7 tính năng Google Keep ẩn giúp công việc trở nên dễ dàng hơn

Hầu hết chúng ta đều phụ thuộc vào các công cụ năng suất của Google trong nhiều năm. Google Keep luôn là người hùng bị đánh giá thấp trong suốt thời gian qua. Gần đây, vị trí của nó bên cạnh Gmail trong thanh bên đã biến nó thành một cầu nối âm thầm giữa Gmail, Google Docs và Gemini.

Thời gian tiết kiệm được tăng lên đáng kể vì người dùng không phải sử dụng quá nhiều công cụ. Mọi thứ giờ đây liền mạch hơn một chút.

7. Lấy văn bản từ hình ảnh trong file đính kèm Gmail

Trích xuất văn bản quan trọng ngay lập tức với tính năng OCR của Keep

Đôi khi mọi người gửi cho bạn ảnh chụp màn hình hoặc file PDF được scan thay vì văn bản có thể chỉnh sửa. Thay vì nhập lại, hãy lưu hình ảnh vào Google Keep (tiện ích mở rộng Google Keep dành cho Chrome khá hữu ích). Từ đó, nhấp vào menu ba chấm, chọn Grab image text và tính năng OCR (Nhận dạng ký tự quang học) của Keep sẽ ngay lập tức trích xuất văn bản.

6. Đặt lời nhắc trong Keep đồng bộ với Google Calendar

Không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ lời nhắc nào nữa

Bạn có thể trực tiếp thêm lời nhắc từ email vào Google Tasks. Nhưng nhiều người mặc định dùng Keep khi cần theo dõi một email vào cuối tuần, thêm ghi chú của riêng mình. Keep có tính năng nhắc nhở riêng. Đây là một cách đơn giản để biến ghi chú thành những lời nhắc nhở đáng tin cậy mà không cần phải mở bất kỳ ứng dụng nào khác.

5. Sử dụng danh sách kiểm tra để thực hiện hành động trên thư Gmail

Biến hộp thư đến thành một kế hoạch rõ ràng, ngăn nắp

Thay vì để email kiêm luôn danh sách việc cần làm, hãy chuyển các nhiệm vụ chính vào danh sách kiểm tra Keep. Ví dụ:

• Trả lời tin nhắn
• Theo dõi thanh toán đăng ký
• Ghi chú từ bản tin này

Mã hóa màu một số ghi chú theo mức độ khẩn cấp - đỏ cho hôm nay, vàng cho tuần này, xanh lam cho sau này. Hoặc, sử dụng biểu tượng cảm xúc làm dấu hiệu cho mức độ ưu tiên.

4. Tạo sự kiện lịch và liên kết ghi chú Keep liên quan

Lưu trữ việc chuẩn bị cuộc họp và ghi chú cùng một nơi

Khi một cuộc trò chuyện qua email dẫn đến một cuộc họp, hãy tạo một sự kiện Google Calendar trực tiếp từ Gmail (thông qua menu ba chấm, chọn Create event). Sau đó, tạo một ghi chú Keep được liên kết với chương trình nghị sự hoặc các điểm thảo luận của cuộc họp.

Dán liên kết ghi chú đó vào phần mô tả sự kiện để mọi thứ, chẳng hạn như chương trình nghị sự, ghi chú thảo luận và kết quả, được sắp xếp theo ngữ cảnh. Sau cuộc họp, hãy sử dụng cùng một ghi chú đó để ghi lại các bước tiếp theo.

3. Tạo ghi chú tóm tắt cho các bản tin hoặc chuỗi tin nhắn dài

Nắm bắt cốt lõi cuộc trò chuyện mà không cần đọc lại

Thật dễ dàng để bỏ lỡ những chi tiết quan trọng của cuộc thảo luận khi các chuỗi email hoặc bản tin dài dòng kéo dài hàng trang. Thay vì đọc lại chúng mỗi lần, hãy sử dụng tính năng Summarize this email của Gemini trong Gmail để tạo một bản tóm tắt ngắn gọn. Dán bản tóm tắt đó vào một ghi chú Keep có tiêu đề đại loại như "Idea Approval Thread".

2. Soạn thảo trả lời nhanh trong Keep

Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng lại những câu trả lời hay nhất

Bạn đã phải gõ đi gõ lại cùng một tin nhắn bao nhiêu lần? Hãy tạo một bộ sưu tập các mẫu trả lời độc đáo trong Keep - lời cảm ơn, lời chúc mừng sinh nhật, cập nhật cuộc sống, v.v..., với tag "Quick Replies". Thực tế, bạn có thể yêu cầu Gemini tạo những mẫu này trực tiếp trong Keep.

Bạn cũng có thể sử dụng các template của Gmail, nhưng sử dụng Keep cho loại ghi chú này cũng không phải là một ý tưởng tồi.

1. Ghim các email có thể thực hiện hành động vào Keep để theo dõi

Biến các tin nhắn quan trọng thành lời nhắc nhở bạn không thể bỏ lỡ

Đây là một tính năng sẽ thay đổi hoàn toàn quy trình làm việc của bạn. Khi nhận được email cần xử lý sau, hãy mở Keep trong thanh bên của Gmail và tạo một ghi chú được liên kết trực tiếp đến email đó bằng tiện ích mở rộng Keep.

Hãy ghi chú lại những việc cần làm - “Reply with details”, “Think about this” hoặc “Follow up steps”, v.v... Keep tự động thêm liên kết đến email gốc, để bạn có thể mở lại chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Sau đó, ghim ghi chú đó lên đầu bảng Keep để nó luôn hiển thị cho đến khi bạn hoàn thành. Đây chỉ là một thay đổi nhỏ, nhưng nó giúp bạn không bị mất dấu những email chưa hoàn thành.