Tìm hiểu về hàm AI() của Google Sheets: Chuyển prompt thành kết quả

Google Sheets hiện đã tích hợp các tính năng trí tuệ nhân tạo giúp bạn phân tích dữ liệu, tạo công thức, tóm tắt nội dung và tự động hóa những tác vụ trực tiếp trong bảng tính của mình. Khi mọi người nhắc đến hàm AI() trong Google Sheets, họ thường đề cập đến công thức AI() mới, một phần của tích hợp AI trong Google Workspace được hỗ trợ bởi Gemini AI của Google.

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách hoạt động của hàm AI() trong Google Sheets, cách sử dụng hiệu quả và những hạn chế của nó.

Hàm AI() trong Google Sheets là gì?

Hàm AI() trong Google Sheets là một công thức tích hợp cho phép bạn sử dụng những prompt bằng ngôn ngữ tự nhiên trực tiếp trong các cell. Thay vì chỉ dựa vào các công thức truyền thống, bạn có thể nhập các hướng dẫn như “tóm tắt dữ liệu này” hoặc “phân loại các mục này”, và Sheets sẽ tạo ra phản hồi dựa trên yêu cầu của bạn.

Khi sử dụng hàm này, prompt của bạn được xử lý an toàn thông qua cơ sở hạ tầng đám mây của Google và được hỗ trợ bởi các mô hình AI của họ. Kết quả được tạo ra sau đó được trả về cell giống như bất kỳ kết quả đầu ra công thức nào khác.

Hiện tại, hàm AI() khả dụng cho người dùng Google Workspace đủ điều kiện có tính năng AI được bật trong tài khoản của họ.

Yêu cầu để sử dụng hàm AI() trong Google Sheets

Trước khi thử công thức AI(), hãy đảm bảo môi trường của bạn đáp ứng các tiêu chí sau:

• Gói Google Workspace: Việc truy cập hàm AI() thường yêu cầu gói Google Workspace đủ điều kiện bao gồm các tính năng AI. Hàm này có thể không khả dụng trên tất cả mọi tài khoản cá nhân miễn phí.
• Tính năng AI được bật: Quản trị viên phải bật khả năng AI cho tổ chức của bạn nếu bạn đang sử dụng tài khoản công việc hoặc trường học.
• Môi trường được hỗ trợ: Hàm AI() hoạt động trên phiên bản web của Google Sheets. Hãy đảm bảo bạn đang sử dụng trình duyệt được cập nhật.
• Đăng nhập tài khoản Google: Bạn phải đăng nhập vào tài khoản Google của mình và bảng tính phải được lưu trong Google Drive để có thể truy cập vào khả năng xử lý AI dựa trên đám mây.

Cách sử dụng hàm AI() trong Google Sheets

Sử dụng hàm AI() trong Google Sheets cũng tương tự như nhập bất kỳ công thức nào khác.

Tuy nhiên, thay vì viết phép tính, bạn cung cấp một prompt bằng ngôn ngữ tự nhiên như được hiển thị trong các bước bên dưới.

Bước 1: Nhập hàm AI()

Nhấp vào một ô trống nơi bạn muốn kết quả của AI xuất hiện. Bắt đầu bằng cách gõ dấu bằng, theo sau là tên hàm:

=AI(

Bước 2: Viết prompt bằng ngôn ngữ tự nhiên

Trong đối số đầu tiên của hàm, hãy bao gồm prompt (hướng dẫn). Prompt này phải được đặt trong dấu ngoặc kép. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, hướng đến hành động.

Bước 3: Tham chiếu giá trị ô

Để AI hoạt động với dữ liệu của bạn, hãy bao gồm tham chiếu ô sau prompt của bạn, được phân tách bằng dấu phẩy. Bạn có thể tham chiếu các ô đơn lẻ hoặc thậm chí cả phạm vi ô. Ví dụ:

=AI("Categorize this expense: " & B2)

Bước 4: Sử dụng trên nhiều hàng

Sau khi bạn xác minh rằng công thức hoạt động trên một hàng, hãy kéo fill handle xuống để áp dụng nó cho các hàng khác. Mỗi hàng sẽ tạo ra một phản hồi dựa trên giá trị ô tương ứng của nó.

Vì hàm dựa trên khả năng xử lý AI dựa trên đám mây của Google, nên phản hồi có thể mất một chút thời gian để xuất hiện.

Ví dụ về hàm AI() trong Google Sheets

Dưới đây là những cách thực tế để sử dụng công thức AI() cho các tác vụ liên quan đến văn bản, logic và dữ liệu phi cấu trúc.

