Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 3): Làm quen với thao tác văn bản cơ bản

Giới thiệu

Nếu mới sử dụng Microsoft Word, bạn sẽ phải tìm hiểu thêm những kiến thức cơ bản về cách nhập, chỉnh sửa và sắp xếp văn bản. Các thao tác cơ bản bao gồm việc thêm, xóa và di chuyển văn bản trên tài liệu của bạn, và làm thế nào để cắt, sao chép và dán văn bản.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm các thao tác cơ bản khi làm việc với văn bản trên Word trong video dưới đây:

Ngoài ra bạn đó có thể tham khảo thêm Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 1 và 2) tại đây:

• Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 1): Làm quen với giao diện Ribbon
• Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 2): Làm quen với OneDrive, tạo, lưu và chia sẻ tài liệu

1. Sử dụng điểm chèn (insertion point) để thêm văn bản

Điểm chèn (insertion point) là đường thẳng đứng nhấp nháy trong tài liệu của bạn. Nó hiển thị vị trí bạn có thể nhập văn bản trên trang tài liệu. Bạn có thể sử dụng điểm chèn theo nhiều cách khác nhau.

- Tài liệu trống: Khi mở một tài liệu trống, điểm chèn sẽ xuất hiện ở góc trên cùng bên trái của trang. Nếu muốn bạn có thể nhập văn bản từ vị trí này.

- Khoảng cách giữa các từ: Nhấn phím Spacebar để thêm khoảng cách sau các từ hoặc giữa các đoạn văn bản.

- Xuống dòng tiếp theo: Nhấn Enter để di chuyển điểm chèn xuống dòng tiếp theo.

- Chỉnh sửa vị trí cụ thể: Sau khi nhập xong, bạn có thể sử dụng chuột để di chuyển điểm chèn vào một vị trí cụ thể trong tài liệu. Đơn giản chỉ cần click vào vị trí trong văn bản - vị trí mà bạn muốn đặt điểm chèn vào để chỉnh sửa.

- Phím mũi tên: Ngoài ra bạn có thể sử dụng phím mũi tên để di chuyển điểm chèn. Mũi tên trái và mũi tên phải sẽ di chuyển giữa các ký tự liền kề nhau trên cùng một dòng, còn mũi tên lên và xuống sẽ di chuyển các đoạn văn bản.

Trong một tài liệu trống bạn có thể kích đúp chuột để di chuyển điểm chèn vào vị trí khác trên trang.

2. Lựa chọn văn bản

Trước khi định dạng hoặc di chuyển văn bản, bạn sẽ phải lựa chọn văn bản đó. Để làm được điều này, bạn click vào kéo chuột đến đoạn văn bản bạn muốn chọn, sau đó thả chuột ra. Đoạn văn bản được chọn sẽ được bôi đen.

- Khi lựa chọn văn bản hoặc hình ảnh trong Word, một thanh Toolbar chứa các phím tắt lệnh sẽ xuất hiện. Nếu thanh Toolbar không xuất hiện, thử di chuột qua mục đã chọn.

3. Lựa chọn nhiều dòng trong văn bản

1. Di chuyển điểm chèn chuột sang bên trái bất cứ một dòng bất kỳ.

2. Click chuột và dòng văn bản đó sẽ được chọn.

3. Để lựa chọn nhiều dòng, click vào kéo chuột lên hoặc xuống.

4. Để lựa chọn tất cả văn bản trong tài liệu, chọn lệnh Select trong tab Home, sau đó click chọn Select All. Hoặc cách khác là nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.

- Các phím tắt khác bao gồm kích đúp chuột để lựa chọn 1 từ hoặc kích chuột 3 lần để lựa chọn toàn bộ câu hoặc đoạn văn bản.

4. Xóa văn bản

Dưới đây là một số cách để xóa văn bản:

- Để xóa văn bản bên trái điểm chèn, nhấn phím Backspace trên bàn phím.

