Vì sao Remember The Milk là ứng dụng việc cần làm tốt nhất?

Bạn có luôn tìm kiếm ứng dụng việc cần làm tốt nhất để tổ chức cuộc sống không? Sau nhiều năm thử nghiệm vô số ứng dụng việc cần làm, nhiều người đã tìm ra được một ứng dụng cung cấp nhiều tính năng và thực sự linh hoạt hơn bất kỳ ứng dụng nào khác. Ứng dụng đó chính là Remember The Milk.

Hãy nhớ rằng Remember The Milk cũng có thể là lựa chọn dành cho bạn, nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng nào đó tốt hơn công cụ đang sử dụng. Tuy nhiên, trước hết, điều quan trọng là phải biết liệu lý do mà mọi người cho rằng Remember The Milk là ứng dụng việc cần làm tốt nhất có giống với trường hợp của bạn hay không.

Hãy cùng so sánh các ứng dụng việc cần làm tốt nhất!

Trong bài viết này, ta sẽ đề cập đến các yếu tố giúp tăng hiệu quả và năng suất lao động sau:

• Dễ tổ chức danh sách con trong các dự án chính
• Đặt ngày bắt đầu, ngày đến hạn hoàn thành và các nhiệm vụ định kỳ
• Bảng điều khiển giúp bạn ưu tiên những công việc quan trọng
• Tích hợp với các ứng dụng trực tuyến khác

Remember The Milk sẽ được so sánh với các ứng dụng việc cần làm phổ biến sau:

• Wrike
• Any.do
• Todoist
• Microsoft To-do
• Google Tasks

Coi Google Tasks là một ứng dụng việc cần làm có thể không phù hợp lắm, nhưng nó được đưa vào danh sách này chỉ để so sánh và cho thấy lý do vì sao mà cả Google Tasks và Microsoft To-Do đều thua xa các ứng dụng khác.

Tạo (tổ chức) danh sách con dễ dàng

Một trong những tính năng khó tìm nhất trên hầu hết các ứng dụng việc cần làm được thử nghiệm trong vài năm qua là tổ chức những dự án con. Gần như mọi ứng dụng việc cần làm đều sử dụng cùng một cách khi cấu trúc nhiều danh sách việc cần làm.

Tổ chức danh sách con trong Remember The Milk

Lúc đầu, Remember The Milk dường như bị thiếu tính năng này bởi vì cách tiếp cận của ứng dụng này là: Một mục sẽ mở ra một danh sách duy nhất. Không có tùy chọn cho danh sách phụ.

Tuy nhiên, điều này thật sai lầm. Với Remember The Milk, bạn cần sắp xếp nhiều danh sách trong một “thư mục” bằng cách sử dụng các thẻ (tag).

Ví dụ, phần lớn thời gian của bạn là dành cho các nhiệm vụ được khách hàng gửi ngẫu nhiên. Bạn có thể tổ chức các danh sách phụ này trong thư mục “Subclient Work”.

Bạn làm điều này bằng cách tạo một thẻ để sắp xếp nhiều danh sách.

Sau đó, bạn chỉ cần gắn thẻ các tác vụ riêng lẻ và sắp xếp chúng dưới tiêu đề phụ chính. Bạn thậm chí có thể tạo một thẻ mới nếu hiện chưa có thẻ nào.

Bây giờ, hãy cùng xem các ứng dụng việc cần làm khác thực hiện tính năng này.

Danh sách con trong Microsoft To-Do

Microsoft To-Do không thể làm điều này. Bạn có thể tạo các danh sách riêng lẻ, nhưng không có cách nào để nhóm các nhiệm vụ này thành các dự án.

Danh sách con trong Wrike

Đây là khía cạnh khiến Wrike thực sự trở thành ứng dụng việc cần làm tốt nhất. Nó cho phép bạn tạo một thư mục để nhóm các dự án cấp cao nhất.

Đây là điều mà các danh sách việc cần làm nên bao gồm. Có vẻ nực cười khi hầu hết các ứng dụng việc cần làm đều không cung cấp tính năng tổ chức thư mục cho dự án.

Vì vậy, nếu tính năng này là ưu tiên lớn nhất đối với bạn, thì Wrike có thể là lựa chọn phù hợp dành cho bạn. Tuy nhiên, có những lĩnh vực khác mà Wrike còn thiếu sót, vì vậy hãy đọc qua phần còn lại của bài viết, nói về các tính năng dưới đây, trước khi bạn đưa ra quyết định cuối cùng.

Danh sách con trong Any.do

Trong số các ứng dụng việc cần làm, Any.do có lẽ là một trong những công cụ tồi tệ nhất khi nói đến chức năng tổ chức. Any.do dường như chỉ chuyển đổi danh sách việc cần làm từ kiểu truyền thống sang cách tiếp cận Kanban (dựa trên thẻ).

