5 ứng dụng ghi chú tốt nhất để cộng tác và chia sẻ

Khi nói đến các ứng dụng ghi chú, tất cả chúng ta đều muốn có một ứng dụng đơn giản để ghi lại những ý tưởng, nhưng việc tìm ra một ứng dụng nổi bật khi làm việc với người khác có thể rất khó khăn. Cho dù bạn đang chia sẻ danh sách mua sắm, cộng tác ghi chú cuộc họp hay tổ chức một dự án, các ứng dụng sau đây được thiết kế để giúp việc chia sẻ ghi chú trở nên mượt mà và hiệu quả.

1. Google Keep

Google Keep hoàn hảo để ghi chú nhanh chóng, dễ dàng, trực quan và nhẹ nhàng. Ứng dụng này được thiết kế để hoạt động liền mạch trên mọi thiết bị, cho dù bạn đang sử dụng máy tính hay thiết bị di động, và đặc biệt mạnh mẽ khi nói đến việc cộng tác. Với tính năng chia sẻ và chỉnh sửa theo thời gian thực, Google Keep giúp bạn dễ dàng chia sẻ ghi chú với người khác và cộng tác khi đang di chuyển.

Bạn thậm chí có thể gán các màu hoặc nhãn khác nhau cho những ghi chú, giúp sắp xếp các suy nghĩ khi làm việc theo nhóm. Thêm vào đó, vì là một phần của hệ sinh thái Google nên ứng dụng này tích hợp dễ dàng với Google Drive, Docs và Calendar.

Một tính năng được ưa chuộng của Google Keep là tính đơn giản của nó. Bạn có thể nhanh chóng ghi chú, đặt lời nhắc hoặc chia sẻ danh sách mà không bị sa lầy vào các tính năng không cần thiết. Chức năng chuyển giọng nói thành văn bản là một tính năng bổ sung tiện dụng, cho phép bạn ghi lại các ý tưởng khi việc nhập liệu không thực tế. Google Keep cũng cho phép bạn theo dõi các thay đổi trong trường hợp bạn cần tham khảo một thay đổi trước đó.

• Tải Google Keep cho iOS | Android | Web (Miễn phí)

2. Microsoft OneNote

Microsoft OneNote là một công cụ mạnh mẽ để ghi chú và cộng tác, cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ hơn nhiều so với hầu hết các đối thủ cạnh tranh. Công cụ này lý tưởng cho những người dùng cần cân bằng giữa tính linh hoạt và cấu trúc, khiến nó trở thành ứng dụng được yêu thích với sinh viên, chuyên gia và nhóm làm việc trên các dự án phức tạp.

OneNote cho phép tổ chức ghi chú sâu thông qua cấu trúc sổ tay, nơi bạn có thể tạo các phần và trang, giúp dễ dàng sắp xếp suy nghĩ, ghi chú cuộc họp hoặc thậm chí là toàn bộ dự án.

OneNote nổi bật ở tính linh hoạt. Bạn có thể chèn văn bản, hình ảnh, bản vẽ, bảng và thậm chí cả bản ghi âm vào ghi chú của mình, khiến đây trở thành công cụ tuyệt vời cho các phiên họp hoặc cuộc họp động não, nơi cần ghi lại nhiều loại nội dung khác nhau. Khả năng gắn thẻ các mục quan trọng, như danh sách việc cần làm hoặc nhiệm vụ theo dõi, giúp tăng thêm một lớp tổ chức.

Một trong những tính năng hữu ích của OneNote là khả năng đồng bộ trên nhiều thiết bị và kéo ghi chú từ các ứng dụng khác vào. Ví dụ, nếu bạn đang sử dụng Sticky Notes trên PC chạy Windows hoặc Samsung Notes trên thiết bị di động, OneNote có thể tự động đồng bộ các ghi chú đó vào notebook. Điều này cực kỳ tiện lợi nếu bạn đã ghi chú ở nhiều nơi khác nhau và muốn tất cả chúng trong một ứng dụng trung tâm mà không cần chuyển thủ công.

Tuy nhiên, số lượng lớn các tính năng của OneNote có thể khiến người dùng mới cảm thấy choáng ngợp. Giao diện có thể mất một thời gian để làm quen, đặc biệt là nếu bạn thích trải nghiệm tối giản hơn. Mặc dù OneNote cung cấp phiên bản miễn phí, nhưng một số tính năng cộng tác nâng cao hơn của ứng dụng này được liên kết với đăng ký Microsoft 365.

• Tải Microsoft OneNote cho iOS | Android | Windows | Mac (Miễn phí)

3. Notion

Notion là không gian làm việc đa chức năng không chỉ dừng lại ở việc ghi chú. Sở hữu Notion giống như có một trợ lý cá nhân giúp bạn sắp xếp suy nghĩ, nhiệm vụ và dự án của mình tại một nơi. Điểm hấp dẫn của Notion nằm ở tính linh hoạt; bạn có thể tạo ghi chú, danh sách việc cần làm, cơ sở dữ liệu, wiki và thậm chí cả bảng quản lý dự án - tất cả đều trong cùng một ứng dụng.

