Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 2): Làm quen với OneDrive, tạo, lưu và chia sẻ tài liệu

Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết: Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 1): Làm quen với giao diện Ribbon tại đây.

Phần 1: Làm quen với OneDrive

Nhiều tính năng mới trên Office đang hướng đến mục tiêu lưu và chia sẻ các tập tin trực tuyến. OneDrive là không gian lưu trữ trực tuyến của Microsoft mà bạn có thể sử dụng để lưu, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu cũng như các tập tin khác của mình.

Ngoài ra bạn có thể truy cập OneDrive trên các thiết bị như máy tính, điện thoại di động hoặc các thiết bị khác mà bạn sử dụng.

Để bắt đầu sử dụng OneDrive, tất cả những gì bạn cần làm là thiết lập một tài khoản Microsoft miễn phí (trong trường hợp nếu chưa có).

Nếu chưa có tài khoản Microsoft, bạn có thể tham khảo các bước tạo tài khoản Microsoft tại đây.

Sau khi đã có tài khoản Microsoft, bước tiếp theo bạn cần làm là đăng nhập Office. Chỉ cần click chọn Sign in ở góc trên cùng cửa sổ Windows.

1. Những lợi ích khi sử dụng OneDrive

Sau khi đã đăng nhập tài khoản Microsoft, bạn có thể thực hiện được một số thao tác này với OneDrive:

- Truy cập các tập tin ở bất kỳ nơi đâu: Khi lưu các tập tin trên OneDrive, bạn có thể truy cập các tập tin đó trên bất kỳ các thiết bị như máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh được kết nối mạng Internet. Ngoài ra bạn cũng có thể tạo một tài liệu văn bản mới trên OneDrive.

- Sao lưu các tập tin: Khi lưu trữ các tập tin trên OneDrive còn cung cấp cho bạn thêm lớp bảo vệ các dữ liệu, tập tin. Nếu xảy ra bất kỳ sự cố nào trên máy tính, OneDrive sẽ lưu trữ các tập tin an toàn và bạn có thể truy cập.

- Chia sẻ các tập tin: Bạn có thể dễ dàng chia sẻ các tập tin trên OneDrive với bạn bè, người thân và đồng nghiệp. Ngoài ra bạn còn có thể lựa chọn chỉnh sửa hoặc chỉ đọc các tập tin hoặc không.

2. Lưu và mở các tập tin

Sau khi đăng nhập tài khoản Microsoft, OneDrive sẽ hiển thị dưới dạng tùy chọn bất cứ khi nào bạn mở hoặc lưu trữ một tập tin.

Ngoài ra bạn vẫn còn tùy chọn để lưu trữ các tập tin trên máy tính. Nhưng tuy nhiên việc lưu trữ các tập tin trên OneDrive cho phép bạn có thể truy cập trên bất kỳ một thiết bị khác máy tính, và cho phép bạn có thể chia sẻ các tập tin đó với bạn bè, người thân, đồng nghiệp.

Chẳng hạn như khi click chọn Save As, bạn có thể lựa chọn các vị trí lưu trữ như OneDrive hoặc This PC.

Phần 2: Tạo và mở tài liệu

1. Giới thiệu

File Word còn được gọi là tài liệu. Bất cứ khi nào mở một dự án mới trên Word, bạn sẽ phải tạo một tài liệu mới trống hoặc từ một template.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các bước để tạo và mở tà liệu trên Word trong video dưới đây:

2. Tạo một tài liệu trống

Khi bắt đầu một dự án mới trên Word, bước đầu tiên bạn sẽ phải mở một tài liệu trống.

a. Chọn tab File để truy cập Backstage view.

b. Chọn New, sau đó click chọn Blank document.

c. Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện một tài liệu trống.

3. Tạo một tài liệu mới từ Template

Template được thiết kế và có trước tài liệu, người dùng có thể sử dụng Template để tạo một tài liệu mới nhanh chóng. Template thường bao gồm các định dạng tùy chỉnh và thiết kế, do đó có thể giúp bạn tiết kiệm được một khoảng thời gian và công sức khi mở một dự án mới.

a. Click chọn tab File để truy cập Backstage view, sau đó chọn New.

b. Lúc này ở phía dưới tùy chọn Blank document sẽ xuất hiện một loạt các Template. Bạn có thể sử dụng thanh Seach (tìm kiếm) để tìm các Template cụ thể. Trong ví dụ dưới đây là tìm kiếm Template có tên Flyer.

c. Bạn có thể lựa chọn một Template để xem trước.

d. Và trên màn hình sẽ xuất hiện bản xem trước của Template. Click chọn Create để sử dụng Template đã chọn.

e. Một tài liệu mới sẽ xuất hiện cùng Template bạn đã lựa chọn.