Tóm tắt văn bản trong một cột

Giả sử bạn có dữ liệu trong đó cột A chứa phản hồi của khách hàng, bạn có thể sử dụng prompt bên dưới để tóm tắt các văn bản dài:

=AI("Summarize this feedback in one short sentence: " & A2)

Phân loại các mục nhập

Nếu bạn có dữ liệu trong đó cột B liệt kê mô tả giao dịch, prompt bên dưới sẽ giúp bạn làm sạch và sắp xếp dữ liệu:

=AI("Assign a category (Travel, Food, Software, Utilities, Other): " & B2)

Tạo mô tả ngắn

Nếu cột C chứa tên sản phẩm, prompt này sẽ giúp bạn soạn thảo các đoạn quảng cáo tiếp thị nhanh chóng:

=AI("Write a short product description (max 20 words): " & C2)

Viết lại hoặc định dạng văn bản

Prompt bên dưới cho thấy cách hàm AI() có thể cải thiện giọng điệu và sự rõ ràng mà không cần chỉnh sửa thủ công trên những ghi chú thô:

=AI("Rewrite this professionally: " & D2)

Phân loại cảm xúc cơ bản

Giả sử bạn có dữ liệu trong đó cột E chứa các câu trả lời khảo sát, bạn có thể sử dụng hàm AI() để gắn thẻ cảm xúc đơn giản:

=AI("Classify sentiment as Positive, Neutral, or Negative: " & E2)

Hàm AI() của Google Sheets tích hợp xử lý ngôn ngữ tự nhiên trực tiếp vào các ô trong bảng tính, cho phép người dùng tóm tắt, phân loại và viết lại nội dung bằng những câu lệnh đơn giản thay vì logic phức tạp. Khi được sử dụng cùng với các hàm bảng tính truyền thống và xác thực đúng cách, nó giúp tăng năng suất đồng thời vẫn duy trì logic có cấu trúc cho những phép tính số học hoặc dựa trên quy tắc.

Hạn chế của hàm AI() trong Google Sheets

Mặc dù công thức AI() trong Google Sheets rất mạnh mẽ, nhưng nó có một số hạn chế thực tế mà bạn nên hiểu trước khi sử dụng quá nhiều.

• Yêu cầu đăng ký: Quyền truy cập phụ thuộc vào gói Google Workspace của bạn và liệu các tính năng AI có được bật cho tài khoản của bạn hay không.
• Phụ thuộc vào đám mây: Hàm này dựa vào xử lý trên đám mây và yêu cầu kết nối internet. Nó không hoạt động ngoại tuyến.
• Lưu ý về quyền riêng tư dữ liệu: Các câu hỏi và dữ liệu ô được tham chiếu được xử lý thông qua các dịch vụ đám mây của Google. Các tổ chức nên xem xét các chính sách dữ liệu nội bộ trước khi sử dụng thông tin nhạy cảm.
• Tính biến đổi của kết quả: Các phản hồi do AI tạo ra không mang tính xác định. Cùng một câu hỏi có thể tạo ra các kết quả hơi khác nhau theo thời gian.
• Không dùng cho các phép tính quan trọng: Hàm AI() không nên thay thế các công thức truyền thống cho mô hình tài chính, báo cáo tuân thủ hoặc logic số có cấu trúc. Các hàm bảng tính tiêu chuẩn vẫn đáng tin cậy hơn cho những tác vụ mang tính xác định.
• Hiệu suất trên các tập dữ liệu lớn: Áp dụng AI() trên hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng có thể làm chậm quá trình tính toán lại vì mỗi ô kích hoạt quá trình xử lý trên đám mây.

Hàm AI() của Google Sheets tích hợp xử lý ngôn ngữ tự nhiên trực tiếp vào các ô trong bảng tính, cho phép người dùng tóm tắt, phân loại và viết lại nội dung bằng những câu lệnh đơn giản thay vì logic phức tạp. Khi được sử dụng cùng với các chức năng bảng tính truyền thống và xác thực đúng cách, nó giúp tăng năng suất đồng thời vẫn duy trì logic có cấu trúc cho những phép tính số học hoặc dựa trên quy tắc.

So sánh hàm AI() trong Google Sheets và Gemini (AI tích hợp)

Mặc dù có mối liên hệ chặt chẽ, nhưng trong Google Sheets, hàm AI() và trợ lý Gemini lại phục vụ các mục đích khác nhau. Bảng dưới đây tóm tắt những điểm khác biệt này: