Excel 2019 (Phần 7): Tìm hiểu về các định dạng số

Định dạng số là gì?

Bất cứ khi nào bạn làm việc với bảng tính trong Microsoft Excel, bạn nên sử dụng các định dạng số thích hợp cho dữ liệu của mình. Các định dạng số cho bảng tính biết chính xác loại dữ liệu bạn đang sử dụng, như tỷ lệ phần trăm (%), đơn vị tiền tệ ($), thời gian, ngày tháng, v.v…

Tại sao lại sử dụng các định dạng số?

Các định dạng số không chỉ giúp bảng tính dễ đọc hơn mà còn giúp bạn dễ sử dụng hơn. Khi áp dụng một định dạng số, bạn đang cho bảng tính của mình biết chính xác loại giá trị nào được lưu trữ trong một cell. Ví dụ, định dạng ngày cho bảng tính biết rằng bạn đang nhập các ngày lịch cụ thể. Điều này cho phép bảng tính hiểu rõ hơn về dữ liệu của bạn, giúp đảm bảo rằng dữ liệu của bạn luôn nhất quán và các công thức được tính toán chính xác.

Nếu bạn không cần sử dụng một định dạng số cụ thể, bảng tính thường sẽ áp dụng định dạng số chung theo mặc định. Tuy nhiên, định dạng chung có thể áp dụng một số thay đổi định dạng nhỏ cho dữ liệu của bạn.

Áp dụng các định dạng số

Cũng giống như các kiểu định dạng khác, chẳng hạn như thay đổi màu phông chữ, bạn sẽ áp dụng các định dạng số bằng cách chọn cell và nhấn vào tùy chọn định dạng mong muốn. Có hai cách chính để chọn định dạng số:

1. Chuyển đến tab Home, nhấp vào menu drop-down Number Format trong nhóm Number và chọn định dạng mong muốn.

2. Nhấp vào một trong các lệnh định dạng số nhanh bên dưới menu drop-down.

Bạn cũng có thể chọn các cell mong muốn và nhấn Ctrl + 1 trên bàn phím để truy cập các tùy chọn định dạng số bổ sung.

Ví dụ đã áp dụng định dạng Currency, định dạng này thêm các ký hiệu tiền tệ ($) và hiển thị hai chữ số thập phân cho bất kỳ giá trị số nào.

Nếu chọn bất kỳ cell nào có định dạng số, bạn có thể thấy giá trị thực của cell đó trong thanh công thức. Bảng tính sẽ sử dụng giá trị này cho các công thức và những phép tính khác.

Sử dụng các định dạng số một cách chính xác

Mọi thứ không chỉ đơn giản là chọn cell và áp dụng định dạng. Bảng tính thực sự có thể áp dụng định dạng số tự động dựa trên cách bạn nhập dữ liệu. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần nhập dữ liệu theo cách mà chương trình có thể hiểu được, sau đó đảm bảo rằng các cell đang sử dụng định dạng số thích hợp. Ví dụ, hình ảnh bên dưới cho thấy cách sử dụng các định dạng số một cách chính xác cho ngày, phần trăm và thời gian:

Bây giờ, bạn đã biết thêm về cách thức hoạt động của các định dạng số. Tiếp theo, hãy xem xét một số định dạng số cụ thể.

Định dạng phần trăm

Một trong những định dạng số hữu ích nhất là định dạng phần trăm (%). Nó hiển thị các giá trị dưới dạng phần trăm, như 20% hoặc 55%. Điều này đặc biệt hữu ích khi tính toán những thứ như chi phí thuế bán hàng hoặc tiền tip. Khi bạn nhập dấu phần trăm (%) sau một số, định dạng phần trăm sẽ tự động được áp dụng cho cell đó.

Tỷ lệ phần trăm cũng có thể được viết dưới dạng số thập phân. Vì vậy, 15% tương đương với 0,15, 7,5% là 0,075, 20% là 0,20, 55% là 0,55, v.v… Định dạng phần trăm hữu ích trong nhiều trường hợp. Ví dụ, trong các hình ảnh dưới đây, hãy lưu ý cách thuế suất bán hàng được định dạng khác nhau cho mỗi bảng tính (5, 5% và 0,05):

Như bạn có thể thấy, phép tính trong bảng tính bên trái không hoạt động chính xác. Nếu không có định dạng số phần trăm, bảng tính sẽ cho rằng bạn muốn nhân $22,50 với 5, không phải 5%. Bảng tính ở bên phải vẫn hoạt động mà không cần định dạng phần trăm và bảng tính ở giữa dễ đọc hơn.

Định dạng ngày tháng

Bất cứ khi nào làm việc với ngày tháng, bạn sẽ muốn sử dụng định dạng ngày để cho bảng tính biết rằng bạn đang đề cập đến các ngày lịch cụ thể, chẳng hạn như ngày 15 tháng 7 năm 2014. Định dạng ngày tháng cũng cho phép bạn làm việc với một bộ công cụ mạnh mẽ bao gồm các hàm sử dụng thông tin ngày và giờ để tính toán câu trả lời.