4. Mở một tài liệu có sẵn

Ngoài việc tạo một tài liệu mới, bạn sẽ thường xuyên phải mở một tài liệu có sẵn mà bạn đã lưu trước đó.

a. Điều hướng đến Backstage view, sau đó click chọn Open.

b. Chọn This PC, sau đó click chọn Browse. Hoặc cách khác bạn có thể lựa chọn OneDrive để mở tập tin đã lưu trữ trên OneDrive.

c. Lúc này trên màn hình xuất hiện hộp thoại Open, điều hướng và chọn tài liệu của bạn, sau đó click chọn Open.

d. Tài liệu mà bạn chọn sẽ xuất hiện trên màn hình.

5. Làm thế nào để ghim một tài liệu?

Nếu thường xuyên làm việc, sử dụng một tài liệu bạn có thể ghim tài liệu đó vào Backstage view để truy cập nhanh hơn.

a. Điều hướng đến Backstage view, sau đó click chọn Open, rồi click chọn Recent.

b. Một danh sách các tài liệu chỉnh sửa gần đây sẽ xuất hiện. Di chuột qua tài liệu mà bạn muốn ghim, sau đó click chọn biểu tượng đinh ghim.

c. Tài liệu đó sẽ được ghim vào danh sách các tài liệu gần đây (Recent documents) cho đến khi bạn bỏ ghim. Để bỏ ghim một tài liệu, click chọn biểu tượng đinh ghim một lần nữa.

Phần 3: Chế độ Compatibility Mode

Trong một số trường hợp bạn cần phải làm việc với các tài liệu được tạo ra trên các phiên bản Microsoft Word trước, chẳng hạn như Word 2010 hay Word 2007. Khi mở các tài liệu này sẽ hiển thị ở chế độ Compatibility Mode.

Compatibility Mode vô hiệu hóa một số tính năng cụ thể, do đó bạn chỉ có thể truy cập lệnh tìm chương trình được sử dụng để tạo tài liệu. Chẳng hạn, nếu mở một tài liệu được tạo trên Word 2007 bạn chỉ có thể sử dụng các tab và lệnh tìm thấy trên Word 2007.

Trong hình dưới đây bạn có thể nhìn thấy chế độ Compatibility Mode có thể ảnh hưởng đến các lệnh có sẵn. Và bởi vì tài liệu ở khung bên trái được mở ở chế độ Compatibility Mode nên nó chỉ hiển thị các lệnh có sẵn trên Word 2007.

Để thoát khỏi chế độ Compatibility Mode, bạn sẽ phải chuyển đổi tài liệu sang phiên bản hiện tại. Tuy nhiên nếu bạn đang cộng tác với những người chỉ có quyền truy cập trên các phiên bản Word sớm hơn, tốt nhất bạn nên để tài liệu ở chế độ Compatibility Mode, định dạng sẽ không thay đổi.

1. Chuyển đổi một tài liệu

Nếu muốn truy cập tất cả các tính năng trên Word 2016, bạn có thể chuyển đổi tài liệu sang định dạng tập tin 2016.

a. Click chọn tab File để truy cập Backstage view, sau đó điều hướng và chọn lệnh Convert.

b. Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện một hộp thoại. Tại đây bạn click chọn OK để xác nhận nâng cấp file.

c. Tài liệu sẽ được chuyển đổi sang định dạng tập tin mới nhất.

Lưu ý:

Việc chuyển đổi một tập tin có thể gây ra một số thay đổi layout gốc của tài liệu.

Phần IV: Lưu và chia sẻ tài liệu

1. Giới thiệu

Khi tạo một tài liệu mới trên Word, bạn sẽ phải biết cách làm thế nào để lưu lại tài liệu đó để truy cập và chỉnh sửa. Trên các phiên bản Microsoft Word trước bạn có thể dễ dàng lưu các tập tin trên máy tính. Ngoài ra nếu muốn bạn còn có thể lưu các tập tin lên dịch vụ đám mây bằng cách sử dụng OneDrive.

