Cách dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets

Nếu bạn làm việc với Google Sheets đủ thường xuyên, chắc chắn bạn sẽ cần phải lấy dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác.

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets sẽ giúp chúng ta liên kết dữ liệu từ những bảng tính khác nhau, để tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng, lấy dữ liệu theo những yêu cầu hiển thị trong hàm. Như vậy bạn có thể dùng hàm IMPORTRANGE để trích xuất dữ liệu, liên kết giữ liệu nhanh chóng trong các bảng dữ liệu Google Sheets.

Các sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets cũng đơn giản và có thể kết hợp thêm với một số hàm trong Google Sheets. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets.

Cấu trúc hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets

Cấu trúc hàm IMPORTRANGE Google Sheets

=IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”; “chuỗi_dải_ô”)

Trong đó:

• Spreadsheet key: là một chuỗi dài các số và chữ cái trong URL cho một bảng tính nhất định.
• Spreadsheet url: là đường link địa chỉ của một file bảng tính nhất định.
• Range string: là tên chính xác của bảng tính lấy dữ liệu theo sau là '!' và phạm vi của các ô muốn lấy dữ liệu.

Chúng ta sẽ lấy ví dụ với bảng dữ liệu Điểm chuẩn lớp 10-2019, với yêu cầu trích xuất dữ liệu từ ô B2 đến ô C29 trong bảng tính Page 1.

Bạn mở 1 bảng tính mới hoàn toàn trong Google Sheets để lấy dữ liệu của bảng tính mình cần. Đầu tiên bạn cần sao chép link của tài liệu Điểm chuẩn lớp 10-2019.

Tiếp đến tại giao diện bảng tính mới, chúng ta nhập công thức hàm như dưới đây rồi nhấn Enter.

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/19AGre5-Fvin6Z4D0bW6e4iq6yYX13kar0EIvXAVh-VQ/edit#gid=887314864"; "Page1!B2:C29")

Ngay lập tức bạn sẽ thấy báo #REF!. Bạn cần nhấn vào thông báo này và nhấn Cho phép truy cập để cho phép hàm IMPORTRANGE truy cập dữ liệu từ trang tính khác.

Kết quả dữ liệu từ trang tính bạn chọn đã hiển thị ở trang tính khác như hình dưới đây.

Cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets

1. Chỉ với hai đối số, việc sử dụng hàm IMPORTRANGE thường khá đơn giản. Giả sử bạn có một bảng tính và bạn muốn nhập bảng vào một bảng tính mới.

2. Nhấp vào URL trong thanh địa chỉ ở đầu trình duyệt và sao chép nó. Ngoài ra, bạn có thể chỉ sao chép key bảng tính từ trong URL.

3. Trong bảng tính mới, nhập "=IMPORTRANGE(" - không có dấu ngoặc kép.

4. Dán URL và thêm dấu ngoặc kép (").

5. Nhập dấu phẩy, thêm dấu ngoặc kép (") và nhập phạm vi ô bạn muốn đưa vào. Nó sẽ giống như sau: "Sheet1!B1:C6". Ở đây chỉ định rằng ví dụ muốn bảng tính có tên "Sheet1" và muốn các ô từ B1 đến C6.

6. Thêm dấu ngoặc đóng và nhấn Enter.

7. Hàm hoàn chỉnh sẽ trông giống như sau:

=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Zoq0M0RG-RLYZ9HjOf01ff9eSPIYY3s/edit#gid=1027643093", "Sheet2!A1:C12")

8. Tuy nhiên, bạn có thể nhận thấy rằng dữ liệu không được nhập - có lỗi #REF! trong ô thay thế. Nhấp vào ô này và bạn sẽ thấy thông báo rằng bạn cần kết nối các trang tính. Nhấp vào "Allow access" và sau đó, dữ liệu sẽ xuất hiện. Bạn sẽ chỉ cần thực hiện việc này một lần cho mỗi bảng tính mà bạn nhập dữ liệu từ đó.

Cách dùng hàm IMPORTRANGE với hàm QUERY

Khi kết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm QUERY thì bạn có thể lấy dữ liệu chính xác theo điều kiện cần trích xuất.

Chúng ta sẽ khoanh vùng dữ liệu từ từ ô B2 đến ô C29 trong bảng tính Page 1 và chỉ lấy cột NV1. Bạn nhập công thức như dưới đây rồi nhấn Enter.

=QUERY(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/19AGre5-Fvin6Z4D0bW6e4iq6yYX13kar0EIvXAVh-VQ/edit#gid=576960759";"Page1!B2:C29");"SELECT Col2") 

Kết quả sẽ chỉ hiển thị cột điểm NV1.

Hoặc bạn cũng có thể lấy giá trị điểm của những trường có điểm NV1<40 chẳng hạn.

Chúng ta nhập công thức hàm như bên dưới rồi nhấn Enter.

=QUERY(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/19AGre5-Fvin6Z4D0bW6e4iq6yYX13kar0EIvXAVh-VQ/edit#gid=576960759";"Page1!B2:C29");"Sect Col1 where Col2 <40") 

Kết quả sẽ hiển thị tên các trường có điểm NV1 thấp hơn 40 điểm.

