nhóm cộng tác, G Suite là một công cụ năng suất đám mây được đề xuất. Bộ phần mềm bao gồm Gmail, Docs, Drive và Calendar. Phần mềm doanh nghiệp cũng cung cấp cho bạn khả năng tương tác với Microsoft Outlook và những tùy chọn bảo mật bổ sung, như xác thực hai bước và SSO.

G Suite Sync for Microsoft Outlook (phiên bản 4.0.19.0) là cầu nối giữa cả hai công cụ này. G Suite Sync for Microsoft Outlook trước đó được gọi là Google Apps Sync for Microsoft Outlook.

Một so sánh chi tiết giữa cả hai lịch có sẵn trên trang hỗ trợ G Suite. Tham khảo tại:

https://support.google.com/a/users/answer/156594

Các tính năng chính:

• Đồng bộ nhiều lịch với Google Calendar từ Microsoft Outlook.
• Bao gồm các sự kiện, nhắc nhở, mô tả, người tham dự và địa điểm.
• Chia sẻ lịch từ Google Calendar với những người dùng Microsoft Outlook khác.

5. Microsoft Flow

Microsoft Flow được thiết kế để loại bỏ IFTTT. Giống như IFTTT, bạn có thể tạo các quy trình công việc tự động kết nối hai hoặc nhiều dịch vụ trực tuyến với nhau.

Hiện tại, có tổng cộng 240 trình kết nối cho các dịch vụ trực tuyến khác nhau và một trong số đó là “cầu nối” giữa Google Calendar và Microsoft Outlook Calendar. Có các trình kết nối riêng cho Outlook 365 và Outlook.com

Đối với Outlook.com: Bạn có thể sử dụng trình kết nối Google Calendar to Microsoft Outlook.com Calendar để đồng bộ hóa các sự kiện giữa cả hai ứng dụng. Hoặc, sử dụng trình kết nối Outlook.com calendar to Google Calendar để mang bản sao của một sự kiện được tạo trong Microsoft Outlook Calendar vào Google Calendar.

Khả năng kết nối đám mây của Microsoft Flow là một giải pháp đơn giản để giữ cho cả hai lịch được đồng bộ trên tất cả các nền tảng.

Ứng dụng điện thoại thông minh để đồng bộ Outlook với Google Calendar

Điều này sẽ cần một sự thay đổi trong thói quen dùng lịch của bạn, nhưng cung cấp cho bạn giải pháp đơn giản nhất. Giống như hầu hết mọi thứ hiện nay, giải pháp nằm trong tay bạn 24×7: Điện thoại thông minh. Hãy chọn một trong 3 phương pháp sau.

1. Sử dụng ứng dụng di động Calendar

Cả Microsoft Outlook và Google Calendar đều có ứng dụng cho Android và iOS. Cài đặt cả hai ứng dụng là một giải pháp đơn giản, nhưng với thông báo kịp thời và tính năng lên lịch thông minh, bạn có thể cấu hình cả hai lịch cho những sự kiện cụ thể.

Microsoft cũng đã giới thiệu hỗ trợ lịch được chia sẻ cho khách hàng Outlook gần đây. Giờ đây, các số liên hệ của bạn cũng có thể có quyền truy cập vào lịch Microsoft Outlook cụ thể.

• Tải Microsoft Outlook cho iOS | Microsoft Outlook cho Android (Miễn phí).
• Tải Google Calendar cho iOS | Google Calendar cho Android (Miễn phí).

2. Sử dụng lịch iPhone mặc định

Ứng dụng Calendar trên iPhone và iPad có thể hiển thị Google Calendar kết hợp với Microsoft Outlook Calendar. Quantrimang.com đã xem xét kỹ hơn về cách đồng bộ Outlook Calendar với iPhone trước đó.

Chuyển đến Settings > Passwords & Accounts > Add Account, rồi nhấn vào logo Outlook.com.

Thực hiện theo cùng một đường dẫn để thêm Google Calendar. Xem hướng dẫn của Quantrimang.com để thêm Google Calendar vào iOS.

Đăng nhập vào cả hai ứng dụng và cho phép đồng bộ. Bất kỳ sự kiện nào được thêm vào một trong hai lịch sẽ xuất hiện trong ứng dụng Calendar.

Cả Microsoft Outlook và Google đều hỗ trợ nhiều lịch, vì vậy sử dụng tùy chọn đồng bộ có thể đơn giản hơn việc quản lý các sự kiện trên hai dịch vụ khác nhau.

Việc sử dụng một hệ sinh thái duy nhất sẽ thuận tiện hơn nhiều. Vì vậy, nếu bạn đang ở trong Google và muốn chuyển tiếp email Outlook của mình sang Gmail, thì đây là cách bạn có thể làm điều đó.

Chúc bạn thực hiện thành công!