Thậm chí bạn còn có thể xuất (export) và chia sẻ các tài liệu trực tiếp từ Word.

Xem thêm video hướng dẫn cách làm thế nào để lưu và chia sẻ tài liệu Word dưới đây:

2. Save và Save As

Word cung cấp cho người dùng 2 tùy chọn để lưu một tập tin bất kỳ: Save và Save As. Nhìn chung thì 2 tùy chọn này hoạt động tương tự nhau, chỉ khác nhau một số thiết lập quan trọng.

- Save: Khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa một tài liệu bất kỳ, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu lại các thay đổi. Trong hầu hết các trường hợp bạn sẽ sử dụng lệnh này. Khi lưu một tập tin, bước đầu tiên bạn chỉ cần đặt tên cho tập tin đó và tìm vị trí lưu tập tin. Sau khi hoàn tất quá trình chỉnh sửa, click chọn lệnh Save để lưu lại tập tin đó trên cùng một vị trí và cùng một tên.

- Save As: Sử dụng lệnh này để tạo một bản sao chép tài liệu trong khi vẫn giữ nguyên bản gốc. Và khi sử dụng lệnh Save As bạn sẽ phải đặt một tên khác và tìm vị trí khác để lưu bản sao chép đó.

3. Lưu một tài liệu

Bất cứ khi nào bạn mở một dự án mới hoặc thực hiện một số thay đổi trên tài liệu Word của mình, điều quan trọng nhất là phải lưu lại tài liệu đó. Việc lưu các tài liệu càng sớm và thường xuyên giúp bạn không còn phải lo sẽ mất tài liệu nữa. Ngoài ra bạn cũng cần chú ý đến vị trí lưu tài liệu để có thể tìm và mở tài liệu dễ dàng hơn.

a. Điều hướng và chọn lệnh Save trên Quick Access Toolbar.

b. Nếu lần đầu tiên lưu các tập tin, cửa sổ Save As sẽ hiển thị trên Backstage view.

c. Bước tiếp theo bạn cần làm là chọn vị trí lưu tập tin và đặt tên cho tập tin đó. Click chọn Browse để lựa chọn một vị trí lưu tập tin trên máy tính. Hoặc cách khác là bạn có thể click chọn OneDrive để lưu tập tin trên OneDrive.

d. Lúc này hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí mà bạn muốn lưu tài liệu.

e. Đặt tên cho tập tin rồi click chọn Save.

f. Tài liệu sẽ được lưu lại. Bạn có thể click chọn lệnh Save một lần nữa để lưu lại các chỉnh sửa trên tài liệu.

Ngoài ra bạn còn có thể truy cập lệnh Save bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S.

4. Sử dụng Save As để tạo một bản sao chép

Nếu muốn lưu tài liệu thành một bản khác trong khi vẫn giữ nguyên bản gốc, bạn có thể tạo một bản sao chép. Cho ví dụ nếu tập tin của bạn có tên là Sales Report, bạn có thể lưu bản sao là Sales Report 2, và bạn có thể tha hồ chỉnh sửa tài liệu trên bản mới mà bản gốc vẫn giữ nguyên.

Để làm được điều này bạn click chọn lệnh Save As trên Backstage view. Và thực hiện tương tự như khi bạn lưu một tập tin, chọn vị trí lưu tập tin và đặt tên cho tập tin mới.

5. Thay đổi vị trí lưu tập tin mặc định

Nếu không muốn sử dụng OneDrive, lý do là bởi vì OneDrive được lựa chọn làm vị trí lưu trữ mặc định, bạn có thể thay đổi vị trí lưu trữ mặc định là This PC.

a. Click chọn tab File để truy cập Backstage view.

b. Click chọn Options.

c. Hộp thoại Word Options sẽ hiển thị trên màn hình. Chọn Save ở khung bên trái, sau đó đánh tích vào hộp nằm kế bên tùy chọn Save to Computer by default, sau đó click chọn OK. Và vị trí lưu trữ mặc định sẽ được thay đổi.