Mỗi thẻ chính mở ra danh sách các nhiệm vụ, được tổ chức theo thời gian khi chúng đến hạn (hôm nay, ngày mai, sắp tới hoặc một ngày nào đó).

Đây là một phương pháp có hiệu quả với nhiều người, nhưng phù hợp nhất đối với người có một nhiệm vụ hoặc vai trò nào đó trong cuộc sống và họ cần tổ chức mọi việc theo vai trò đó.

Nếu bạn hy vọng có thể tổ chức nhiều lĩnh vực hoặc dự án, phục vụ nhiều mục tiêu khác nhau trong cuộc sống, thì Any.do không dành cho bạn. Không có cách nào để tổ chức danh sách con theo các dự án lớn với Any.do.

Danh sách con trong Todoist

Todoist là một ứng dụng việc cần làm yêu thích của nhiều người trong một thời gian dài, và tính năng này là một trong những lý do giải thích tại sao. Với Todoist, bạn có thể thụt lề các dự án con để nhóm chúng theo những dự án chính hoặc bạn có thể gắn nhãn các tác vụ.

Điều này có nghĩa là bạn không chỉ có thể tạo các dự án con, mà bạn cũng có thể tạo những dự án nhỏ hơn nữa cho nội dung chính của mình. Nếu bạn là người thích củng cố các nhiệm vụ bên trong nhiều thư mục con, thì điều này hoạt động đúng như bạn mong đợi.

Một điều khiến ứng dụng này yếu thế hơn Remember The Milk là không giống như phương pháp gắn thẻ, phương pháp thụt lề này hơi thủ công và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, Todoist cho phép bạn gắn nhãn cho các tác vụ.

Danh sách phụ trong Google Tasks

Mặc dù như đã nói ở trên, việc coi Google Tasks là một ứng dụng việc cần làm không phù hợp lắm, nhưng ít nhất nó cũng cho phép bạn thụt lề các nhiệm vụ bên dưới những tác vụ chính. Tuy nhiên, Google Tasks không có tính năng đặt danh sách con bên dưới các dự án riêng lẻ.

Như bạn có thể thấy, có một vài ứng dụng việc cần làm cung cấp tính năng này, nhưng những ứng dụng đó khá thủ công và khó quản lý. Wrike làm điều này tốt nhất, theo nghĩa đen, cho bạn khả năng đặt những dự án vào các thư mục. Thay vào đó, Remember The Milk tự động hóa việc tổ chức thành các thư mục con, bằng cách cho phép bạn sắp xếp các mục với những thẻ cấp cao.

Ngày đến hạn và nhiệm vụ định kỳ

Một trong những lý do chính khiến nhiều người chuyển sang Remember The Milk là vì nó xử lý lịch trình và ngày đến hạn thực hiện cho các tác vụ khá tốt. Đây là một phần quan trọng của việc quản lý thời gian.

Tính năng này khá ổn để quản lý các nhiệm vụ một lần, nhưng khi bạn xử lý một số nhiệm vụ phải mất nhiều ngày để hoàn thành, chỉ có ngày đến hạn thôi là chưa đủ. Bạn cần quan tâm đến cả ngày bắt đầu nữa.

Điều này giúp bạn tạo các khoảng trống đủ lớn trong lịch trình để xử lý “độ sâu” thực sự của nhiệm vụ.

Một tính năng khác rất quan trọng tạo nên một ứng dụng việc cần làm hiệu quả là khả năng tạo các tác vụ định kỳ.

Tính năng tạo nhiệm vụ định kỳ của Remember The Milk rất linh hoạt. Bạn không chỉ có thể thiết lập các mẫu phức tạp hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm mà thậm chí bạn còn có thể thiết lập nhiệm vụ để lặp lại một lần nữa ngay khi bạn hoàn thành nó.

Nhiệm vụ định kỳ trong Microsoft To-Do

Dù khá đơn sơ và thiếu hầu hết các tính năng, Microsoft ít nhất cũng có thể tạo các nhiệm vụ định kỳ.

Trong Microsoft To-Do, bạn có thể thiết lập các tác vụ để lặp lại mỗi ngày hoặc vài lần một tuần, tháng hoặc năm. Không có tùy chọn để lặp lại khi một nhiệm vụ hoàn thành.

Nhiệm vụ định kỳ trong Wrike

Như với hầu hết các tính năng khác, Wrike linh hoạt hơn một chút so với hầu hết các ứng dụng việc cần làm khác. Wrike không chỉ cung cấp các tùy chọn tiêu chuẩn hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm, mà còn cho phép bạn dừng việc lặp lại tác vụ sau một số lần kích hoạt nhất định. Bạn cũng có thể trì hoãn ngày bắt đầu của lần lặp lại đầu tiên.

