Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 25): Cách kiểm tra và bảo vệ tài liệu Word
Khi chia sẻ tài liệu Word nào đó, có thể bạn sẽ không muốn bao gồm các thông tin cá nhân nhạy cảm nào hoặc không muốn người khác chỉnh sửa file tài liệu của mình. Rất may là Word 2016 đã tích hợp tính năng giúp kiểm tra và bảo vệ tài liệu. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để xem chi tiết cách thực hiện nhé.
- Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 22): Cách tạo biểu đồ
- Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 23): Cách kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Công cụ kiểm tra tài liệu Document Inspector
Bất cứ khi nào bạn tạo hoặc chỉnh sửa file Word, những thông tin cá nhân có thể sẽ được thêm tự động vào tài liệu đó (ví dụ như thông tin về tác giả của tài liệu). Bạn có thể sử dụng công cụ Document Inspector để loại bỏ những thông tin này trước khi chia sẻ với người khác.
Sử dụng Document Inspector
Bước 1: Nhấp chọn tab File để truy cập Backstage view (nơi trung tâm để quản lý tài liệu).
Bước 2: Từ bảng Info, nhấp chọn Check for Issues, sau đó nhấp chọn Inspect Document từ trình đơn thả xuống.
Bước 3: Lúc này, cửa sổ Document Inspector sẽ xuất hiện. Bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn các ô, tùy thuộc vào nội dung bạn muốn xem lại, sau đó nhấp chọn Inspect. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn tất cả.
Bước 4: Kết quả kiểm tra sẽ hiển thị dấu chấm than bên cạnh cho những phần mà nó tìm thấy dữ liệu được cho là nhạy cảm và có nút xóa (Remove All) cho từng loại. Bạn có thể nhấp chọn Remove All để xóa dữ liệu đó.
Sau khi hoàn tất, nhấp chọn Close.
Bảo vệ tài liệu
Theo mặc định, bất kì ai có quyền truy cập tài liệu của bạn có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung trong đó, trừ khi bạn đặt tính năng bảo vệ cho file Word đó.
Bước 1: Nhấp vào tab File để truy cập Backstage view.
Bước 2: Từ bảng Info, nhấp chọn mục Protect Document.
Bước 3: Trong menu thả xuống, hãy nhấp vào tùy chọn phù hợp với nhu cầu của bạn nhất. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn Mark as Final.
Bước 4: Một hộp thoại sẽ xuất hiện nhắc bạn lưu lựa chọn của mình, hãy nhấp chọn OK.
Bước 4: Một hộp thoại khác sẽ xuất hiện, tiếp tục nhấn OK nhé.
Tài liệu sẽ được đánh dấu là bản cuối cùng. Bất cứ khi nào người khác mở tệp tin này, Word sẽ xuất hiện thanh nhắc nhở phía trên cùng tài liệu để gợi ý họ không nên chỉnh sửa.
Lưu ý: Tùy chọn Mark as Final không thực sự ngăn người khác chỉnh sửa tài liệu, bởi họ có thể chọn Edit Anyway. Nếu bạn muốn thực sự ngăn người khác chỉnh sửa tài liệu của mình, bạn có thể sử dụng tùy chọn Restrict Access.
Chúc các bạn thành công.
Bạn nên đọc
-
Cách cài đặt máy chủ SMTP để gửi email bằng địa chỉ Outlook.com
-
Hướng dẫn lưu ảnh chụp màn hình trực tiếp vào Dropbox
-
Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 1): Làm quen với giao diện Ribbon
-
Xem video YouTube bị chặn bằng tiện ích miễn phí trên Chrome
-
Cách gộp nhiều file Word thành 1 file duy nhất
-
Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 10): Bố cục trang
-
Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 17): Chỉnh sửa ảnh trong Word 2016 chuyên nghiệp hơn
-
Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 27): Cách sử dụng Style
-
Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 12): Cách ngắt trang, chia phần
Theo Nghị định 147/2024/ND-CP, bạn cần xác thực tài khoản trước khi sử dụng tính năng này. Chúng tôi sẽ gửi mã xác thực qua SMS hoặc Zalo tới số điện thoại mà bạn nhập dưới đây:


Cũ vẫn chất
-
Những stt cảm động viết cho người yêu cũ
Hôm qua 1 -
Hướng dẫn đổi ID Facebook, thay địa chỉ Facebook mới
Hôm qua -
Drag là gì? Drag queen là gì?
2 ngày -
Cách bật, tắt chế độ tạm thời trên Instagram tự xóa tin nhắn
2 ngày -
Top 10+ trang web tốt nhất để tải phụ đề cho phim
Hôm qua -
Huyền Thoại Hải Tặc - Hải Tặc Đại Chiến
-
Cách khôi phục bài viết đã ẩn trên Facebook bằng điện thoại, máy tính
Hôm qua 1 -
Cách giải nén file IMG trong Windows và macOS
2 ngày -
Chào tháng 6: Câu nói hay nhất về tháng 6, stt tháng 6 tràn ngập yêu thương
Hôm qua 2 -
Code Skibidi Tower Defense mới nhất và cách đổi code lấy thưởng
Hôm qua