Sử dụng 6 tính năng Google Keep này để không bao giờ lo bị mất ý tưởng

Tất cả chúng ta đều đã từng trải việc những ý tưởng tuyệt vời trong lúc tắm chắc chắn có thể trở thành điều gì đó hữu ích. Bạn tự nhủ mình sẽ nhớ lại sau, nhưng đến khi ngồi xuống làm việc, chúng đã biến mất. Nhiều người đã từng mất hàng tá ý tưởng theo cách này cho đến khi bắt đầu quy trình làm việc đơn giản này với các tính năng tốt nhất của Google Keep, giúp biến những suy nghĩ rời rạc thành một hệ thống có tổ chức.

1. Ghi lại mọi thứ, ở mọi nơi

Sử dụng ghi chú thoại, ảnh và widget để ghi lại ý tưởng ngay lập tức

Nguyên tắc đầu tiên để không mất ý tưởng là ghi lại ngay khi chúng xuất hiện. Google Keep giúp việc này khá dễ dàng trên mọi thiết bị và định dạng.

Khi cảm hứng ập đến, hãy mở Keep và tạo ghi chú ngay lập tức. Khi lái xe, hãy sử dụng ghi chú bằng giọng nói và Keep sẽ tự động sao chép chúng để bạn có thể đọc lại sau. Nếu phát hiện ra điều gì đó trực quan, hãy chụp ảnh trực tiếp trong ứng dụng. Tùy chọn "Grab image text" sẽ trích xuất văn bản từ hình ảnh, giúp tìm kiếm ngay cả những ghi chú lộn xộn.

2. Thêm ngữ cảnh cho ý tưởng ngay lập tức

Thêm tiêu đề, nhãn và màu sắc mô tả khi ý tưởng còn mới

Những ý tưởng thô sơ sẽ vô dụng nếu bạn không thể tìm thấy chúng sau này. Ngay khi tạo ghi chú, bạn cũng nên thêm ngữ cảnh khi ý tưởng vẫn còn mới.

Hãy bắt đầu bằng một tiêu đề mô tả. Thay vì "Suy nghĩ ngẫu nhiên", hãy sử dụng "Ý tưởng làm thêm" hoặc "Dự án học tập". Những tiêu đề này giúp việc tìm kiếm sau này dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể thêm các biểu tượng cảm xúc nhỏ để chúng trực quan hơn.

Sau đó, hãy gán nhãn bằng hệ thống đơn giản hơn:

• Inbox cho ý tưởng mới
• Writing cho ý tưởng bài viết
• Projects cho các nhiệm vụ công việc nhiều bước
• Personal cho mọi thứ khác

Cuối cùng, hãy sử dụng màu sắc để sắp xếp trực quan. Sử dụng màu đỏ cho các mục khẩn cấp, màu vàng cho các ý tưởng đang thực hiện và màu xanh lam cho nguồn cảm hứng lâu dài. Mã màu này cho phép bạn quét ghi chú của mình và tập trung vào những điểm quan trọng nhất.

3. Biến ý tưởng thành hành động

Biến suy nghĩ thành nhiệm vụ với Reminders và Checklists

Một số ý tưởng cần được chuyển thành hành động. Reminders và Checklists của Google Keep là những gợi ý kỹ thuật số mà tất cả chúng ta đều cần.

Đối với những ý tưởng có giới hạn thời gian, hãy đặt lời nhắc theo Ngày. Ví dụ, khi nghĩ đến quà sinh nhật, hãy đặt lời nhắc một tuần trước đó. Thật không may, Google đang xóa lời nhắc và chuyển chúng sang Google Tasks và Google Calendar. Bạn có thể sử dụng Tasks hoặc Google Calendar để thiết lập lời nhắc.

Khi một ý tưởng bao gồm các bước, hãy chuyển ghi chú thành danh sách kiểm tra. Tính năng này rất hữu ích cho việc phác thảo bài viết, lập kế hoạch chuyến đi hoặc danh sách mua sắm.

4. Ghim những gì bạn đang nghĩ đến

Đặt các ghi chú ưu tiên lên đầu bảng tin

Không phải ý tưởng nào cũng đáng được quan tâm như nhau. Hãy sử dụng Pin để neo các ghi chú quan trọng nhất của mình lên đầu.

Những ghi chú đáng được ghim bao gồm:

• Ý tưởng bài viết đang hoạt động
• Mục tiêu hàng tuần
• Danh sách các liên kết tham khảo

Mọi thứ khác nằm bên dưới chúng. Điều này giúp những suy nghĩ quan trọng không bị chôn vùi dưới đống lộn xộn hàng ngày.

5. Xem lại và tinh chỉnh hàng tuần

Dành 15 phút để sắp xếp hộp thư đến và hợp nhất các ghi chú liên quan

Ghi lại ý tưởng chỉ là một nửa của trận chiến - bạn phải xem lại chúng thường xuyên, nếu không chúng sẽ trở thành một phần của tiếng ồn kỹ thuật số.

Mỗi cuối tuần, hãy dành 15 phút để xem lại các ghi chú được gắn nhãn "Hộp thư đến". Thêm chi tiết vào những ý tưởng sơ bộ, xóa những ý tưởng không còn hứng thú và gắn nhãn lại những ý tưởng đáng giữ. Thói quen nhỏ này giúp bạn tránh lộn xộn và chỉ giữ lại những gì hữu ích.

Trong quá trình xem lại, bạn có thể tranh thủ hợp nhất các ghi chú liên quan. Ví dụ, nhiều ý tưởng bài viết có thể liên kết với nhau theo một chủ đề lớn hơn.

6. Lưu trữ ý tưởng đã hoàn thành

Di chuyển các ghi chú đã hoàn thành ra khỏi không gian làm việc, nhưng vẫn để chúng có thể tìm kiếm được

Sau khi thực hiện một ý tưởng hoặc hoàn thành một nhiệm vụ, hãy lưu trữ lại ghi chú. Các ghi chú đã lưu trữ sẽ biến mất khỏi nguồn cấp dữ liệu chính nhưng vẫn có thể tìm kiếm , cũng như được sắp xếp theo nhãn và màu sắc.

Lưu trữ không phải là xóa; mà chỉ là chuyển ghi chú sang nơi khác. Những ghi chú đã hoàn thành sẽ trở thành một phần của thư viện tham khảo mà bạn có thể xem lại bất cứ lúc nào. Điều này giúp không gian làm việc của bạn tập trung vào những ý tưởng hiện tại, đồng thời lưu giữ những ý tưởng cũ để lấy cảm hứng. Nếu muốn khơi gợi lại một ý tưởng, chỉ cần giải nén nó chỉ bằng một cú chạm.