PowerPoint 2019 (Phần 1): Bắt đầu với PowerPoint

Hà Nguyễn

PowerPoint là một chương trình thuyết trình cho phép bạn tạo các bài thuyết trình slide động. Những bài thuyết trình này có thể bao gồm hoạt ảnh, lời tường thuật, hình ảnh, video, v.v… Trong bài viết này, bạn sẽ được tìm hiểu về môi trường PowerPoint cơ bản, bao gồm Ribbon, Quick Access Toolbar và Backstage view.

Giao diện PowerPoint

Khi bạn mở PowerPoint lần đầu tiên, Màn hình bắt đầu Start Screen sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn sẽ có thể tạo bài thuyết trình mới, chọn template và truy cập các bài thuyết trình đã chỉnh sửa gần đây của mình.

Từ Start Screen, định vị và chọn Blank Presentation để truy cập giao diện PowerPoint.

Làm việc với môi trường PowerPoint

Ribbon và Quick Access Toolbar là nơi bạn sẽ tìm thấy các lệnh để thực hiện những tác vụ phổ biến trong PowerPoint. Backstage view cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn khác nhau để lưu, mở file, in và chia sẻ tài liệu.

Ribbon

PowerPoint sử dụng hệ thống Ribbon theo tab thay vì các menu truyền thống. Thanh Ribbon chứa nhiều tab, mỗi tab có một số nhóm lệnh. Ví dụ, nhóm Font trên tab Home chứa các lệnh để định dạng văn bản trong tài liệu.

Một số nhóm cũng có một mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên phải mà bạn có thể nhấp vào để có thêm tùy chọn.

Hiển thị và ẩn Ribbon

Ribbon được thiết kế để đáp ứng tác vụ hiện tại, nhưng bạn có thể chọn thu nhỏ nếu thấy rằng nó chiếm quá nhiều không gian màn hình. Bấm vào mũi tên Ribbon Display Options ở góc trên bên phải của Ribbon để hiển thị menu drop-down.

Auto-hide Ribbon: Hiển thị workbook ở chế độ toàn màn hình và ẩn hoàn toàn Ribbon. Để hiển thị Ribbon, hãy nhấp vào lệnh Expand Ribbon ở đầu màn hình.
Show Tabs: Tùy chọn này ẩn tất cả mọi nhóm lệnh khi chúng không được sử dụng, nhưng các tab sẽ vẫn hiển thị. Để hiển thị Ribbon, chỉ cần nhấp vào một tab.
Show Tabs and Commands: Tùy chọn này tối đa hóa Ribbon. Tất cả các tab và lệnh sẽ hiển thị. Tùy chọn này được chọn theo mặc định khi bạn mở PowerPoint lần đầu tiên.

Sử dụng tính năng Tell me

Nếu bạn gặp khó khăn khi tìm một lệnh mình muốn, tính năng Tell me có thể giúp bạn. Nó hoạt động giống như một thanh tìm kiếm thông thường: Nhập nội dung bạn đang tìm kiếm và danh sách các tùy chọn sẽ xuất hiện. Sau đó, bạn có thể sử dụng lệnh trực tiếp từ menu mà không cần phải tìm nó trên Ribbon.

Quick Access Toolbar

Nằm ngay phía trên Ribbon, Quick Access Toolbar cho phép bạn truy cập các lệnh phổ biến bất kể tab nào được chọn. Theo mặc định, nó bao gồm các lệnh Save, Undo, Redo và Start From Beginning. Bạn có thể thêm các lệnh khác tùy theo sở thích của mình.

Cách thêm lệnh vào Quick Access Toolbar

1. Bấm vào mũi tên drop-down ở bên phải của Quick Access Toolbar.

2. Chọn lệnh bạn muốn thêm từ menu drop-down. Để chọn từ các lệnh khác, hãy nhấp vào More Commands.

3. Lệnh sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar.

Thước kẻ, đường chuẩn và đường lưới

PowerPoint bao gồm một số công cụ giúp tổ chức và sắp xếp nội dung trên các slide, bao gồm Thước kẻ, đường chuẩn và đường lưới. Những công cụ này giúp bạn dễ dàng căn chỉnh các đối tượng trên slide hơn. Chỉ cần nhấp vào các hộp kiểm trong nhóm Show trên tab View để hiển thị và ẩn các công cụ này.

Zoom và các tùy chọn chế độ xem khác

PowerPoint có nhiều tùy chọn xem thay đổi cách hiển thị bài thuyết trình của bạn. Bạn có thể chọn xem bài thuyết trình của mình ở dạng Normal view, Slide Sorter view, Reading view hoặc Slide Show view. Bạn cũng có thể phóng to và thu nhỏ để làm cho bài thuyết trình của bạn dễ đọc hơn.

Chuyển đổi chế độ xem slide

Chuyển đổi giữa các chế độ xem slide rất dễ dàng. Chỉ cần xác định vị trí và chọn lệnh xem slide mong muốn ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ PowerPoint.

Phóng to và thu nhỏ

Để phóng to hoặc thu nhỏ, hãy nhấp và kéo thanh trượt điều khiển zoom ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ PowerPoint. Bạn cũng có thể chọn các lệnh + hoặc - để phóng to hoặc thu nhỏ theo số gia nhỏ hơn. Con số bên cạnh thanh trượt hiển thị phần trăm zoom hiện tại, còn được gọi là mức zoom.

Backstage view

Backstage view cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn khác nhau để lưu, mở, in và chia sẻ bài thuyết trình của mình.

Để truy cập Backstage view, hãy bấm vào tab File trên Ribbon.

Bài tập thực hành

Mở PowerPoint và tạo một bản trình chiếu trống mới.
Thay đổi tùy chọn hiển thị Ribbon thành hiển thị Tab.
Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh Thanh công Quick Access và thêm các mục New, Quick Print, và Spelling.
Trong thanh Tell me, gõ Shape và nhấn Enter.
Chọn một hình dạng shape từ menu, sau đó bấm đúp vào một nơi nào đó trên nội dung trang chiếu.
Hiển thị Thước kẻ nếu nó chưa hiển thị.
Thu phóng bản trình bày tới 120%.
Thay đổi Ribbon Display Options thành Show Tabs and Commands.