6 nhiệm vụ bạn nên tự động hóa hàng tháng để tránh kiệt sức

Sau nhiều năm cảm thấy kiệt sức, nhiều người đã hành động nghiêm túc để tự động hóa một số nhiệm vụ. Kể từ đó, họ không còn phải căng thẳng như trước nữa. Họ đã tự động hóa một loạt các nhiệm vụ liên quan đến công việc và những lĩnh vực trong cuộc sống cá nhân của mình.

• Những cách tự động hóa cuộc sống ai cũng có thể làm được

6. Thêm chi phí định kỳ hàng tháng

Nhiều người thích theo dõi thu nhập và chi phí của mình để đảm bảo rằng mình duy trì được dòng tiền tốt. Trước đây, họ thường tự động thêm tất cả các khoản chi phí của mình. Điều này khiến họ bị căng thẳng vì phải luôn đảm bảo rằng mình đã tự thêm mọi thứ.

Sau khi tự động hóa các khoản chi phí kinh doanh của riêng mình trong một thời gian dài, bạn sẽ nhận ra rằng việc làm tương tự với các khoản chi cá nhân của mình sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Các khoản chi cố định hàng tháng, chẳng hạn như tiền thuê nhà và đăng ký phần mềm, nên được đặt thành định kỳ. Sau đó, bạn chỉ cần thêm những thứ ngẫu hứng hơn.

Bạn có thể theo dõi chi phí hàng tháng của mình bằng Spendee, ứng dụng này cũng có tính năng cho phép bạn tích hợp ngân hàng của mình để tự động hóa mọi thứ.

5. Quét phần mềm độc hại

Mặc dù quét phần mềm độc hại tất nhiên là quan trọng, nhưng đó không phải là việc bạn muốn dành nhiều thời gian của mình để làm. Tuy nhiên, điều này đã trở thành vấn đề nếu bạn không quét thiết bị của mình trong nhiều tháng. Mặc dù không có gì xảy ra trong thời gian này, nhưng bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng mình đang tự đặt mình vào nguy hiểm không cần thiết.

Kể từ khi tự động quét phần mềm độc hại, máy tính sẽ tìm kiếm các mối đe dọa mỗi ngày. Nhiều người sử dụng Malwarebytes và khá hài lòng với nó, nhưng đồng thời, có nhiều lựa chọn thay thế tuyệt vời cho Malwarebytes Premium. Ví dụ, hãy cân nhắc Windows Defender nếu bạn có máy tính Windows.

4. Sao lưu file

Rất dễ để thiết lập nhanh chiến lược sao lưu dữ liệu và một trong những cách chính bạn nên thực hiện là tự động sao lưu file. Trước đây, nhiều người thường sao lưu nội dung bất cứ khi nào họ muốn. Tuy nhiên, điều này luôn khiến họ phải chịu sự chi phối của một điều gì đó có khả năng xảy ra sai sót. Nếu điều đó xảy ra, họ sẽ mất tất cả các file và thư mục quan trọng của mình.

Nhiều người chủ yếu sử dụng iCloud để sao lưu file tự động. Tất cả những gì bạn phải làm là vào cài đặt iPhone hoặc iPad và bật tính năng Back Up This [Device]. Vì hạn mức 5 GB miễn phí quá hạn chế nên bạn có thể nâng cấp lên iCloud+ và sẽ không hối hận khi làm như vậy.

Với máy tính, bạn có thể sử dụng Time Machine để tự động sao lưu thiết bị của mình. Làm như vậy có nghĩa là bạn ít phải lo lắng hơn nếu có sự cố xảy ra và có thể nhanh chóng khôi phục máy tính nếu cần xóa mọi thứ vì bất kỳ lý do gì.

3. Thêm lịch trình trong lịch

Nhiều người từng thay đổi lịch trình của mình mỗi tuần chỉ để "giữ cho mọi thứ thú vị hơn". Tuy nhiên, việc không có thói quen nhất quán khiến việc đạt được kết quả mong muốn trở nên khó khăn hơn gấp 10 lần. Hơn nữa, bạn sẽ tự làm mình căng thẳng một cách không cần thiết.

Bây giờ, bạn hãy thử tự động hóa hầu hết lịch trình trong lịch của mình bằng cách thêm một thói quen rõ ràng mà bạn có thể thực hiện mỗi tuần với những thay đổi tối thiểu. Tuy nhiên, đôi khi bạn sẽ cần thêm một số thứ trong thời gian ngắn. Với email, việc thêm sự kiện từ Gmail vào Google Calendar rất dễ dàng. Có lẽ bạn phải kích hoạt tính năng này trong cài đặt của mình vì nó không được bật theo mặc định.

Các công cụ như Zapier cũng hữu ích để thêm sự kiện vào lịch, đây cũng là một trong những công cụ năng suất email tốt nhất giúp tiết kiệm thời gian.

2. Hoàn thành nhiệm vụ

Nhiều người thường sử dụng những công cụ quản lý dự án để theo dõi các nhiệm vụ hàng ngày và những nhiệm vụ lớn hơn. Nhưng mặc dù chúng hữu ích khi sắp xếp mọi thứ vào một nơi, họ luôn quên đánh dấu nhiệm vụ là đã hoàn thành. Điều này chắc chắn sẽ dẫn đến danh sách dài mà bạn phải tự xóa.

Để giải quyết vấn đề này, hãy thiết lập hoàn thành nhiệm vụ tự động. Mỗi khi kích hoạt một cái gì đó (ví dụ, xuất bản một bài viết), bạn có thể đánh dấu dự án của mình là đã hoàn thành. Nhiều công cụ quản lý dự án yêu cầu bạn phải trả phí cho các tính năng như thế này, nhưng bạn có thể sử dụng Zapier để hoàn thành kết quả mong muốn của mình.

Ngoài việc tự động hóa các nhiệm vụ trong những công cụ phần mềm khác nhau, bạn cũng có thể tự động hóa các nhiệm vụ hàng ngày trong Windows 11 và trên nhiều hệ điều hành khác.

1. Focus Mode trên điện thoại

Focus Mode là một trong những cách tốt nhất giúp bạn không bị mất tập trung khi làm việc. Để tiết kiệm thời gian, hãy tự động hóa khi bạn muốn từng chế độ tự động bật. Kích hoạt theo thời gian có thể hiệu quả, nhưng cũng có tùy chọn Focus Mode theo vị trí nếu bạn cần.

Với tính năng này, bạn có thể bật Work Focus Mode khi đến không gian làm việc chung và chế độ Workout khi ở phòng tập. Tính năng này mất rất ít thời gian để thiết lập và theo kinh nghiệm, nó sẽ tạo nên sự thay đổi hoàn toàn.

Việc tự động hóa các tác vụ hàng ngày giúp bạn tránh bị kiệt sức dễ dàng hơn nhiều và một vài thay đổi đơn giản sẽ dẫn đến sự cải thiện đáng kể về sức khỏe tổng thể. Năng suất làm việc của bạn cũng cao hơn, đây là một "tác dụng phụ" tuyệt vời.