Những ứng dụng biến Gmail thành công cụ hợp tác hiệu quả

Khi bạn cần cộng tác với các thành viên trong nhóm của mình, có rất nhiều ứng dụng mở rộng có thể hỗ trợ bạn. Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn khá nhiều người đang phụ thuộc việc liên lạc qua email. Vì vậy, khi bạn muốn cộng tác với các thành viên khác ngay trên email nhận được hoặc thậm chí tạo ra một cuộc trò chuyện nhanh, tất cả điều này có thể được thực hiện ngay từ tài khoản Gmail của bạn.

May mắn thay, có những công cụ tuyệt vời và một vài lời khuyên có thể giúp ích cho bạn, khi muốn biến chính Gmail thành công cụ hợp tác nhóm tốt nhất. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây!

Các công cụ email có thể trợ giúp

Hiverhq.com

Hiver

Với Hiver, bạn có thể quản lý nhóm của mình ngay từ tài khoản Gmail bằng cách sử dụng nhãn, gán nhiệm vụ, ủy quyền thư và theo dõi trạng thái của tất cả các thành viên khác trong nhóm.

Bằng cách sử dụng các nhãn được chia sẻ, bạn và nhóm của bạn có thể được thông báo về các tác vụ mới một cách nhanh chóng. Địa chỉ liên hệ được chia sẻ cho phép dễ dàng hơn trong việc soạn thư, tạo lời nhắc qua email, trợ giúp báo lại các lần theo dõi, cho phép ghi chú trong cuộc hội thoại và tạo các template có thể sử dụng lại. Nó giúp cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một giao diện thống nhất.

Ngoài ra, Hiver cung cấp tính năng phát hiện xung đột, để nếu một người khác trong nhóm của bạn trả lời một mail được chia sẻ, bạn sẽ biết ngay lập tức.

Hiver cung cấp bản dùng thử miễn phí để bạn có thể kiểm tra các tính năng. Giá của gói này thay đổi mỗi tháng, sau thời gian dùng thử, dựa trên số lượng người dùng, email, các template và các mục khác. Lưu ý rằng người dùng bạn mời vào Hiver phải có tài khoản Google Apps hoặc Gmail.

Missive.com

Missive là một công cụ cộng tác dựa trên web tuyệt vời, vì nó kết hợp các cuộc trò chuyện chuỗi trực tiếp trong hộp thư đến của bạn. Ứng dụng này cũng có các tùy chọn để tạm ẩn hoặc lưu trữ các cuộc trò chuyện, khả năng soạn email với các thành viên trong nhóm và cung cấp cho bạn một ứng dụng email mạnh mẽ.

Missive

Một khi bạn đăng ký một tài khoản miễn phí trên Missive, bạn có thể tạo một nhóm đơn giản bằng cách nhập tên nhóm của bạn. Mời mọi người tham gia, kết nối tài khoản Gmail hiện tại để nhập email của bạn và sau đó bạn có thể sử dụng nó.

Việc cộng tác cực kỳ đơn giản. Bạn có thể đề cập đến đích danh một thành viên nào đó trong nhóm, để thu hút sự chú ý của họ vào một tin nhắn cụ thể. Sau đó, bạn có thể có một cuộc trò chuyện qua email với một kiểu văn bản quen thuộc của giao diện. Bạn cũng có thể trò chuyện riêng với các thành viên trong nhóm của mình nếu cần, chỉnh sửa tin nhắn cũng như đính kèm file và ảnh.

Đính kèm file và ảnh

Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng email hoàn chỉnh với các tính năng tuyệt vời, có thể cộng tác dễ dàng và giao diện không quá phức tạp, Missive là một lựa chọn tuyệt vời cho bạn.

Todoist.com

Todoist là một trong những ứng dụng quản lý tác vụ phổ biến nhất và với sự cộng tác cùng Gmail, nó thậm chí còn trở nên mạnh mẽ hơn. Bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi tin nhắn thành các tác vụ, cộng tác trên các dự án được chia sẻ và kiểm tra các danh sách công việc phải làm từ hộp thư đến của bạn.

Todoist

Ứng dụng cung cấp các thông báo hữu ích, hệ thống nhãn phù hợp với quy trình làm việc, phần nhận xét có thể đính kèm, chức năng xuất cho iCalendar, đồng bộ hóa thiết bị theo thời gian thực và mức độ ưu tiên mã hóa màu. Tất cả các tính năng tiện lợi này giúp việc cộng tác trực tiếp từ hộp thư đến trên Gmail của bạn dễ dàng như ăn một chiếc bánh.