Bảng tính không thể hiểu thông tin theo cách giống như con người. Ví dụ, nếu bạn nhập tháng 10 vào một cell, bảng tính sẽ không biết bạn đang nhập ngày tháng, vì vậy nó sẽ coi nội dung này giống như bất kỳ văn bản nào khác. Thay vào đó, khi nhập ngày, bạn sẽ cần sử dụng định dạng cụ thể mà bảng tính hiểu được, chẳng hạn như tháng/ngày/năm (hoặc ngày/tháng/năm tùy thuộc vào quốc gia bạn đang ở). Ví dụ dưới đây sẽ nhập 10/12/2014 tương đương với ngày 12 tháng 10 năm 2014. Sau đó, bảng tính sẽ tự động áp dụng định dạng ngày cho cell.

Bây giờ, sau khi đã định dạng đúng ngày, bạn có thể làm những việc khác nhau với dữ liệu này. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Fill Handle để tiếp tục điền các ngày tiếp theo trong cột:

Nếu định dạng ngày tháng không được áp dụng tự động, điều đó có nghĩa là bảng tính không hiểu dữ liệu bạn đã nhập. Ví dụ dưới đây đã nhập March 15th. Bảng tính không hiểu rằng tác giả đang đề cập đến một ngày, vì vậy cell này vẫn đang sử dụng định dạng số chung.

Mặt khác, nếu nhập March 15 (không có "th"), bảng tính sẽ nhận ra đó là một ngày. Bởi vì nó không bao gồm năm, bảng tính sẽ tự động thêm năm hiện tại để phần ngày sẽ có tất cả thông tin cần thiết. Cũng có thể nhập ngày theo một số cách khác, chẳng hạn như 15/3, 15/3/2014 hoặc 15/3/2014 và bảng tính sẽ vẫn nhận dạng đó là ngày.

Nếu muốn thêm ngày hiện tại vào một cell, bạn có thể sử dụng Ctrl + ; như trong video bên dưới.

Các tùy chọn định dạng ngày khác

Để truy cập các tùy chọn định dạng ngày tháng khác, hãy chọn menu drop-down Number Format và chọn More Number Formats. Đây là các tùy chọn để hiển thị ngày khác nhau, chẳng hạn như bao gồm ngày trong tuần hoặc bỏ qua năm.

Hộp thoại Format Cells sẽ xuất hiện. Từ đây, bạn có thể chọn tùy chọn định dạng ngày mong muốn.

Như bạn có thể thấy trong thanh công thức, định dạng ngày tùy chỉnh không chỉ thay đổi ngày thực tế trong cell mà còn cả cách nó được hiển thị.

Mẹo định dạng số

Dưới đây là một số mẹo để có được kết quả tốt nhất với định dạng số:

Áp dụng định dạng số cho toàn bộ cột: Nếu bạn định sử dụng cột cho một loại dữ liệu nhất định, chẳng hạn như ngày tháng hoặc tỷ lệ phần trăm, cách dễ dàng nhất để chọn toàn bộ cột là nhấp vào ký tự cột và áp dụng định dạng số mong muốn . Bằng cách này, bất kỳ dữ liệu nào bạn thêm vào cột này trong tương lai sẽ có định dạng số chính xác. Lưu ý rằng hàng tiêu đề thường không bị ảnh hưởng bởi định dạng số.

Kiểm tra kỹ các giá trị của bạn sau khi áp dụng định dạng số: Nếu áp dụng định dạng số cho dữ liệu hiện có, bạn có thể có kết quả không mong muốn. Ví dụ, áp dụng định dạng phần trăm (%) cho một cell có giá trị là 5 sẽ cung cấp cho bạn 500% chứ không phải 5%. Trong trường hợp này, bạn cần phải nhập lại các giá trị một cách chính xác trong mỗi cell.

Nếu bạn tham chiếu một cell có định dạng số trong một công thức, bảng tính có thể tự động áp dụng cùng một định dạng số cho cell mới. Ví dụ, nếu bạn sử dụng một giá trị có định dạng đơn vị tiền tệ trong một công thức, thì giá trị được tính toán cũng sẽ sử dụng định dạng đơn vị tiền tệ.

Nếu muốn dữ liệu của mình xuất hiện chính xác như đã nhập, bạn sẽ cần sử dụng định dạng số văn bản. Định dạng này đặc biệt tốt cho các số mà bạn không muốn thực hiện phép tính, như số điện thoại, mã zip hoặc các số bắt đầu bằng 0, như 02415. Để có kết quả tốt nhất, bạn có thể muốn áp dụng định dạng số văn bản trước khi nhập dữ liệu vào các ô này.

Lệnh Increase Decimal và Decrease Decimal

Các lệnh Increase Decimal và Decrease Decimal cho phép bạn kiểm soát số lượng vị trí thập phân được hiển thị trong một cell. Các lệnh này không thay đổi giá trị của cell; thay vào đó, chúng hiển thị giá trị đến một số vị trí thập phân đã đặt.

Decrease Decimal sẽ hiển thị giá trị được làm tròn đến vị trí thập phân đó, nhưng giá trị thực tế trong cell vẫn sẽ được hiển thị trong thanh công thức.

Các lệnh Increase Decimal và Decrease Decimal không hoạt động với một số định dạng số, như Date (Ngày) và Fraction (Phân số).