Ví dụ về cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets

Sử dụng IMPORTRANGE bằng URL hoặc Spreadsheet Keys

Giả sử bạn có nhiều trang tính Google Sheets khác nhau chứa điểm kiểm tra của các học sinh ở những môn học khác nhau (ví dụ, một trang tính cho điểm môn Toán và một trang tính cho điểm Tiếng Anh, v.v...).

Nếu bạn muốn kết hợp tất cả các sheet này và có dữ liệu trong cùng một sheet, bạn có thể sử dụng hàm IMPORTRANGE.

Bước 1: Trước khi sử dụng công thức, bạn cần lấy URL của Google Sheets mà bạn muốn nhập dữ liệu. Bạn có thể tìm thấy URL đó trong thanh địa chỉ của trình duyệt khi tài liệu Google Sheets đó được mở.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sao chép key ngắn từ URL thay vì URL đầy đủ (như hình bên dưới). Hướng dẫn này sẽ sử dụng key ngắn trong công thức.

Bước 2: Nhập hàm và dán URL hoặc key ngắn để thêm đối số đầu tiên vào cú pháp.

Bước 3: Nhập dấu phẩy và chỉ định phạm vi để nhập.

Dưới đây là công thức IMPORTRANGE của Google Sheets sẽ cho phép bạn nhập tên của học sinh và điểm số của chúng vào trang tính hiện tại bằng cách sử dụng key ngắn từ URL trên:

=IMPORTRANGE("1G_XEiSnUu0o8kmbkNVlQgTIjoE5lGqErRK3TlNfR1oI","'Math Score'!A2:B10")

Lưu ý rằng đối số thứ hai của công thức này là "'Math Score’!A2:B10". Trong đối số này, bạn cần chỉ định tên trang tính cũng như phạm vi (được đặt trong dấu ngoặc kép).

Bước 4: Khi nhập công thức này lần đầu tiên, bạn sẽ thấy lỗi #REF! trong trang tính. Khi di chuột qua ô, bạn sẽ thấy lời nhắc yêu cầu bạn cho phép truy cập "Allow access".

Nhấp vào nút màu xanh và nó sẽ cung cấp cho bạn kết quả. Lưu ý rằng điều này chỉ xảy ra một lần cho một URL. Khi bạn đã cho phép truy cập, yêu cầu sẽ không lặp lại.

Điều này có thể hữu ích nếu bạn phải lấy dữ liệu từ nhiều trang tính. Ví dụ, trong trường hợp này, bạn có thể lấy điểm của tất cả các môn học từ những Google Sheets khác nhau vào một trang tính duy nhất.

Sử dụng hàm IMPORTRANGE với Named Range

Nếu phải nhập phạm vi từ nhiều nguồn, bạn sẽ dễ bị nhầm lẫn. Tuy nhiên, bạn có thể đặt tên cho các phạm vi để mọi thứ dễ dàng hơn một chút. Chỉ cần làm theo quy trình này:

Bước 1: Trong trang tính mà bạn muốn nhập từ đó, hãy bôi đen dải ô và nhấp chuột phải vào dải ô đó, đồng thời điều hướng đến More cell actions > Define named range.

Bước 2: Trong menu pop-up, hãy đặt tên cho phạm vi.

Bước 3: Trong trang tính mới, hãy sử dụng hàm IMPORTRANGE của Google Sheets với dải ô được đặt tên là range_string. Trong ví dụ, lệnh sẽ như sau:

=IMPORTRANGE("1G_XEiSnUu0o8kmbkNVlQgTIjoE5lGqErRK3TlNfR1oI","'NamedRange1")

Bước 4: Nhấn Enter, sau đó click vào lỗi #REF và nhấn Allow Access.

Một số lưu ý và mẹo sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets

Sau khi các trang tính được kết nối (vì bạn đã cho phép truy cập vào lần đầu tiên sử dụng công thức), mọi cập nhật được thực hiện trong bất kỳ trang tính nào sẽ tự động được phản ánh dưới dạng kết quả của công thức. Ví dụ bạn sửa điểm của học sinh thì nó sẽ tự động thay đổi ở sheet có công thức.

Khi sử dụng công thức IMPORT RANGE, hãy đảm bảo có đủ các ô trống để chứa kết quả. Nếu bạn có một số dữ liệu trong một ô trùng với ô cần thiết cho kết quả công thức, thì công thức sẽ trả về lỗi. Tuy nhiên, nó giúp xác định lỗi bằng cách cho bạn biết sự cố khi bạn di chuột qua ô.

Nếu bạn đang nhập dữ liệu từ nhiều trang tính, điều này có thể hơi khó hiểu. Đó là một phương pháp hay để tạo các Named Range trong trang nguồn và sau đó sử dụng phạm vi được đặt tên.

Nếu bạn muốn dữ liệu đó sẽ được thêm vào trang nguồn, thay vì kéo một phạm vi cụ thể, hãy kéo toàn bộ cột. Thao tác này sẽ lấy dữ liệu từ toàn bộ cột A và B. Bây giờ, nếu bạn thêm nhiều dữ liệu hơn vào trang nguồn, nó sẽ tự động được cập nhật trong trang đích.