Một trong những tính năng nổi bật của Notion là các tùy chọn tùy chỉnh mở rộng. Bạn có thể chọn từ nhiều template khác nhau hoặc tạo bố cục của riêng mình, cho phép các nhóm tùy chỉnh không gian làm việc của mình để phù hợp với những nhu cầu cụ thể.

Tuy nhiên, tính linh hoạt tuyệt đối của Notion có thể là con dao hai lưỡi. Học cách sử dụng Notion hiệu quả có thể khó khăn, đặc biệt là nếu bạn không quen với nhiều tính năng của nó. Người dùng mới có thể thấy mất một thời gian để nắm được cách sắp xếp ghi chú của họ một cách hiệu quả.

• Tải Notion cho iOS | Android | Windows | Mac (Miễn phí, có đăng ký)

4. Evernote

Evernote từ lâu đã là lựa chọn chính trong thế giới ứng dụng ghi chú và có lý do chính đáng. Với bộ tính năng mạnh mẽ hướng đến mục đích tổ chức và cộng tác, Evernote lý tưởng cho mục đích học tập, cá nhân và chuyên nghiệp. Ứng dụng cho phép bạn tạo ghi chú có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, bản ghi âm và thậm chí là các đoạn trích trên web, giúp bạn dễ dàng nắm bắt ý tưởng và thông tin ở nhiều định dạng khác nhau. Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ của ứng dụng thậm chí có thể nhận dạng văn bản trong hình ảnh, rất tiện lợi để tìm ghi chú nhanh chóng.

Cộng tác trong Evernote rất đơn giản và hiệu quả. Bạn có thể chia sẻ notebook với các thành viên trong nhóm, cho phép mọi người đóng góp và chỉnh sửa ghi chú theo thời gian thực. Điểm khác biệt của Evernote là hệ thống tổ chức của nó. Bạn có thể sử dụng notebook, tag và ngăn xếp để tạo ra một hệ thống phân cấp ghi chú giúp bạn dễ dàng tìm thấy chính xác những gì mình cần.

Tuy nhiên, Evernote không phải là không có nhược điểm. Một số người dùng thấy giao diện hơi lộn xộn, đặc biệt là nếu họ có nhiều ghi chú và notebook. Hơn nữa, mặc dù Evernote cung cấp phiên bản miễn phí, nhưng nhiều tính năng nâng cao hơn lại yêu cầu trả phí, điều này có thể gây trở ngại cho người dùng thông thường.

• Tải Evernote cho iOS | Android | Windows | Mac (Miễn phí, có đăng ký)

5. Simplenote

Simplenote, đúng như tên gọi của nó, cung cấp trải nghiệm ghi chú hợp lý, không rườm rà, tập trung vào các tính năng cần thiết mà không gây mất tập trung không cần thiết. Nó hoàn hảo cho những người thích giao diện tối giản, gọn gàng và muốn ghi lại suy nghĩ nhanh chóng mà không bị vướng vào định dạng hoặc các tính năng phức tạp. Một trong những phẩm chất nổi bật của Simplenote là nhấn mạnh vào tốc độ và tính dễ sử dụng, khiến nó trở nên lý tưởng cho những cá nhân và nhóm cần nắm bắt ý tưởng ngay lập tức.

Cộng tác trong Simplenote rất đơn giản và hiệu quả. Bạn có thể chia sẻ ghi chú với người khác, cho phép chỉnh sửa dễ dàng. Các thay đổi được đồng bộ trên nhiều thiết bị theo thời gian thực, đảm bảo mọi người đều có phiên bản ghi chú mới nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các buổi động não nhanh hoặc để chia sẻ danh sách và nhiệm vụ với các thành viên trong nhóm. Hệ thống gắn thẻ của ứng dụng cũng giúp bạn dễ dàng sắp xếp ghi chú và tìm lại sau.

Tuy nhiên, tính đơn giản của Simplenote đi kèm với một số hạn chế riêng. Nó thiếu nhiều tính năng nâng cao có trong các ứng dụng ghi chú khác, chẳng hạn như tùy chọn định dạng phong phú, hỗ trợ hình ảnh hoặc khả năng tạo cấu trúc tổ chức phức tạp.

• Tải Simplenote cho iOS | Android | Windows | Mac (Miễn phí, có đăng ký)

Việc tìm đúng ứng dụng ghi chú có thể giống như một thách thức, đặc biệt là khi xem xét các tùy chọn khác nhau có sẵn. Mỗi ứng dụng này đều có những điểm mạnh riêng, đáp ứng các nhu cầu khác nhau về cộng tác và chia sẻ. Hãy cân nhắc xem tính năng nào quan trọng nhất đối với bạn, cho dù đó là tính đơn giản, tổ chức hay chỉnh sửa theo thời gian thực và chọn ứng dụng phù hợp nhất với quy trình làm việc của bạn.