Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 25): Cách kiểm tra và bảo vệ tài liệu Word
Khi chia sẻ tài liệu Word nào đó, có thể bạn sẽ không muốn bao gồm các thông tin cá nhân nhạy cảm nào hoặc không muốn người khác chỉnh sửa file tài liệu của mình. Rất may là Word 2016 đã tích hợp tính năng giúp kiểm tra và bảo vệ tài liệu. Hãy theo dõi bài viết dưới đây để xem chi tiết cách thực hiện nhé.
- Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 22): Cách tạo biểu đồ
- Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 23): Cách kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Công cụ kiểm tra tài liệu Document Inspector
Bất cứ khi nào bạn tạo hoặc chỉnh sửa file Word, những thông tin cá nhân có thể sẽ được thêm tự động vào tài liệu đó (ví dụ như thông tin về tác giả của tài liệu). Bạn có thể sử dụng công cụ Document Inspector để loại bỏ những thông tin này trước khi chia sẻ với người khác.
Sử dụng Document Inspector
Bước 1: Nhấp chọn tab File để truy cập Backstage view (nơi trung tâm để quản lý tài liệu).
Bước 2: Từ bảng Info, nhấp chọn Check for Issues, sau đó nhấp chọn Inspect Document từ trình đơn thả xuống.
Bước 3: Lúc này, cửa sổ Document Inspector sẽ xuất hiện. Bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn các ô, tùy thuộc vào nội dung bạn muốn xem lại, sau đó nhấp chọn Inspect. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn tất cả.
Bước 4: Kết quả kiểm tra sẽ hiển thị dấu chấm than bên cạnh cho những phần mà nó tìm thấy dữ liệu được cho là nhạy cảm và có nút xóa (Remove All) cho từng loại. Bạn có thể nhấp chọn Remove All để xóa dữ liệu đó.
Sau khi hoàn tất, nhấp chọn Close.
Bảo vệ tài liệu
Theo mặc định, bất kì ai có quyền truy cập tài liệu của bạn có thể mở, sao chép và chỉnh sửa nội dung trong đó, trừ khi bạn đặt tính năng bảo vệ cho file Word đó.
Bước 1: Nhấp vào tab File để truy cập Backstage view.
Bước 2: Từ bảng Info, nhấp chọn mục Protect Document.
Bước 3: Trong menu thả xuống, hãy nhấp vào tùy chọn phù hợp với nhu cầu của bạn nhất. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ chọn Mark as Final.
Bước 4: Một hộp thoại sẽ xuất hiện nhắc bạn lưu lựa chọn của mình, hãy nhấp chọn OK.
Bước 4: Một hộp thoại khác sẽ xuất hiện, tiếp tục nhấn OK nhé.
Tài liệu sẽ được đánh dấu là bản cuối cùng. Bất cứ khi nào người khác mở tệp tin này, Word sẽ xuất hiện thanh nhắc nhở phía trên cùng tài liệu để gợi ý họ không nên chỉnh sửa.
Lưu ý: Tùy chọn Mark as Final không thực sự ngăn người khác chỉnh sửa tài liệu, bởi họ có thể chọn Edit Anyway. Nếu bạn muốn thực sự ngăn người khác chỉnh sửa tài liệu của mình, bạn có thể sử dụng tùy chọn Restrict Access.
Chúc các bạn thành công.
Bạn nên đọc
-
Cách thiết lập máy chủ POP cho tài khoản Outlook.com
-
Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 17): Chỉnh sửa ảnh trong Word 2016 chuyên nghiệp hơn
-
Windows 10 cán mốc 600 triệu máy
-
Hướng dẫn lưu ảnh chụp màn hình trực tiếp vào Dropbox
-
Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 24): Cách sử dụng Track Changes và Comments
-
Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 10): Bố cục trang
-
Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 27): Cách sử dụng Style
-
Hướng dẫn toàn tập Word 2016 (Phần 28): Cách trộn văn bản, trộn thư Mail Merge
-
Cách gộp nhiều file Word thành 1 file duy nhất
Cũ vẫn chất
-
Đấu Trường Chân Lý Mobile (TFT Mobile)
-
30 lời chúc sinh nhật chồng yêu ý nghĩa và ngọt ngào
Hôm qua 1 -
70 câu ca dao, tục ngữ về học tập hay nhất
Hôm qua -
Code LaLa Land Lục Địa Bí Ẩn mới nhất và cách nhập code
Hôm qua 2 -
Bạn đã sử dụng keo tản nhiệt đúng cách?
Hôm qua -
‘Ghét’ Apple, Mark Zuckerberg vẫn phải dùng Macbook nhưng nó lạ lắm
Hôm qua 1 -
Cách sao chép định dạng trong Google Docs, Sheets và Slides
Hôm qua -
Hướng dẫn chuyển sang ngôn ngữ tiếng Việt cho Gmail
Hôm qua -
Những câu nói hay về mùa thu, lời chào mùa thu hay và ý nghĩa
Hôm qua -
Cách sửa file MP4 bị hỏng với thủ thuật đơn giản
Hôm qua