Một tính năng nổi bật của Todoist là khả năng truy cập của nó. Bạn có thể sử dụng nó trên web, thiết bị di động và thậm chí dưới dạng tiện ích bổ sung cho trình duyệt. Ứng dụng này có sẵn miễn phí với các tùy chọn gói dịch vụ cao cấp và phiên bản dành cho doanh nghiệp, dựa trên cơ sở đăng ký hàng năm.

Keeping.com

Nếu bạn và nhóm của bạn là người dùng Google Chrome, thì bạn nên sử dụng một ứng dụng được gọi là Keeping để kiểm tra sự cộng tác của nhóm trên Gmail. Ứng dụng này dành cho các doanh nghiệp, cung cấp hỗ trợ qua email và có chứa hệ thống bán vé nội bộ.

Keeping

Keeping cung cấp hộp email trung tâm trợ giúp, với các loại: Nhãn mở và chưa được chỉ định, nhãn được gán cho bạn và các nhãn có thể sắp xếp, được đặt ngay ở đầu tài khoản Gmail của bạn. Bạn có thể thay đổi trạng thái tin nhắn từ mở thành đóng, gán email cho người dùng bạn thiết lập, cũng như sử dụng bộ lọc để xem số lượng người dùng đã được chỉ định. Ứng dụng này cho phép ghi chú nội bộ cho mỗi thư mà toàn bộ nhóm của bạn có thể thấy. Nó không chỉ thuận tiện mà còn cần thiết cho sự cộng tác hỗ trợ qua email.

Ghi chú nội bộ

Keeping hiện vẫn đang tiếp tục cung cấp bản dùng thử miễn phí trong 14 ngày. Sau đó, có ba gói có sẵn với giá phụ thuộc vào số lượng người dùng và hộp thư dùng chung mà bạn cần. Như đã đề cập, Keeping chỉ khả dụng cho Google Chrome.

Google Group

Thiết lập Google Group có thể giúp bạn và nhóm của bạn tập hợp ý tưởng, chủ đề và email từ hộp thư đến cộng tác.

Google Group

Bạn chỉ cần tạo một nhóm mới, điều chỉnh cài đặt quyền cơ bản và mời các thành viên trong nhóm của bạn tham gia. Bạn có thể chỉ định và giải quyết các chủ đề, quản lý thẻ hữu ích và sử dụng bộ lọc để luôn cập nhật tình hình. Đăng tin nhắn và trả lời dễ dàng, đánh dấu các cuộc hội thoại là đã hoàn thành được thực hiện với một cú nhấp chuột, xem và gửi một link vào nhóm cũng rất đơn giản.

Với doanh nghiệp hoặc nhóm chỉ có một số lượng nhỏ các thành viên và thích sự đơn giản, Google Groups là một công cụ cộng tác nên xem xét.

Công cụ khác bạn có thể kết nối

Trello.com

Trello cung cấp một vài cách khác nhau để sử dụng công cụ quản lý dự án tiện dụng cho mục đích cộng tác nhóm. Đầu tiên, nếu bạn là người dùng Google Chrome, có một tiện ích mở rộng hữu ích được gọi là GMail to Trello, cho phép bạn thêm thẻ vào bảng. Sau khi cài đặt và bạn mở một email trong Gmail, bạn sẽ thấy nút Add Card ở trên cùng. Chọn nút này và sau đó thêm các chi tiết trong cửa sổ hiện ra. Nhấp vào Add to Trello Card và bạn đã hoàn tất việc cài đặt.

Trello

Bạn cũng có thể sử dụng địa chỉ email Trello mà bạn nhận được miễn phí, để gửi email tạo thẻ trực tiếp cho bảng của bạn. Mỗi bảng Trello bạn tạo đi kèm với địa chỉ email của chính nó. Để truy cập địa chỉ này, chỉ cần truy cập vào bảng bạn muốn, chọn Show Menu > More> Email-to-board Settings. Khi bạn có địa chỉ đó, bạn sẽ có thể tạo thẻ cho nhóm của mình mà không phải rời khỏi Gmail.