- Để xóa văn bản bên phải điểm chèn, nhấn phím Delete.

- Lựa chọn văn bản bạn muốn xóa, sau đó nhấn chọn Delete.

5. Sao chép và di chuyển văn bản

Word cho phép người dùng sao chép văn bản trong tài liệu và dán vào một vị trí khác. Nếu muốn di chuyển văn bản sang các vị trí khác trong tài liệu, bạn có thể cắt và dán hoặc kéo và thả.

- Sao chép và dán văn bản:

1. Lựa chọn văn bản mà bạn muốn sao chép.

2. Click chọn lệnh Copy trên tab Home. Hoặc cách khác là có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.

3. Di chuyển điểm chèn vào vị trí bạn muốn dán văn bản đó.

4. Click chọn lệnh Paste trên tab Home. Hoặc cách khác là bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.

5. Văn bản sẽ xuất hiện tại vị trí mà bạn dán.

- Cắt và dán văn bản:

1. Lựa chọn văn bản mà bạn muốn cắt.

2. Click chọn lệnh Cut trên tab Home. Hoặc cách khác là bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + X.

3. Di chuyển điểm chèn vào vị trí mà bạn muốn dán văn bản đã cắt.

4. Click chọn lệnh Paste trên tab Home. Hoặc cách khác là có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.

5. Văn bản mà bạn dán sẽ hiển thị vào vị trí mà bạn dán trên tài liệu.

- Kéo và thả văn bản:

1. Chọn văn bản mà bạn muốn di chuyển.

2. Click chuột và kéo văn bản sang vị trí mà bạn muốn dán vào. Một biểu tượng hình chữ nhật nhỏ sẽ xuất hiện ở dưới mũi tên để người dùng có thể biết được rằng văn bản đang được di chuyển.

3. Thả chuột ra và văn bản sẽ xuất hiện ở vị trí bạn dán.

Nếu văn bản không xuất hiện ở chính xác vị trí mà bạn muốn chèn, khi đó bạn có thể nhấn Enter để di chuyển văn bản xuống một dòng mới.

6. Undo và Redo

Giả sử khi đang làm việc trên một tài liệu và bạn lỡ tay xóa mất văn bản. May mắn thay là không cần nhập lại văn bản mà bạn vừa lỡ tay xóa mất. Word cho phép người dùng Undo hầu hết các hành động gần đây.

Để làm được điều này, tìm và chọn lệnh Undo trên Quick Access Toolbar. Hoặc cách khác là bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z. Bạn có thể tiếp tục sử dụng lệnh này để Undo nhiều thay đổi trong một hàng.

Ngược lại, lệnh Redo cho phép bạn thực hiện lại những thao tác đã Undo. Ngoài ra bạn có thể truy cập lệnh Redo bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Y.

7. Biểu tượng

Nếu muốn chèn thêm các ký tự không có trên bàn phím, chẳng hạn như biểu tượng copyright (©) hoặc trademark (™), khi đó bạn có thể thêm các biểu tượng này bằng lệnh Symbol.

Để chèn một biểu tượng:

1. Di chuyển điểm chèn đến vị trí bạn muốn thêm biểu tượng.

2. Click chọn tab Insert.

3. Điều hướng và chọn lệnh Symbol, sau đó chọn một biểu tượng bất kỳ mà bạn muốn từ menu drop-down. Nếu không tìm thấy biểu tượng mà bạn muốn thêm, chọn More Symbols.

4. Biểu tượng mà bạn muốn thêm sẽ hiển thị trên tài liệu.

Tham khảo thêm một số bài viết dưới đây:

• Cách kiểm tra phiên bản Microsoft Office bạn đang sử dụng là 32-bit hay 64-bit

• Sửa lỗi "The document is locked for editing by another user" khi mở một tài liệu Word

• Tải và cài đặt hoặc cài đặt lại Office 365, Office 2016, Office 2013 trên máy tính

Chúc các bạn thành công!