Những thủ thuật sử dụng Google Sheets không nên bỏ qua

Cách đóng băng cột trong Google Sheets rất đơn giản. Ngoài ra, bạn còn có nhiều cách khác để dùng Google Sheets. Dưới đây là những thủ thuật dùng Google Sheets mà bạn cần biết.

Nói đến phần mềm văn phòng chắc chắn chúng ta không thể bỏ qua bộ Microsoft Office. Tuy nhiên, nếu bạn cần tìm đến những công cụ xử lý công việc văn phòng trực tuyến thì bộ ứng dụng của Google chắc chắn sẽ đáp ứng các nhu cầu soạn thảo, xử lý bảng tính hay trình chiếu của chúng ta.

Với Google Sheets, chúng ta có thể sử dụng như phiên bản Excel online. Bạn có thể tiến hành kẻ các bảng thông kê số liệu, lưu trữ dữ liệu trực tuyến ngay khi nhập nội dung. Bên cạnh đó, Google Sheets còn hỗ trợ chúng ta rất nhiều với những tính năng hữu ích khác. Hãy tham khảo bài viết thủ thuật sử dụng Google Sheets dưới đây của Quản trị mạng, để có thể tận dụng hiệu quả công cụ trực tuyến này nhé.

1. Đóng băng hàng và cột trong Google Sheets:

Trong quá trình chúng ta tiến hành xử lý nội dung bảng tính, sẽ có những cột hoặc bảng chúng ta muốn sử dụng ở chế độ luôn hiển thị để thuận tiện cho việc theo dõi. Vì thế, chúng ta cần tiến hành đóng băng cột hoặc hàng đó lại.

Tại giao diện chính trên bảng dữ liệu Google Sheets, chúng ta nhấn chọn vào tab View và chọn Freeze.

Tiếp đến khi chúng ta di chuột vào Freeze sẽ có thêm các tùy chọn cho cột hoặc hàng. Tại đây, bạn có thể lựa chọn đóng băng bất cứ hàng hoặc cột nào nếu muốn. Bắt đầu tính từ hàng 1 cột 1. Với trường hợp chúng ta đã chọn 1 ô trước khi thực hiện thao tác nhấn View, tùy chọn sẽ đổi thành đóng băng hàng hoặc cột từ đầu đến ô đã chọn (Up to current row/Up to current column).

2. Thực hiện tính tổng nhanh trên Google Sheets:

Như đã nói Google Sheets giống như bản Excel trực tuyến, nên chúng ta có thể thực hiện các phép tính trên Google Sheets như khi làm việc với Excel. Và hàm tính tổng SUM là hàm vô cùng quen thuộc khi xử lý bảng số liệu.

Google Sheets hỗ trợ người dùng có thể thực hiện tính tổng nhanh cho các dãy số liệu, bằng cách nhấn Ctrl và click chuột vào những ô muốn tính tổng. Ngay sau đó sẽ xuất hiện tổng SUM ở góc dưới cùng bên phải.

Nếu chúng ta click chuột vào đó sẽ xuất hiện hảng chi tiết hơn với giá trị Min và Max của dãy số tính tổng hay nhiều giá trị khác như hình dưới đây:

Và cách tính tổng truyền thống trên Google Sheets đó là gõ công thức vào một ô trống =SUM(H29:H32), với H29 là ô bắt đầu và H32 là ô kết thúc của dãy số tính tổng như hìn dưới. Ngay sau đó, kết quả tính tổng cũng sẽ được hiển thị ngay.

3. Tạo form đăng ký trên Google Sheets:

Với những ai có nhu cầu tạo phiếu khảo sát câu hỏi, đơn đăng ký thì Google Sheets sẽ giúp chúng ta làm việc đó. Cách thực hiện rất đơn giản.

Bước 1:

Trước hết, chúng ta cần mở một file Google Sheest mới. Sau đó, nhấn vào mục Tools và chọn Create a form.

Bước 2:

Xuất hiện giao diện mới. Tại đây, người dùng sẽ nhập tên tiêu đề cũng như nội dung mô tả cho form mới này. Các nội dung sẽ tự động được lưu lại trên bảng điều tra này.

