Thiết lập Tiêu chí truy vấn (Query Criteria) trong Access 2016

Tạo query trong Access có điều kiện không khó. Dưới đây là những điều bạn cần biết về tạo query có điều kiện trong Access.

Tiêu chí truy vấn (Query Criteria) là các điều kiện lọc giúp bạn truy xuất các mục cụ thể từ cơ sở dữ liệu Access, sử dụng khi bạn muốn giới hạn kết quả dựa trên các giá trị trong một trường. Nếu dữ liệu phù hợp với tất cả các tiêu chí thì nó sẽ xuất hiện trong kết quả truy vấn.

• Tiêu chí truy vấn là một biểu thức mà Access sẽ đối chiếu với các giá trị trong các trường truy vấn để xác định các bản ghi có chứa giá trị đó hay không.
• Một số tiêu chí rất đơn giản, chỉ cần sử dụng các toán tử và hằng số cơ bản. Tiêu chí phức tạp hơn thì sử dụng các hàm, toán tử đặc biệt và tham chiếu trường khác.
• Để thêm một số tiêu chí vào truy vấn, bạn phải mở truy vấn trong Design View sau đó xác định các trường muốn chỉ định tiêu chí.

Hãy xem một ví dụ đơn giản sử dụng các tiêu chí trong một truy vấn. Đầu tiên, mở cơ sở dữ liệu Access của bạn, sau đó chuyển đến tab Create và nhấp vào Query Design.

Trong Show Table, chọn bảng muốn truy vấn, ở đây là tblNhanvien, click đúp chuột vào và chọn Close.

Trong cửa sổ bảng, nhấp đúp chuột vào tên của các trường bạn muốn xuất hiện trong truy vấn. Chúng sẽ được thêm vào lưới thiết kế ở phần dưới cùng của màn hình. Ở đây ta chọn NhanvienID, Ten, Ho, ChucDanh, Dienthoai.

Sau khi thiết lập tiêu chí tìm kiếm, thực hiện truy vấn bằng cách nhấp vào lệnh Run trên tab Design, bạn sẽ thấy kết quả như này:

Bây giờ, nếu bạn chỉ muốn hiển thị những người có chức danh là Biên dịch thì hãy thêm tiêu chí để lọc ra những bản ghi theo yêu cầu. Quay lại Query Design và ở dòng Criteria của ChucDanh, nhập giá trị cần lọc là Bien dich.

Bây giờ chạy lại Truy vấn, bạn sẽ thấy chỉ xuất hiện những bản ghi nhân viên có chức danh là Biên dịch.

Nếu bạn muốn thêm điều kiện lọc cho nhiều trường thì chỉ cần add dữ liệu cần vào dòng Criteria trên nhiều trường.

Còn nếu bạn muốn truy xuất dữ liệu với 2 giá trị khác nhau trong cùng một trường, ví dụ lọc chức danh Bien tap và Truong nhom, hãy chỉ định giá trị ở hàng OR như sau:

Kết quả trả về:

Nếu muốn sử dụng chức năng của toán tử AND, bạn chỉ cần chỉ định các điều kiện khác trong hàng Criteria.

Ví dụ muốn truy xuất dữ liệu của nhân viên có chức danh là Trưởng nhóm và Biên tập, nhưng chỉ lấy Biên tập có họ Nguyễn.

Kết quả trả về:

Bên dưới bạn sẽ thấy một số tiêu chí phổ biến nhất được dùng trong các truy vấn Access. Dù những tiêu chí này khá đơn giản nhưng chúng có thể giúp bạn thực hiện tìm kiếm dữ liệu dễ dàng.

Khi nhập tiêu chí, viết chúng chính xác như cột thứ hai, thay x bằng từ khóa tìm kiếm, hoặc với ngày tháng, thay mm/dd/yyyy bằng ngày mong muốn.

Tiêu chí đơn giản cho tất cả kiểu dữ liệu:

Tiêu chí đơn giản cho text:

Bài trước: Truy vấn Dữ liệu (Query Data) trong Access 2016

Bài tiếp: Truy vấn Hành động (Action Query) trong Access 2016