Phần V: AutoRecover

Word tự động lưu tài liệu vào một thư mục tạm thời trong quá trình bạn sử dụng tài liệu Word. Nếu chẳng may bạn có quên lưu các thay đổi trên tài liệu hoặc giả sử nếu Word bị treo, khi đó bạn có thể khôi phục lại tập tin bằng cách sử dụng AutoRecover.

Sử dụng AutoRecover:

a. Mở Word lên. Nếu phiên bản autosaved (tự động lưu) của tập tin được phát hiện, bảng Document Recovery sẽ xuất hiện ở khung bên trái.

b. Click để mở các tập tin có sẵn. Và tài liệu của bạn sẽ được khôi phục.

Theo mặc định, Word sẽ tự động lưu lại 10 phút 1 lần. Nếu bạn chỉnh sửa một tài liệu trong khoảng thời gian ít hơn 10 phút, Word có thể sẽ không tạo phiên bản autosaved.

Nếu không nhìn thấy tập tin bạn cần, bạn có thể duyệt tất cả các tập tin autosaved từ Backstage view. Chọn tab File, sau đó click chọn Manage Versions, rồi click chọn Recover Unsaved Documents.

Phần VI: Xuất (export) tài liệu

Theo mặc định, tài liệu Word sẽ được lưu ở định dạng file .docx. Tuy nhiên, trong một số trường hợp có thể bạn sẽ cần sử dụng các định dạng tập tin khác, chẳng hạn như tài liệu PDF hoặc Word 97-2003. Cách đơn giản nhất là xuất tài liệu của bạn từ Word sang các định dạng tập tin khác có sẵn.

1. Xuất tài liệu dưới dạng file PDF

Việc xuất tài liệu của bạn làm tài liệu Adobe Acrobat hay còn biết đến là file PDF đặc biệt hữu ích trong trường hợp nếu bạn chia sẻ một tập tin cho một người dùng bất kỳ nào đó không sử dụng Word.

a. Click chọn tab File để truy cập Backstage view, sau đó chọn Export rồi chọn Create PDF/XPS.

b. Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Save As. Chọn vị trí mà bạn muốn lưu tài liệu vừa xuất (export), đặt một tên bất kỳ mà bạn muốn rồi click chọn Publish.

Nếu muốn chỉnh sửa file PDF, Word cho phép bạn chuyển đổi một file PDF sang một tài liệu có thể chỉnh sửa được.

2. Xuất tài liệu sang định dạng tập tin khác

Ngoài ra bạn còn có thể xuất (export) tài liệu sang định dạng các tập tin khác, chẳng hạn như tài liệu Word 97-2003 trong trường hợp nếu muốn chia sẻ với người dùng khác đang sử dụng các phiên bản Word cũ hơn, hoặc thành tập tin .txt nếu tài liệu của bạn là plain-text (văn vản thuần túy).

a. Click chọn tab File để truy cập Backstage view, chọn Export, rồi chọn Change File Type.

b. Chọn một định dạng tập tin rồi click chọn Save As.

c. Trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Save As. Chọn một vị trí bất kỳ mà bạn muốn lưu tài liệu vừa xuất, đặt một tên rồi click chọn Save.

Ngoài ra bạn còn có thể sử dụng menu drop-down (menu dạng thả) Save as type trên hộp thoại Save As để lưu tài liệu thành các định dạng tập tin khác nhau.

Phần VII: Chia sẻ tài liệu

Word cho phép người dùng có thể dễ dàng chia sẻ và cộng tác với nhau trên tài liệu bằng cách sử dụng OneDrive. Trước đây nếu muốn chia sẻ một tập tin cho người dùng khác bạn sẽ phải đính kèm tập tin tài liệu đó trong email.

Để chia sẻ tài liệu, bước đầu tiên bạn cần làm là lưu tài liệu đó trên OneDrive.

Chia sẻ tài liệu:

a. Click chọn tab File để truy cập Backstage view, sau đó click chọn Share.

b. Trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Share.

Click vào một tùy chọn Share bất kỳ để chia sẻ tài liệu của bạn.

Tham khảo thêm một số bài viết dưới đây:

• Tải và cài đặt hoặc cài đặt lại Office 365, Office 2016, Office 2013 trên máy tính

• Cách kiểm tra phiên bản Microsoft Office bạn đang sử dụng là 32-bit hay 64-bit

• Microsoft Office Upload Center là gì? Làm sao để vô hiệu hóa công cụ này?

Chúc các bạn thành công!