MS Access 2003 - Bài 18: Chương 5: Sắp xếp và lọc thông tin

Để bạn nhanh chóng áp dụng thông tin trong bảng và hiển thị nó theo cách có tổ chức hơn, Access cung cấp hai công cụ đặc biệt: sắp xếp và lọc. Sử dụng những công cụ này, bạn có thể làm việc với thông tin trong mọi cách. Chương này sẽ giải thích cách thực hiện sắp xếp và lọc, cũng như cách sử dụng những công cụ này để làm việc với dữ liệu.

Kết thúc chương này, bạn sẽ hiểu các nội dung sau:

• Sắp xếp là gì?
• Làm thế nào để thực hiện một sắp xếp đơn giản
• Thế nào là một sắp xếp đơn giản?
• Cách để xây dựng một sắp xếp phức tạp.
• Cách loại bỏ các hiệu ứng của một sắp xếp.
• Một bộ lọc là gì?
• Làm cách nào để lọc dữ liệu.
• Cách lưu một bộ lọc.

Bài 18: Sắp xếp dữ liệu

Sắp xếp là quá trình đặt dữ liệu theo đúng thứ tự logic. Chúng ta từng sắp xếp mọi việc hàng ngày. Ví dụ, bạn sắp xếp những hóa đơn riêng lẻ theo ngày tháng do đó có thể quản lý những việc quan trọng trước tiên. Bạn sắp xếp những cuộn băng video theo thứ tự chữ cái hoặc tập hợp các bài hát theo tên nghệ sĩ.

Với Access, bạn có thể thực hiện sắp xếp theo cách đơn giản và phức tạp mà hai phần tiếp theo sẽ đi vào chi tiết các cách sắp xếp đó.

Sắp xếp đơn giản

Trong Access, bạn sẽ sắp xếp các bản ghi trong một bảng dựa vào một hoặc nhiều trường. Ví dụ, bạn phải sắp xếp các bản ghi theo tên họ hoặc tên riêng sao cho tất cả những người bạn của bạn có tên họ là Smith đã được sắp xếp theo tên riêng.

Sắp xếp các bản ghi theo thứ tự dựa vào nội dung của một hoặc nhiều trường liền nhau. Khi thực hiện một sắp xếp đơn giản, bạn phải định rõ thứ tự muốn Access sắp xếp cho bản ghi:

• Sắp xếp theo thứ tự tăng dần: Có nghĩa là Access sẽ sắp đặt các bản ghi theo thứ tự từ thấp đến cao. Theo cách đó, Acess sắp đặt các ký tự chữ từ A đến Z và sắp xếp các thông tin theo thứ tự tăng dần của số.

• Sắp xếp theo thứ tự giảm dần: Cách này đối lập với sắp xếp theo thứ tự tăng dần, và nó còn được gọi là đảo ngược thứ tự. Access sắp xếp thứ tự từ cao xuống thấp: thông tin theo chữ cái từ Z tới A, theo số từ cao nhất tới thấp nhất.

Ví dụ, giả sử bạn có một bảng về các băng đĩa yêu thích. Nếu muốn thứ tự các bản ghi dựa theo tiêu đề các băng, bạn yêu cầu Access thực hiện một sắp xếp đơn giản. Thực hiện một sắp xếp đơn giản căn cứ vào một trường đơn lẻ, lựa chọn một trường (ô) trong cột mà bạn muốn sắp xếp. Tiếp theo, sử dụng các hành động sau, dựa vào cách bạn muốn sắp xếp như thế nào:

• Để sắp xếp theo thứ tự tăng dần, kích chuột vào công cụ Sort Ascending (A-Z) như hình 1. Bạn có thể chọn tùy chọn Sort từ menu Records và chọn Sort Ascending.

• Để sắp xếp theo thứ tự giảm dần, kích chuột vào công cụ Sort Descending (Z-A) như hình 1. Bạn có thể chọn tùy chọn Sort từ menu Records và chọn Descending Sort.

Hình 1: Công cụ sắp xếp

Khi thực hiện sắp xếp, Access sẽ tổ chức lại bảng sao cho các bản ghi được sắp xếp theo thứ tự mà bạn muốn.

Bạn có thể sử dụng tính năng sắp xếp đơn giản để sắp xếp nhiều hơn một trường đơn lẻ. Tuy nhiên, những cột đó phải cạnh nhau, và mỗi trường phải được sắp xếp theo cùng mức (tăng dần hoặc giảm dần). Trong trường hợp khác, bạn không thể sắp xếp một cột theo thứ tự tăng dần và cột khác theo thứ tự giảm dần.

Nếu muốn sắp xếp một cột theo một thứ tự và cột khác theo thứ tự khác, bạn cần sử dụng sắp xếp phức tạp, được đề cập sau chương này. Cũng như nếu cột không sát nhau, bạn phải sử dụng sắp xếp phức tạp.