Email Trello

Dropbox.com

Với Dropbox, người dùng Google Chrome có quyền truy cập vào tiện ích mở rộng có tên Dropbox for Gmail. Công cụ Dropbox hữu ích này sẽ hiển thị nút Dropbox ở cuối cửa sổ soạn thư. Chỉ cần nhấp vào nút đó, duyệt hoặc tìm kiếm file hoặc ảnh trong cửa sổ bật lên, sau đó chọn Insert Link. Thao tác này sẽ gửi liên kết từ mục đó tới người nhận mà không cần phải điều hướng từ hộp thư đến của bạn.

Dropbox

Google Drive

Đối với bất kỳ trình duyệt nào bạn sử dụng để truy cập Gmail, Google Drive luôn là tùy chọn tự động. Giống như với tiện ích Dropbox dành cho Google Chrome, bạn sẽ thấy nút cho Google Drive ở cuối cửa sổ soạn thư. Tuy nhiên, không giống như Dropbox, bằng cách sử dụng Google Drive, nó cho phép bạn gửi liên kết tới mục hoặc đính kèm trực tiếp vào tin nhắn, giúp bạn linh hoạt hơn trong hộp thư đến của mình.

Google Drive

Mẹo và thủ thuật hữu ích

Cộng tác với nhóm của bạn bằng Gmail không phải lúc nào cũng yêu cầu bạn sử dụng các ứng dụng hoặc tiện ích mở rộng của bên thứ ba. Mặc dù tất cả các công cụ này là các tùy chọn hữu ích và tuyệt vời, nhưng nếu bạn chỉ có một nhóm rất nhỏ, có một số mẹo và thủ thuật đơn giản mà bạn có thể sử dụng, đã tồn tại ngay trong Gmail.

Chỉ định các mục có nhãn

Gmail cung cấp các nhãn hữu ích để bạn giữ cho hộp thư đến và thư mục của mình được sắp xếp gọn gàng, nhưng các công cụ tiện dụng này cũng có thể được sử dụng để gán nhiệm vụ và thu hút sự chú ý đến các thư cụ thể. Ví dụ, bạn có thể thiết lập nhãn được mã hóa màu cho từng thành viên của nhóm. Bằng cách đó, cả bạn và nhóm của bạn có thể phát hiện các email cần chú ý ngay lập tức.

Mục có nhãn

Tận dụng bộ lọc

Gmail cung cấp các bộ lọc mạnh mẽ, khá hữu ích và linh hoạt. Ví dụ, bạn có thể có tất cả các email từ Sue (được áp dụng một nhãn cụ thể) và chuyển tiếp đến Phil. Ví dụ khác, bạn có thể có tất cả các email với từ "Project" trong dòng tiêu đề nhận được dấu sao và được đánh dấu là quan trọng.

Tận dụng bộ lọc

Sử dụng tính năng trò chuyện

Gmail có Google Hangouts được tích hợp ngay trong đó, có nghĩa là bạn không phải tải xuống một ứng dụng Messenger khác nếu toàn bộ nhóm của bạn sử dụng Gmail. Bạn có thể trò chuyện qua tin nhắn văn bản hoặc thực hiện cuộc gọi video hoặc cuộc gọi điện thoại với một cá nhân hoặc một nhóm dễ dàng. Đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa, tính năng này cho phép bạn cộng tác suốt cả ngày mà không phải rời khỏi Gmail.

Mẹo bổ sung

  • Giữ cho dòng chủ đề của bạn rõ ràng và sử dụng từ khóa hay tính nhất quán để chỉ định những việc cần làm.
  • Giữ nhóm của bạn trong vòng lặp bằng cách sao chép các thư quan trọng.
  • Luôn cập nhật cho mọi người về các từ khóa để sử dụng và cấu trúc của các dòng chủ đề.

Có thể bạn đã sử dụng Gmail để cộng tác với các thành viên khác trong nhóm. Vậy bạn có thành công không? Hoặc, có lẽ bạn muốn thử một trong những công cụ hoặc phương pháp được đề cập trên đây. Dù bằng cách nào, sự cộng tác là chìa khóa thành công cho nhiều doanh nghiệp. Và nếu sử dụng các ứng dụng đơn giản như Gmail đã giúp ích cho công ty của bạn, chúng tôi rất muốn lắng nghe kinh nghiệm từ bạn.

Mẹo cộng tác Gmail tốt nhất của bạn là gì? Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!

Xem thêm:

Thứ Năm, 02/08/2018 12:00
51 👨 453
0 Bình luận
Sắp xếp theo
    ❖ Gmail