Giống như hầu hết các ứng dụng việc cần làm khác, không có tùy chọn nào để lặp lại nhiệm vụ ngay lập tức sau khi hoàn thành, giống như Remember The Milk.

Nhiệm vụ định kỳ trong Any.do

Mặc dù tính năng tổ chức dự án của Any.do còn rất nhiều điều cần cải thiện, nhưng ít nhất nó cũng cho phép thực hiện các nhiệm vụ định kỳ.

Giống như Wrike, Any.do có tùy chọn dừng lặp lại sau một số lần kích hoạt nhất định hoặc sau một ngày cụ thể. Một lần nữa, không có tùy chọn để lặp lại ngay lập tức sau khi hoàn thành.

Nhiệm vụ định kỳ trong Todoist

Todoist là ứng dụng việc cần làm được nhiều người yêu thích trong nhiều năm và một trong những lý do là việc sử dụng các lệnh tiếng Anh đơn giản để tạo các nhiệm vụ định kỳ khá thông minh.

Bạn có thể nhập một cái gì đó, chẳng hạn như “every 3rd Friday”, và Todoist đủ thông minh để đặt ngày đến hạn tiếp theo vào ngày thứ Sáu thứ ba của tháng hiện tại và mỗi tháng sau đó. Todoist hiểu được nhiều “biến thể” khác nhau của lịch trình.

Vấn đề duy nhất với Todoist là khi hoàn thành một nhiệm vụ, không phải lúc nào nó cũng được sắp xếp lại đúng vào ngày tiếp theo. Điều này khiến nhiều người bỏ lỡ ngày đến hạn hoàn thành của một số nhiệm vụ và thôi thúc họ tìm kiếm một ứng dụng mới thay thế.

Google Tasks không có nhiệm vụ định kỳ

Bạn hoàn toàn không thể tạo các tác vụ định kỳ trong Google Tasks. Đây là một trong số những ứng dụng mà Google cần cải thiện nhiều hơn trong tương lai.

Bảng điều khiển để đặt mức độ ưu tiên cho công việc

Tính năng số một đối với nhiều người khi sử dụng bất kỳ ứng dụng việc cần làm nào là khả năng xem nhanh ngày hoặc tuần và nắm được nhiệm vụ nào cần ưu tiên hàng đầu. Một số ứng dụng thực hiện điều này thật tuyệt vời. Nhưng một số công cụ khác thì không. Hãy cùng xem xét Remember The Milk trước tiên.

Remember the Milk cung cấp cho bạn số lượt xem, giúp bạn có được cái nhìn tổng quan nhanh về tuần hoặc ngày của mình. Chế độ xem được nhiều người yêu thích là “This Week”, trong đó hiển thị cho bạn mọi nhiệm vụ bạn có từ thứ Bảy đến Chủ nhật. Điều này làm cho việc di chuyển các nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, giúp khối lượng công việc trong tuần được điều chỉnh tốt hơn.

Tiếp theo, hãy xem tất cả các ứng dụng việc cần làm khác bị thiếu điều gì xét đến khía cạnh này.

Bảng điều khiển của Microsoft To-Do

Microsoft To-Do không có bảng điều khiển. Tất cả những gì Microsoft To-Do cung cấp là chế độ xem “My Day”, trong đó hiển thị cho bạn các mục đến hạn hoàn thành vào ngày hôm nay.

Điều này rất hữu ích khi bạn đang cố gắng lên kế hoạch trước cho công việc, tránh phải đối phó với một cuộc khủng hoảng về việc xung đột những nhiệm vụ cần ưu tiên trong cùng một ngày.

Bảng điều khiển của Wrike

Wrike sử dụng một cách tiếp cận thú vị cho các nhiệm vụ trong bảng điều khiển. Wrike nhóm các nhiệm vụ theo ngày hôm nay (Today), tuần này (This Week), tuần tới (Next Week) và sau đó (Later).

Tất cả các nhóm đều được hiển thị (dù không có loại chế độ xem nào khác để lựa chọn) và đó vẫn là một cách hữu ích để tổ chức các nhiệm vụ. Bạn có thể thấy các nhiệm vụ trong sắp tới trong tương lai, giúp bạn thay đổi những thứ cần ưu tiên. Đồng thời, bạn cũng nắm được tất cả các nhiệm vụ của ngày hôm nay, đòi hỏi bạn phải chú ý ngay lập tức.