Như ví dụ sử dụng đặc tính sắp xếp đơn giản với các cột liền nhau, giả sử bạn đã gán các số cho mọi băng đĩa trong tập hợp các video và mỗi bản ghi tương ứng với một hiển thị đơn. (Nhớ rằng, Access có thể sử dụng cùng số băng đĩa đó nhiều hơn một bản ghi. Việc này xảy ra khi một băng video chứa nhiều hơn một bản ghi hiển thị). Bạn muốn sắp xếp bảng theo số băng đĩa và sau đó hiển thị tên như thế nào? Nếu các cột chứa hai trường liền nhau, bạn nên thực hiện các bước sau:

Di chuyển con trỏ chuột sao cho nó ở phía trên cột tên (phía trên chế độ Datasheet) của một trong những cột mà bạn muốn sắp xếp. Khi làm việc này, con trỏ thay đổi thành mũi tên trỏ xuống.

1. Kích chuột trái để đánh dấu cột.

2. Giữ phím SHIFT và lặp lại bước 1, 2 với các cột khác. Access sẽ hiển thị tất cả các cột giữa cột đầu tiên và cột thứ hai mà bạn đã chọn.

3. Sử dụng một trong những cách sắp xếp (tăng dần hoặc giảm dần) được miêu tả trong ví dụ trước.

Khi bạn thực hiện một sắp xếp đơn giản sử dụng nhiều cột, Access làm việc từ trái sang phải thông qua bảng. Do vậy, Access sắp xếp cột ngoài cùng bên trái đầu tiên, chuyển dần về phía bên phải và sắp xếp cột tiếp theo,…

Sắp xếp phức tạp

Ở phần trước, bạn đã học về sắp xếp đơn giản. Sắp xếp phức tạp là bước xa hơn. Bạn có thể sử dụng một sắp xếp phức tạp để sắp xếp nhiều cột, các cột không liền nhau theo thứ tự khác nhau (tăng dần và giảm dần). Ví dụ, nếu bạn có một bảng tên và địa chỉ, có thể sắp xếp bản ghi đầu tiên theo ZIP code (mã bưu điện) và theo tên họ (theo ZIP code). Nếu hai cột không liền nhau (cột Zip code phía bên trái của cột tên cuối cùng), bạn cần sử dụng sắp xếp phức tạp.

Để hoàn thành xong sắp xếp phức tạp, bạn sử dụng cửa sổ Filter. (Bộ lọc được miêu tả chi tiết sau chương này). Để hiển thị cửa sổ, lựa chọn Filter từ thực đơn Records, sau đó chọn Advanced Filter/Sort từ kết quả của trình đơn phụ. Access hiển thị cửa sổ Filter như hình 2.

Hình 2: Cửa sổ Filter

Để thực hiện một sắp xếp phức tạp, cần chọn những trường mà bạn muốn để sắp xếp, sau đó chỉ định cách sắp xếp chúng. Ví dụ, giả sử bạn đang làm việc với bảng Susiness Customers (được phát triển trong chương 4, “Tạo cơ sở dữ liệu khác”), và bạn muốn sắp xếp nó trước hết theo Zip Code và sau đó là tên công ty.

Để thực hiện điều này, bạn cần chỉ rõ những trường và thứ tự sắp xếp của chúng trong khung ở phía dưới cửa sổ Filter. Trong cột đầu tiên của cửa sổ Filter, kích chuột vào mũi tên phía bên phải hộp field và chọn trường Zip Code.

Tiếp đó, bạn cần cho biết trường Zip Code được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Để làm được, kích chuột vào dòng Sort ngay phía dưới nơi bạn đặt trường ZipCode, sau đó kích vào mũi tên phía bên phải của ô. Lần lượt như vậy, Access cung cấp một danh sách xổ xuống và bạn có thể chọn Ascending cho thứ tự sắp xếp.

Sau khi chọn thứ tự sắp xếp, cửa sổ Filter sẽ hiển thị như hình 3.

Hình 3: Cửa sổ Filter sau khi chỉ định trường đầu tiên để sắp xếp

Trong cột thứ hai, bạn có thể chỉ định trường thứ hai bạn muốn sắp xếp (Company Name) và cách bạn sắp xếp nó. Nếu sắp xếp bảng theo cách khác, bạn có thể tiếp tục lựa chọn các trường khác và chỉ rõ cách sắp xếp chúng. Khi đã làm xong, bạn cần áp dụng cách sắp xếp cho bảng. Để áp dụng, lựa chọn Apply Filter/Sort từ thực đơn Filter, hoặc kích chuột vào công cụ Apply Filter. Access sẽ hiển thị các bản ghi trong bảng theo thứ tự định sẵn.

Trong cửa sổ Filter, có nhiều cách khác nhau mà bạn có thể thêm các trường để sắp xếp, khác với các phương thức bạn đã sử dụng (kích chuột vào thanh cuộn của danh sách trường). Ví dụ, nếu bạn kích đúp chuột vào một tên trường trong danh sách phía trên cửa sổ Filter, tên trường sẽ xuất hiện ở cột trống đầu tiên trong dòng Field. Hình 4, nếu bạn kích đúp chuột vào tên trường Main Phone, Access sẽ đặt tên trường vào cột chưa sử dụng.

Hình 4: Bạn có thể kích đúp chuột để lựa chọn trường

Bạn cũng có thể sử dụng chuột để kéo tên trường từ danh sách tới vùng dưới khung. Access cung cấp ba hoặc bốn cách khác để đưa trường bạn muốn sắp xếp. Nếu sau đó bạn muốn xóa một trường, đơn giản là sử dụng chuột để chọn cột chứa trường (trong vùng khung) và ấn phím DEL hoặc chọn Delete Culumn từ thực đơn Edit.