4 công cụ Gmail ít được chú ý sẽ giải cứu hộp thư đến lộn xộn của bạn

Gmail là nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến nhất thế giới vì nhiều lý do.

Mặc dù Gmail có thể không phải là dịch vụ email an toàn nhất thế giới, nhưng nó sở hữu rất nhiều tính năng bảo mật mạnh mẽ. Mọi người thích sử dụng Gmail vì nó không phức tạp và việc gửi nhận email gần như là việc cần phải làm sau cùng. Chính vì vậy, email có thể bị dồn lại và bạn có thể bỏ sót một số thông tin. Nếu muốn sử dụng email hiệu quả nhất có thể, có một số mẹo bạn có thể áp dụng để tận dụng tối đa Gmail của mình.

Thay đổi thời gian hoàn tác một lần gửi

Điều này có thể giúp bạn tránh khỏi những rắc rối sau này

Trước đây, nếu bạn nhấn gửi một email, nó sẽ tồn tại mãi mãi. Bạn có thể phải đến máy tính của người nhận để xóa nó khỏi hộp thư đến của họ. Mặc dù điều đó chắc chắn không bao giờ được chấp nhận, nhưng Gmail và các nhà cung cấp dịch vụ email khác đã tích hợp tính năng Undo Send (hoàn tác gửi). Tính năng này sẽ ngăn email được gửi đi và thu hồi lại. Nhìn chung, tính năng này hoạt động rất tốt, vì đôi khi bạn không thể phát hiện kịp vấn đề và email sẽ được gửi đi.

Gmail cho phép bạn chọn khoảng thời gian giữa thời điểm email được gửi đi và thời điểm bạn có thể hoàn tác việc gửi. Nếu bạn mở menu Settings, vào mục See all settings, nó sẽ mở ra menu General settings. Tùy chọn thứ ba từ dưới lên là Undo Send. Bạn có thể thay đổi thời gian hủy từ 5 giây thành 10, 20 hoặc 30 giây.

Đặt giới hạn thời gian khả dụng của email

Bạn có thể làm email biến mất

Bạn có thể biến email của mình thành tin nhắn Nhiệm vụ bất khả thi và để nó tự hủy. Bạn có tùy chọn bật Confidential Mode, chế độ này cung cấp một số tính năng bảo mật cho Gmail. Khi bạn mở một email mới, sẽ có một biểu tượng có hình ổ khóa ở phía dưới, mở ra các cài đặt Confidential mode.

Khi bạn bật Confidential mode, người nhận email sẽ không thể chuyển tiếp, sao chép, in hoặc tải xuống email. Điều này ngăn chặn việc chia sẻ thông tin rộng rãi. Có thể bạn sẽ không sử dụng Confidential mode hàng ngày. Tuy nhiên, đây là một tính năng bảo mật quan trọng đã được bổ sung để bảo vệ dữ liệu của bạn khi cần thiết.

Tạm dừng email đến

Đừng cảm thấy như đang bị dồn vào đường cùng

Bạn đã bao giờ cảm thấy email quá tải đến mức nghĩ rằng mình sẽ không bao giờ theo kịp chưa? Hộp thư đến lộn xộn thật quá tải, và việc xóa từng email một rất tốn thời gian. Đó là lý do tại sao bạn có thể thiết lập tốc độ gửi email.

Nhưng bạn cũng có thể ngăn email nằm trong hộp thư đến bằng cách tạm dừng nó. Bạn vẫn sẽ thấy nó trong hộp thư đến khi nó được gửi. Tuy nhiên, nếu chưa sẵn sàng xử lý email, bạn có thể đặt nó sang một bên và xử lý sau.

Khi đang xem hộp thư đến của một email trong trình duyệt, bạn có thể di chuột qua email đó. 4 biểu tượng sẽ xuất hiện ở bên phải email. Archive sẽ chuyển email của bạn vào thư mục lưu trữ. Delete sẽ chuyển email vào thùng rác. Mark as read cũng sẽ thực hiện việc đó. Biểu tượng cuối cùng là Snooze. Bạn có thể tạm dừng email và lên lịch để nó xuất hiện lại trong hộp thư đến khi bạn muốn xử lý.

Đặt email ở chế độ ngoại tuyến

Làm việc khi bạn không ngồi ở bàn

Nếu đang làm việc trên một bài thuyết trình lớn và muốn thiết lập một phần email trong bài thuyết trình đó khi đang di chuyển hoặc không có kết nối Internet, bạn có thể đặt email của mình ở chế độ ngoại tuyến. Thao tác đơn giản này có vẻ phức tạp, nhưng thực tế lại không hề như vậy. Bạn sẽ có thể truy cập email và file của mình từ trong tài khoản Gmail mà không gặp nhiều sự cố.

Điều quan trọng là quay lại menu Settings và chọn See all settings. Menu phụ áp chót là Offline. Nhấp vào đó sẽ hiển thị hộp thoại có nội dung Enable offline mail. Nhấp vào đó cho phép bạn lưu trữ email để mở khi mở trình duyệt Chrome lần sau. Sau đó, bạn có thể chọn số ngày tin nhắn bạn muốn đồng bộ với trình duyệt. Có thể chọn 7, 30 hoặc 90 ngày.

Sau đó, Gmail yêu cầu bạn chọn giữ dữ liệu ngoại tuyến trên máy tính hoặc xóa dữ liệu khỏi máy tính. Khi sử dụng Gmail ngoại tuyến, bạn chỉ có thể truy cập vào dung lượng lưu trữ khả dụng trong trình duyệt Chrome.

Nếu bạn muốn gửi email khi ngoại tuyến, email đó sẽ được lưu trong thư mục Outbox. Lần tiếp theo bạn đăng nhập hoặc kết nối Internet, các email trong Outbox sẽ được tự động gửi.