Một vấn đề mà người dùng gặp phải với Wrike là nó được xây dựng để hợp tác nhóm. Điều này nghĩa là nhiệm vụ cần có người chỉ định. Nếu bạn sử dụng Wrike với tư cách cá nhân và quên thêm bản thân mình với tư cách là người chỉ định nhiệm vụ, thì nhiệm vụ sẽ không được hiển thị dưới mục “My Work”, và bạn có thể bỏ lỡ những nhiệm vụ quan trọng. Các ứng dụng việc cần làm cho nhóm có chỗ đứng của riêng mình, nhưng để quản lý dự án cá nhân, chúng không thực sự phù hợp.

Khi di chuyển một nhiệm vụ giữa các thư mục dự án, nhiệm vụ đó cũng sẽ không xuất hiện trong danh sách việc cần làm hôm nay. Tuy nhiên, bộ phận hỗ trợ khách hàng của Wrike lại cho rằng việc này là bình thường. Ngày đến hạn vẫn được liệt kê là hôm nay nhưng lại không được hiển thị trong mục “Today”, vì vậy lời giải thích này không thể chấp nhận được. Lỗi này khiến nhiều người dùng bỏ lỡ các nhiệm vụ. Đây là lý do chính khiến họ quyết định từ bỏ Wrike vĩnh viễn.

Bảng điều khiển của Any.do

Như đã đề cập trước đó trong bài viết này, Any.Do sử dụng hệ thống kiểu Kanban, nơi các thẻ có thể được chuyển đổi giữa những dự án và ngày đến hạn hoàn thành.

Vì vậy, bạn có thể dễ dàng chuyển một nhiệm vụ từ hôm nay sang ngày mai bằng cách kéo thẻ nhiệm vụ sang ngày mai.

Vấn đề với bảng điều khiển này là tất cả các nhiệm vụ được liệt kê vào ngày mai, sắp tới và một ngày nào đó không được hiển thị khi chúng đến hạn, do đó, rất khó để lên kế hoạch cho công việc tương lai, nếu không mở thẻ nhiệm vụ cá nhân và kiểm tra ngày đến hạn hoàn thành. Đây là một thiết lập rất cồng kềnh. Rõ ràng, Any.Do đang nỗ lực tạo ra một bảng điều khiển tối giản, nhưng nó lại bị tối giản hóa đến mức tạo ra một hệ thống không thể sử dụng được.

Bảng điều khiển của Todoist

Đây là một lĩnh vực mà Todoist xứng đáng nhận được điểm thưởng. Todoist cung cấp khả năng xem các nhiệm vụ cho hôm nay (Today) và 7 ngày tiếp theo (Next 7 days).

Trong chế độ xem danh sách trên mỗi màn hình, các tác vụ hiển thị ngày đến hạn và cả dự án mà chúng nằm trong đó. Điều này làm cho việc tổ chức công việc hàng ngày và hàng tuần rất dễ dàng.

Google Tasks không có bảng điều khiển

Không có gì ngạc nhiên, Google Tasks cũng thiếu tính năng này. Bạn có thể sắp xếp nhiệm vụ trong các dự án riêng lẻ theo ngày đến hạn hoàn thành, nhưng không thể tổ chức toàn bộ danh sách các nhiệm vụ dựa trên dự án theo thứ tự ngày đến hạn. Bạn chắc chắn không thể nhóm chúng theo ngày hôm nay, tuần hoặc tháng.

Tích hợp với các ứng dụng khác

Điều cuối cùng bạn muốn là một ứng dụng việc cần làm không tách biệt với phần còn lại của thế giới. Một trong những cách hiệu quả nhất để một ứng dụng việc cần làm trở nên hiệu quả hơn là tự động hóa mọi thứ.

Ví dụ, khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ trong một dự án nhất định, bạn muốn tự động gửi email đến người quản lý của mình kèm theo các chi tiết. Những điều như thế này có thể thực hiện được với các ứng dụng việc cần làm được tích hợp với những dịch vụ như Zapier hoặc IFTTT.

Đây là bản phân tích về khả năng tích hợp của các ứng dụng việc cần làm được xem xét trong bài viết này.

Tích hợp với IFTTT:

• Remember The Milk
• Todoist

Tích hợp với Zapier:

• Remember The Milk
• Todoist
• Wrike

Tích hợp với Slack:

• Todoist
• Wrike
• Any.do

Thêm nhiệm vụ qua email:

• Remember The Milk

Như bạn có thể thấy, ngay cả khi xét về việc tích hợp với các dịch vụ khác, Remember The Milk vẫn là lựa chọn hàng đầu.

Tới thời điểm hiện tại, bạn đã xem xét tất cả những sự khác biệt giữa các ứng dụng việc cần làm hàng đầu, nhưng đừng dừng lại ở đó! Đã đến lúc bạn đưa ra quyết định lựa chọn một trong những ứng dụng này. Hy vọng, những thông tin tổng quan ở trên sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn.

Chúc bạn tìm được cho mình lựa chọn phù hợp!