Bước 3:

Tiếp đến, chúng ta sẽ điền câu hỏi vào phần Untitled Question, lựa chọn dạng câu trả lời như trắc nghiệm (Multiple choice), tích vào câu trả lời (Checkboxes), hoặc tự viết câu trả lời (Short answer),.... Sau đó, chúng ta có thể thay đổi các tùy chỉnh thiết lập cho giao diện form.

4. Chèn hình ảnh vào ô trên Google Sheets:

Nếu chèn hình ảnh vào trong nội dung bảng tính thì rất đơn giản, tuy nhiên nếu chèn hình ảnh vào ô thì chúng ta sẽ thực hiện theo thao tác khác.

Tại ô cần chèn ảnh, gõ =image("URL ảnh muốn chèn"). Hình ảnh sẽ tự động điều chỉnh kích thước với ô đó.

Chẳng hạn tôi sẽ chèn hình ảnh vào ô với công thức sau :

=IMAGE("http://img.quantrimang.com/photos/image/2016/11/16/gay-me-1.jpg") như dưới đây:

Ngay sau đó, hình ảnh sẽ xuất hiện trong nội dung của ô.

Ngoài ra, chúng ta có thể tự động điều chỉnh kích thước ảnh với các công thức:

• =image("URL ảnh",2): thay đổi kích thước ảnh để vừa với ô.
• =image("URL ảnh ",3): giữ nguyên kích thước ảnh nhưng không làm thay đổi kích thước ô.

5. Định dạng có điều kiện trên Google Sheets:

Để làm nổi bật nội dung ở cột hay ở ô nào đó, chúng ta sẽ sử dụng đến tính năng định dạng có điều kiện trên Google Sheet.

Đầu tiên bạn cần ấn Form và chọn Conditional formatting.

Ngay bên phải giao diện sẽ xuất hiện một hộp thoại với các mục trình bày theo điều kiện. Tại đây, bạn có thể lựa chọn những cột hoặc hàng muốn định dạng theo điều kiện Apply to range, chọn điều kiện để lọc Format cells if, chọn màu cho cột định dạng theo quy luật,...

Chẳng hạn với ví dụ dưới, tôi sẽ khoanh vùng hàng từ E6:E8 với điều kiện nội dung chữ trong hàng bắt đầu bằng từ Hướng dẫn. Và sau đó chọn màu cho những dòng có điều kiện đó. Kết quả sẽ cho thấy 2 dòng được đánh dấu với điều kiện đã cho. Cuối cùng nhấn Done để lưu lại.

6. Cách highlight các giá trị khác biệt trong Google Sheets

Cách dễ nhất để highlight giá trị khác biệt trong bảng tính của bạn là dùng hàm UNIQUE của Google Sheets.

Công thức của hàm UNIQUE trong Google Sheets:

=UNIQUE(phạm vi ô)

Công thức này chỉ yêu cầu một tham số. Nó xác định giá trị hay địa chỉ cho các ô chứa giá trị. Khi được thực thi, công thức này sẽ trả về tất cả giá trị khác biệt trong tập hợp dữ liệu và hiện chúng ở một phạm vi khác.

Cách dùng hàm UNIQUE trong Google Sheets

Ví dụ ở đây có một cột chứa 13 giá trị. Bài viết sẽ áp dụng công thức hàm UNIQUE để trích xuất giá trị khác biệt. Cụ thể các bước như sau:

1. Click vào ô bạn cần và viết phần bắt đầu của công thức, ở đây là UNIQUE(.
2. Viết tham số xác định phạm vi ô. Ví dụ: A2:A10.
3. Thêm dấu ngoặc.
4. Nhấn Enter hoặc Return.

Công thức này có thể là lựa chọn tuyệt vời, nhất là khi bạn có một danh sách dài dữ liệu giống nhau như tên, số ID hay địa chỉ.

Những thủ thuật trên khá đơn giản với những thao tác không quá phức tạp. Những tính năng cũng như các thao tác này sẽ giúp chúng ta có thể sử dụng thành thạo Google Sheets hơn, tăng hiệu suất làm việc và thao tác nhanh hơn khi thực hiện xử lý dữ liệu với Google Sheet.

Tham khảo thêm các bài sau đây:

• Danh sách phím tắt thông dụng cho Google Sheets trên máy tính (Phần 1)

• Làm thế nào để chuyển số thành chữ trong Excel?

• 10 cách sử dụng tính năng Paste trong Excel

Chúc các bạn thực hiện thành công!